Quản lý chi phí xăng dầu xe tải: 7 cách giảm thất thoát

Chi phí xăng dầu chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí vận hành đội xe tải. Nếu không theo dõi chặt chẽ lượng nhiên liệu tiêu thụ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng hao hụt, khó kiểm soát chi phí thực tế của từng xe. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí xăng dầu xe tải hiệu quả và hạn chế thất thoát? Trong bài viết này, TNK sẽ chỉ ra những nguyên nhân thường gặp và chia sẻ 7 cách giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng nhiên liệu sử dụng, giảm chi phí phát sinh.

1. Những nguyên nhân gây thất thoát nhiên liệu ở đội xe tải

Để quản lý chi phí xăng dầu xe tải hiệu quả, doanh nghiệp cần biết nguyên nhân nào khiến lượng nhiên liệu sử dụng tăng cao hoặc chênh lệch so với thực tế. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp:

• Gian lận khi cấp và sử dụng nhiên liệu: Một số trường hợp tài xế rút dầu, khai khống số lít dầu đã đổ hoặc số liệu trên hóa đơn không khớp với lượng nhiên liệu thực tế. Nếu không kiểm tra thường xuyên, doanh nghiệp khó phát hiện và xử lý kịp thời.
• Xe tiêu hao nhiên liệu vượt định mức: Xe không được bảo dưỡng đúng hạn, động cơ hoạt động kém, lốp non hơi hoặc hệ thống nhiên liệu gặp vấn đề đều có thể khiến xe tốn nhiều dầu hơn bình thường. Doanh nghiệp cần theo dõi định mức tiêu hao nhiên liệu xe tải để phát hiện những xe sử dụng nhiên liệu vượt mức cho phép.
• Lộ trình và cách lái xe chưa hợp lý: Xe thường xuyên đi vào đường ùn tắc, chạy đường vòng, chở quá tải hoặc tài xế tăng giảm tốc đột ngột sẽ tiêu hao nhiều nhiên liệu hơn. Việc sắp xếp lộ trình phù hợp và nhắc nhở tài xế điều chỉnh cách lái có thể giúp doanh nghiệp giảm lượng dầu sử dụng.
• Sai lệch số liệu khi quản lý thủ công: Khi theo dõi xăng dầu bằng Excel hoặc ghi chép riêng lẻ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu chứng từ, nhập sai số liệu hoặc số km tài xế báo cáo không khớp với thực tế. Điều này gây khó khăn khi đối chiếu lượng dầu đã cấp với lượng dầu xe sử dụng trong mỗi chuyến.

2. 7 cách quản lý chi phí xăng dầu xe tải và giảm thất thoát nhiên liệu

Để quản lý chi phí xăng dầu xe tải hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi lượng dầu cấp cho từng xe, kiểm tra mức tiêu hao và đối chiếu số liệu thường xuyên. Dưới đây là 7 cách giúp doanh nghiệp kiểm soát nhiên liệu và hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành.

2.1. Xây dựng định mức nhiên liệu riêng cho từng xe

Doanh nghiệp cần thiết lập định mức nhiên liệu xe tải để biết mỗi xe tiêu thụ bao nhiêu lít dầu trên 100 km. Khi xây dựng định mức, cần dựa vào loại xe, tải trọng, tuổi xe, tuyến đường và điều kiện vận hành thực tế.

Không nên áp dụng cùng một định mức cho toàn bộ đội xe vì mỗi phương tiện có mức tiêu hao khác nhau. Khi có định mức rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ đối chiếu lượng dầu thực tế sử dụng và phát hiện những xe tiêu hao vượt mức.

2.2. Ghi nhận đầy đủ từng lần cấp hoặc đổ nhiên liệu

Mỗi lần cấp hoặc đổ dầu cần ghi lại đầy đủ thông tin gồm biển số xe, tài xế, thời gian, số lít dầu, đơn giá, số km trên đồng hồ và địa điểm đổ dầu. Đồng thời, tài xế cần cung cấp hóa đơn hoặc hình ảnh chứng từ để quản lý kiểm tra khi cần.

Việc ghi nhận đầy đủ giúp doanh nghiệp biết được mỗi xe đã đổ bao nhiêu dầu, chi phí phát sinh trong từng lần và dễ đối chiếu khi có chênh lệch số liệu.

2.3. Đối soát số km thực tế với GPS

Việc đối chiếu số km xe di chuyển với lượng dầu đã sử dụng là một trong những cách kiểm soát nhiên liệu xe giúp doanh nghiệp phát hiện mức tiêu hao bất thường. Quy trình thực hiện gồm các bước:

• Bước 1 – Thiết lập định mức nhiên liệu: Cài đặt định mức dầu xe tải riêng cho từng xe hoặc nhóm xe có cùng đặc điểm vận hành.
• Bước 2 – Lấy số km từ GPS: Sử dụng dữ liệu định vị GPS để xác định quãng đường xe đã di chuyển.
• Bước 3 – Tính lượng dầu tiêu hao: Dựa vào số km thực tế và định mức đã cài đặt để tính lượng nhiên liệu dự kiến sử dụng.
• Bước 4 – Đối chiếu số liệu: So sánh lượng dầu dự kiến với lượng nhiên liệu thực tế ghi nhận để kiểm tra chênh lệch.
• Bước 5 – Kiểm tra trường hợp bất thường: Nếu lượng dầu sử dụng vượt định mức, quản lý cần xem lại hành trình, chứng từ đổ dầu và tình trạng vận hành của xe.

Phần mềm quản lý xăng dầu của TNK hỗ trợ tự động lấy số km từ GPS, đối chiếu với định mức nhiên liệu đã thiết lập và cảnh báo khi phát hiện chênh lệch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra những xe tiêu hao dầu bất thường mà không cần tổng hợp số liệu thủ công.

2.4. Theo dõi mức tiêu hao theo xe và tài xế

Thay vì chỉ theo dõi tổng tiền dầu của cả đội xe, doanh nghiệp nên thống kê lượng nhiên liệu sử dụng theo từng phương tiện và tài xế. Quản lý có thể so sánh mức tiêu hao của một xe qua từng tháng hoặc đối chiếu giữa các xe cùng loại, chạy trên những tuyến đường tương tự. Nếu một xe thường xuyên tiêu thụ nhiều dầu hơn các xe khác, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân để có hướng xử lý phù hợp. Cách theo dõi này giúp doanh nghiệp quản lý thất thoát nhiên liệu tốt hơn và xác định được những xe cần kiểm tra trước.

2.5. Kiểm soát nhập – xuất – tồn nếu doanh nghiệp có bồn dầu nội bộ

Với doanh nghiệp có bồn dầu riêng, cần theo dõi lượng dầu nhập vào, lượng đã cấp cho từng xe và số dầu còn lại trong bồn. Mỗi lần cấp dầu phải ghi rõ biển số xe, tài xế nhận dầu, thời gian và số lít đã cấp. Cuối kỳ, quản lý cần đối chiếu lượng dầu tồn thực tế với số liệu ghi nhận để phát hiện chênh lệch nếu có.

Phần mềm xăng dầu của TNK hỗ trợ theo dõi nhập – xuất – tồn dầu và lưu lại lượng dầu cấp cho từng đầu xe. Điều này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra lịch sử cấp dầu và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý.

2.6. Thiết lập cảnh báo khi nhiên liệu vượt định mức

Doanh nghiệp nên cài đặt mức tiêu hao nhiên liệu cho từng xe hoặc từng tuyến đường để phát hiện những trường hợp sử dụng dầu vượt mức dự kiến. Khi có chênh lệch, quản lý cần kiểm tra số km di chuyển, tải trọng, tuyến đường, chứng từ đổ dầu và tình trạng kỹ thuật của xe. Không phải trường hợp vượt định mức nào cũng do thất thoát, vì mức tiêu hao còn phụ thuộc vào điều kiện vận hành thực tế. Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các khoản chi phí nhiên liệu bất thường, thay vì chờ đến cuối tháng mới tổng hợp và đối chiếu.

2.7. Bảo dưỡng phương tiện và đào tạo tài xế định kỳ

Tình trạng kỹ thuật của xe và cách lái của tài xế đều ảnh hưởng đến lượng nhiên liệu tiêu thụ. Vì vậy, doanh nghiệp cần kết hợp bảo dưỡng phương tiện với hướng dẫn tài xế trong quá trình vận hành.

• Về kỹ thuật: Kiểm tra động cơ, áp suất lốp, hệ thống nhiên liệu và thực hiện bảo dưỡng đúng định kỳ để xe hoạt động ổn định, hạn chế tiêu hao dầu không cần thiết.
• Về vận hành: Nhắc nhở tài xế hạn chế nổ máy chờ quá lâu, tránh tăng giảm tốc đột ngột, tuân thủ tải trọng cho phép và lựa chọn tuyến đường phù hợp.

Thực hiện đồng thời hai biện pháp này giúp doanh nghiệp giảm thất thoát nhiên liệu, hạn chế tình trạng xe tiêu hao vượt định mức và kiểm soát chi phí xăng dầu tốt hơn.

3. Cách tính và đối soát chi phí xăng dầu xe tải

Để quản lý chi phí xăng dầu xe tải hiệu quả, doanh nghiệp cần tính được lượng nhiên liệu thực tế sử dụng và so sánh với định mức đã đặt ra. Từ đó, quản lý có thể biết xe nào đang tiêu hao vượt mức và kiểm tra nguyên nhân khi có chênh lệch.

3.1. Công thức tính mức tiêu hao nhiên liệu thực tế

Mức tiêu hao nhiên liệu thực tế cho biết xe sử dụng bao nhiêu lít dầu trên mỗi 100 km di chuyển. Công thức tính như sau:

Mức tiêu hao (L/100 km) = (Lượng nhiên liệu thực tế tiêu thụ / Số km thực tế) × 100

Dựa vào kết quả này, doanh nghiệp có thể so sánh với định mức nhiên liệu xe tải đã thiết lập để biết xe đang sử dụng nhiên liệu trong mức cho phép hay vượt định mức.

3.2. Công thức tính nhiên liệu theo định mức

Lượng nhiên liệu theo định mức là số lít dầu dự kiến xe sẽ sử dụng dựa trên quãng đường di chuyển và mức tiêu hao đã quy định.

Nhiên liệu theo định mức (lít) = (Số km thực tế × Định mức L/100 km) / 100

Công thức này giúp doanh nghiệp xác định lượng dầu dự kiến cho từng chuyến xe, làm cơ sở đối chiếu với số liệu tiêu thụ thực tế.

3.3. Cách tính lượng nhiên liệu chênh lệch

Sau khi xác định lượng dầu thực tế và lượng dầu theo định mức, doanh nghiệp có thể tính số lít chênh lệch theo công thức:

Chênh lệch nhiên liệu (lít) = Lượng nhiên liệu thực tế tiêu thụ – Lượng nhiên liệu theo định mức

Nếu kết quả lớn hơn 0, xe đang sử dụng nhiều dầu hơn mức dự kiến. Khi đó, quản lý cần kiểm tra thêm tuyến đường, tải trọng, tình trạng xe và chứng từ đổ dầu để xác định nguyên nhân, không nên kết luận ngay là có thất thoát nhiên liệu.

3.4. Cách quy đổi chênh lệch thành chi phí

Để biết số tiền phát sinh do xe tiêu hao vượt định mức, doanh nghiệp áp dụng công thức:

Chi phí chênh lệch (VNĐ) = Số lít nhiên liệu chênh lệch × Đơn giá nhiên liệu

Ví dụ: Một xe container có định mức tiêu hao nhiên liệu xe container là 35 lít/100 km. Trong một chuyến, xe di chuyển 500 km và thực tế tiêu thụ 190 lít dầu.

• Lượng dầu theo định mức: (500 × 35) / 100 = 175 lít.
• Lượng dầu chênh lệch: 190 – 175 = 15 lít.
• Đơn giá dầu giả định: 20.000 VNĐ/lít.
• Chi phí vượt định mức: 15 × 20.000 = 300.000 VNĐ.

Như vậy, chuyến xe này sử dụng nhiều hơn định mức 15 lít dầu, tương đương 300.000 VNĐ. Doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân chênh lệch để có hướng điều chỉnh phù hợp, tránh phát sinh chi phí tương tự ở những chuyến tiếp theo.

4. Phần mềm quản lý xăng dầu PMXD của TNK hỗ trợ kiểm soát chi phí nhiên liệu xe tải như thế nào?

Phần mềm quản lý xăng dầu PMXD của TNK giúp doanh nghiệp quản lý chi phí xăng dầu xe tải bằng cách theo dõi lượng dầu cấp cho từng xe, đối chiếu mức tiêu hao và kiểm tra các khoản chênh lệch. Các tính năng chính gồm:

• Thiết lập định mức nhiên liệu: Cài đặt định mức tiêu hao nhiên liệu xe tải theo từng loại xe và tuyến đường để làm cơ sở kiểm tra lượng dầu sử dụng.
• Đối chiếu số km từ GPS: Tự động lấy số km xe di chuyển từ GPS và so sánh lượng dầu tiêu thụ với định mức đã cài đặt.
• Ghi nhận từng lần đổ dầu: Lưu thông tin xe, tài xế, số lít dầu, thời gian đổ và hình ảnh hóa đơn, đồng hồ km do tài xế cập nhật qua ứng dụng.
• Quản lý bồn dầu nội bộ: Theo dõi lượng dầu nhập vào, xuất ra và tồn kho, đồng thời ghi nhận số lít dầu đã cấp cho từng xe.
• Kiểm tra lượng dầu chênh lệch: Tính toán lượng nhiên liệu sử dụng so với định mức để xác định số lít dầu và chi phí chênh lệch.
• Cảnh báo tiêu hao bất thường: Thông báo khi xe sử dụng nhiên liệu vượt định mức để quản lý kiểm tra nguyên nhân.
• Báo cáo chi phí xăng dầu: Tổng hợp lượng dầu tiêu thụ và chi phí nhiên liệu theo từng xe, từng tài xế, giúp doanh nghiệp dễ theo dõi và đối chiếu số liệu.

Với các tính năng trên, phần mềm quản lý xăng dầu PMXD của TNK giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí nhiên liệu rõ ràng hơn, phát hiện những trường hợp tiêu hao vượt định mức và có cơ sở kiểm tra để giảm thất thoát nhiên liệu trong quá trình vận hành đội xe.

5. Câu hỏi thường gặp về quản lý chi phí xăng dầu xe tải

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về quản lý chi phí xăng dầu xe tải, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách xây dựng định mức, theo dõi lượng nhiên liệu sử dụng và kiểm soát thất thoát trong quá trình vận hành.

5.1. Làm sao biết xe tải đang hao dầu bất thường?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra bằng cách so sánh lượng dầu thực tế sử dụng với định mức tiêu hao nhiên liệu xe tải đã thiết lập. Nếu xe thường xuyên tiêu thụ nhiều dầu hơn định mức, quản lý cần kiểm tra tuyến đường, tải trọng, tình trạng kỹ thuật và lịch sử đổ dầu để xác định nguyên nhân.

5.2. Nên xây định mức xăng dầu xe tải như thế nào?

Doanh nghiệp nên xây dựng định mức nhiên liệu xe tải dựa trên loại xe, tải trọng, tuổi xe, tuyến đường và điều kiện vận hành. Định mức thường được tính bằng lít/100 km. Không nên áp dụng một mức chung cho toàn bộ đội xe vì mỗi phương tiện có mức tiêu hao khác nhau.

5.3. GPS có giúp kiểm soát thất thoát nhiên liệu không?

Có. GPS cung cấp dữ liệu quãng đường xe đã di chuyển, giúp doanh nghiệp đối chiếu lượng dầu sử dụng với định mức. Khi kết hợp với phần mềm quản lý xăng dầu, dữ liệu GPS hỗ trợ phát hiện những xe tiêu hao nhiên liệu bất thường. Tuy nhiên, GPS không trực tiếp đo lượng dầu trong bình nên cần kết hợp với số liệu cấp dầu và chứng từ thực tế.

5.4. Có cần cảm biến nhiên liệu nếu đã dùng phần mềm?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần lắp cảm biến nhiên liệu. Nếu mục tiêu là theo dõi chi phí dầu, quản lý các lần cấp dầu và đối chiếu mức tiêu hao theo GPS, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý xăng dầu. Trường hợp cần theo dõi mức dầu trong bình hoặc phát hiện biến động nhiên liệu trực tiếp, doanh nghiệp có thể cân nhắc lắp thêm cảm biến phù hợp.

5.5. Nên quản lý nhiên liệu theo xe hay theo tài xế?

Doanh nghiệp nên theo dõi nhiên liệu theo cả xe và tài xế. Quản lý theo xe giúp kiểm tra mức tiêu hao, chi phí dầu và tình trạng sử dụng nhiên liệu của từng phương tiện. Trong khi đó, quản lý theo tài xế giúp đối chiếu lịch sử đổ dầu và mức tiêu hao giữa các chuyến. Kết hợp hai cách này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí xăng dầu xe tải rõ ràng và dễ phát hiện chênh lệch hơn.

Quản lý chi phí xăng dầu xe tải hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa quy trình chặt chẽ và công cụ hỗ trợ phù hợp. Việc áp dụng các giải pháp trên không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát nhiên liệu mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành. Nếu khách hàng đang tìm kiếm giải pháp kiểm soát chi phí nhiên liệu chuyên sâu, hãy liên hệ với TNK qua hotline 0978 700 220. Đội ngũ TNK sẵn sàng tư vấn và cung cấp các giải pháp quản trị vận tải toàn diện.

Thông tin liên hệ TNK: 

• Hotline hỗ trợ: 0978 700 220
• Email: hotro@tnk.com.vn
• Thời gian làm việc: 8:00AM – 5:00PM
• Website chính thức: https://tnk.com.vn/