Phần mềm quản lý xăng dầu cho doanh nghiệp vận tải

Chi phí xăng dầu là một trong những khoản chi lớn của doanh nghiệp vận tải. Nếu quản lý bằng sổ sách hoặc Excel, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi theo dõi lượng dầu cấp phát, kiểm tra mức tiêu hao và đối chiếu chi phí theo từng xe. Để giải quyết những vấn đề này, phần mềm quản lý xăng dầu của TNK hỗ trợ theo dõi nhập, xuất, tồn dầu, đối chiếu lượng nhiên liệu sử dụng với định mức và phát hiện các trường hợp tiêu hao bất thường, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhiên liệu hiệu quả hơn.

1. Phần mềm quản lý xăng dầu là gì?

Phần mềm quản lý xăng dầu là công cụ giúp doanh nghiệp vận tải theo dõi lượng nhiên liệu nhập vào, cấp phát cho từng xe và sử dụng trong quá trình vận chuyển. Phần mềm hỗ trợ quản lý kho dầu nội bộ, ghi nhận các lần đổ dầu, đối chiếu lượng nhiên liệu tiêu hao với định mức và phát hiện những trường hợp sử dụng vượt mức dự kiến.

Cần phân biệt phần mềm xăng dầu dành cho doanh nghiệp vận tải với phần mềm bán hàng tại cây xăng và các thiết bị giám sát nhiên liệu:

• Phần mềm quản lý bán lẻ tại cây xăng: Chủ yếu phục vụ hoạt động bán nhiên liệu, quản lý giao dịch, doanh thu và xuất hóa đơn cho khách hàng. Trong khi đó, phần mềm dành cho doanh nghiệp vận tải tập trung vào việc cấp phát, sử dụng và kiểm soát nhiên liệu của đội xe.
• Thiết bị giám sát nhiên liệu: Chủ yếu ghi nhận và theo dõi lượng nhiên liệu trên phương tiện thông qua cảm biến. Trong khi đó, phần mềm quản lý dầu xe hỗ trợ quản lý thông tin cấp phát, chứng từ đổ dầu, số km di chuyển và đối chiếu mức tiêu hao với định mức để phát hiện chênh lệch.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra lượng dầu đã cấp cho từng xe, theo dõi mức sử dụng thực tế và xác định những trường hợp tiêu hao bất thường để có phương án xử lý phù hợp.

2. Những vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi quản lý xăng dầu thủ công

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc quản lý xăng dầu bằng sổ sách, phiếu cấp dầu hoặc Excel có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Dưới đây là những khó khăn thường gặp khi doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý xăng dầu gặp phải:

• Khó kiểm soát lượng dầu tiêu thụ thực tế: Khi chỉ ghi chép số lượng dầu cấp phát mà không đối chiếu với số km di chuyển, doanh nghiệp khó biết mỗi xe đã sử dụng bao nhiêu nhiên liệu và có vượt định mức hay không.
• Dễ xảy ra thất thoát nhiên liệu: Nếu thiếu kiểm tra chứng từ và lượng dầu cấp phát, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng khai sai số lít dầu, hóa đơn không khớp thực tế hoặc cấp dầu không đúng xe. Những sai lệch này thường khó phát hiện khi dữ liệu được ghi chép thủ công.
• Mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo: Kế toán phải thu thập phiếu cấp dầu, hóa đơn đổ dầu và nhập số liệu vào Excel để tính chi phí cho từng xe. Khi có nhiều chuyến hàng, việc đối chiếu chứng từ và tổng hợp báo cáo cuối tháng sẽ mất nhiều thời gian hơn.
• Định mức nhiên liệu chưa phù hợp: Mỗi loại xe, tuyến đường và tải trọng hàng hóa có mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau. Nếu áp dụng chung một định mức hoặc không thường xuyên kiểm tra, doanh nghiệp sẽ khó xác định xe nào đang sử dụng nhiên liệu vượt mức dự kiến.

Những hạn chế trên sẽ khiến doanh nghiệp khó theo dõi chính xác chi phí nhiên liệu và phát hiện các khoản chênh lệch. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý dầu xe là một cách giúp doanh nghiệp quản lý lượng dầu cấp phát, đối chiếu định mức và tổng hợp số liệu thuận tiện hơn.

3. Phần mềm quản lý xăng dầu của TNK giải quyết bài toán vận hành như thế nào?

Phần mềm quản lý xăng dầu của TNK giúp doanh nghiệp theo dõi lượng dầu nhập, cấp phát và sử dụng cho từng xe trên cùng một hệ thống. Phần mềm còn hỗ trợ đối chiếu mức tiêu hao nhiên liệu, lưu trữ chứng từ và tổng hợp báo cáo, giúp người quản lý dễ dàng kiểm tra chi phí và phát hiện những trường hợp sử dụng dầu bất thường.

3.1. Đối soát dầu GPS với thực tế vận hành

Phần mềm hỗ trợ đối chiếu lượng nhiên liệu sử dụng với định mức dựa trên số km thực tế mà xe di chuyển. Nhờ kết nối dữ liệu GPS, doanh nghiệp có thể kiểm tra mức tiêu hao dầu của từng xe mà không cần tổng hợp quãng đường thủ công. Quy trình đối soát nhiên liệu trên phần mềm gồm các bước:

1. Thiết lập định mức nhiên liệu: Doanh nghiệp cài đặt mức tiêu hao dầu phù hợp với từng loại xe và tuyến đường vận chuyển.
2. Lấy dữ liệu quãng đường từ GPS: Phần mềm tự động cập nhật số km thực tế mà xe đã di chuyển từ hệ thống định vị.
3. Đối chiếu mức tiêu hao: Dựa trên định mức và số km di chuyển, phần mềm tính lượng dầu dự kiến tiêu thụ để so sánh với lượng dầu thực tế đã ghi nhận.
4. Cảnh báo chênh lệch: Khi phát hiện lượng dầu sử dụng vượt định mức, hệ thống đưa ra cảnh báo để người quản lý kiểm tra nguyên nhân.

Thông qua việc đối soát này, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm những trường hợp tiêu hao nhiên liệu bất thường và kiểm tra lại dữ liệu cấp phát, quãng đường di chuyển hoặc tình trạng phương tiện.

3.2. Quản lý bồn dầu nội bộ và lượng dầu cấp cho từng xe

Với doanh nghiệp có bồn dầu riêng, việc theo dõi lượng dầu nhập vào, xuất ra và tồn kho là cần thiết để tránh sai lệch số liệu. Phần mềm xăng dầu của TNK hỗ trợ quản lý các hoạt động này và ghi nhận lượng nhiên liệu cấp cho từng phương tiện.

• Theo dõi nhập, xuất, tồn dầu: Ghi nhận số lượng dầu nhập vào bồn, lượng dầu đã cấp phát và số lượng còn lại để doanh nghiệp kiểm tra tồn kho.
• Quản lý dầu cấp phát theo xe: Lưu thông tin mỗi lần cấp dầu, bao gồm số lít, thời gian cấp phát, phương tiện và tài xế nhận dầu.
• Kiểm tra lịch sử sử dụng dầu: Cho phép người quản lý xem lại các lần cấp phát để đối chiếu số liệu và xác định những trường hợp chênh lệch.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết lượng dầu còn trong bồn, từng xe đã nhận bao nhiêu dầu và thuận tiện hơn khi kiểm tra chi phí nhiên liệu.

3.3. Quản lý hình ảnh hóa đơn, chứng từ đổ dầu

Khi tài xế đổ dầu tại cây xăng bên ngoài, việc thu thập và lưu trữ chứng từ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các khoản chi phát sinh. Thông qua ứng dụng dành cho tài xế, phần mềm quản lý xăng dầu của TNK hỗ trợ:

• Chụp ảnh khi đổ dầu: Tài xế có thể chụp hình cây xăng, hóa đơn hoặc biên nhận và đồng hồ km của xe sau khi đổ dầu.
• Lưu trữ chứng từ trên hệ thống: Hình ảnh được tải lên phần mềm để bộ phận quản lý và kế toán kiểm tra khi cần.
• Đối chiếu thông tin đổ dầu: Doanh nghiệp có thể kiểm tra chứng từ với số lượng dầu đã ghi nhận, hạn chế sai sót khi tổng hợp chi phí.

Việc lưu trữ chứng từ trên phần mềm giúp kế toán giảm thời gian thu thập hóa đơn giấy, hạn chế thất lạc và thuận tiện hơn khi đối chiếu các lần đổ dầu của tài xế.

3.4. Báo cáo tiêu hao nhiên liệu theo xe và tài xế

Để kiểm soát chi phí nhiên liệu, doanh nghiệp cần biết mỗi xe sử dụng bao nhiêu dầu, chi phí tương ứng và mức tiêu hao có vượt định mức hay không. Phần mềm quản lý dầu xe của TNK hỗ trợ tổng hợp dữ liệu và cung cấp các báo cáo như:

• Báo cáo chi phí nhiên liệu: Thống kê lượng dầu sử dụng và số tiền tương ứng theo từng xe, từng tài xế.
• Báo cáo chênh lệch nhiên liệu: Tổng hợp số lít dầu và giá trị chênh lệch giữa lượng nhiên liệu ghi nhận thực tế với mức dự kiến theo định mức.
• Cảnh báo tiêu hao bất thường: Giúp người quản lý nhận biết những xe có mức sử dụng dầu vượt định mức để kiểm tra và điều chỉnh.

Thông qua các báo cáo này, doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí xăng dầu rõ ràng hơn, xác định những phương tiện đang tiêu hao nhiều nhiên liệu và có cơ sở điều chỉnh định mức hoặc cách vận hành phù hợp.

4. Quy trình hoạt động của phần mềm quản lý xăng dầu

Để giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình cấp phát và sử dụng nhiên liệu, từ nhập dữ liệu ban đầu đến đối chiếu định mức và tổng hợp báo cáo. Quy trình hoạt động của phần mềm gồm 5 bước:

1. Bước 1: Thiết lập định mức nhiên liệu: Doanh nghiệp nhập thông tin phương tiện và cài đặt định mức tiêu hao dầu phù hợp với từng loại xe, tuyến đường vận chuyển.
2. Bước 2: Ghi nhận dữ liệu cấp phát dầu: Khi phát sinh hoạt động nhập hoặc xuất dầu từ bồn nội bộ, nhân viên cập nhật số lượng lên hệ thống. Trường hợp đổ dầu tại cây xăng bên ngoài, tài xế có thể chụp ảnh hóa đơn, đồng hồ km và gửi thông tin qua ứng dụng di động.
3. Bước 3: Cập nhật quãng đường từ GPS: Phần mềm xăng dầu tự động lấy số km xe đã di chuyển từ hệ thống định vị GPS để phục vụ việc tính toán mức tiêu hao nhiên liệu.
4. Bước 4: Đối chiếu lượng dầu sử dụng: Dựa trên số km thực tế và định mức đã thiết lập, phần mềm tính lượng dầu dự kiến tiêu thụ và so sánh với dữ liệu nhiên liệu đã ghi nhận. Nếu có chênh lệch bất thường, hệ thống sẽ cảnh báo để người quản lý kiểm tra nguyên nhân.
5. Bước 5: Tổng hợp báo cáo nhiên liệu: Phần mềm quản lý dầu xe thống kê lượng dầu sử dụng, chi phí nhiên liệu và mức chênh lệch theo từng xe, tài xế. Qua đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình sử dụng nhiên liệu và điều chỉnh định mức khi cần thiết.

5. Báo giá phần mềm quản lý xăng dầu

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý xăng dầu được tính theo số lượng xe cần quản lý, với mức giá tham khảo khoảng 50.000 đồng/xe/tháng. Mức phí thực tế có thể thay đổi tùy theo quy mô sử dụng của từng doanh nghiệp. Cụ thể, chi phí phần mềm phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Số lượng xe cần quản lý: Doanh nghiệp có càng nhiều xe sử dụng phần mềm thì tổng chi phí hằng tháng sẽ thay đổi tương ứng.
• Quy mô sử dụng: Chi phí có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu quản lý xăng dầu và quy mô hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Để biết mức phí phù hợp với đội xe đang vận hành, khách hàng có thể liên hệ TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết.

6. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý xăng dầu của TNK?

Phần mềm quản lý xăng dầu PMXD của TNK giúp doanh nghiệp theo dõi lượng nhiên liệu cấp phát, kiểm soát mức tiêu hao và quản lý chi phí theo từng xe, tài xế. Với các tính năng phù hợp với hoạt động vận tải, phần mềm mang lại những lợi ích sau:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu vận hành và hệ thống GPS hiện có để kiểm soát mức tiêu hao nhiên liệu, không bắt buộc phải lắp thêm cảm biến đo dầu riêng. Điều này giúp giảm chi phí triển khai, đặc biệt với doanh nghiệp đã trang bị định vị cho đội xe.
• Quản lý đầy đủ hoạt động nhập, xuất và sử dụng dầu: Phần mềm xăng dầu hỗ trợ theo dõi lượng dầu nhập, xuất, tồn tại bồn nội bộ, ghi nhận số lít cấp phát cho từng xe, tài xế và lưu trữ hóa đơn, chứng từ đổ dầu. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra lịch sử cấp phát và sử dụng nhiên liệu khi cần.
• Tự động đối chiếu mức tiêu hao nhiên liệu: Phần mềm lấy số km di chuyển từ GPS để tính lượng dầu dự kiến tiêu thụ theo định mức đã thiết lập. Khi lượng dầu ghi nhận có chênh lệch bất thường, hệ thống sẽ cảnh báo để người quản lý kiểm tra nguyên nhân và hạn chế hao hụt.
• Kiểm soát chi phí nhiên liệu theo từng xe, tài xế: Hệ thống tổng hợp lượng dầu sử dụng, chi phí nhiên liệu, số lít chênh lệch và số tiền tương ứng theo từng xe, tài xế. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định phương tiện nào đang tiêu hao vượt định mức và có phương án điều chỉnh phù hợp.
• Chi phí sử dụng linh hoạt theo quy mô đội xe: TNK cung cấp phần mềm quản lý dầu xe độc lập với mức giá tham khảo khoảng 50.000 đồng/xe/tháng. Doanh nghiệp có thể triển khai riêng hoạt động quản lý xăng dầu mà chưa cần sử dụng toàn bộ phần mềm quản lý vận tải PMVT, giúp lựa chọn mức đầu tư phù hợp với nhu cầu thực tế.

Với các tính năng trên, phần mềm quản lý xăng dầu của TNK giúp doanh nghiệp theo dõi lượng nhiên liệu sử dụng rõ ràng hơn, phát hiện chênh lệch kịp thời và có cơ sở kiểm soát chi phí xăng dầu trong quá trình vận hành đội xe.

7. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý xăng dầu

Khi tìm hiểu phần mềm quản lý xăng dầu, doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng theo dõi nhiên liệu, đối chiếu định mức và chi phí sử dụng. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách phần mềm hoạt động.

7.1. Xe đã gắn cảm biến đo nhiên liệu trong bình thì có cần dùng thêm phần mềm quản lý xăng dầu không?

Có. Cảm biến chỉ cung cấp dữ liệu thô về dung tích bình chứa tại một thời điểm. Phần mềm xăng dầu sẽ kết hợp dữ liệu đó với lệnh điều xe, lộ trình GPS, quy trình cấp phát bồn và hóa đơn thực tế để phân tích minh bạch xem sự biến động đó là do vận hành hay do thất thoát.

7.2. Doanh nghiệp có bồn dầu và trạm cấp phát nội bộ thì quy trình nhập – xuất – tồn trên phần mềm được quản lý như thế nào?

Phần mềm hỗ trợ quản lý trọn vẹn kho bồn nội bộ. Khi nhập dầu, kế toán ghi nhận số lượng và giá trị. Khi cấp phát, nhân viên tạo lệnh xuất gắn liền với số xe, tên tài xế và số km hiện tại. Hệ thống sẽ tự động trừ lùi tồn kho bồn và cập nhật chi phí nhiên liệu cho xe đó.

7.3. Phần mềm có thể đối soát lượng dầu thực tế với dữ liệu GPS và định mức tiêu hao không?

Hoàn toàn có. Đây là tính năng cốt lõi của phần mềm. Hệ thống sẽ lấy quãng đường chạy từ GPS, nhân với bảng định mức đã cài đặt và so sánh trực tiếp với số lít dầu tài xế đã đổ hoặc được cấp để tính ra lượng chênh lệch.

7.4. Phần mềm có theo dõi được lượng dầu cấp cho từng xe, từng tài xế và lưu chứng từ đổ dầu không?

Có. Mọi phát sinh dầu đều được gán chính xác cho phương tiện và người điều khiển. Hình ảnh hóa đơn, biên nhận hay đồng hồ km do tài xế chụp qua App sẽ được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống, dễ dàng tra cứu bất kỳ lúc nào.

7.5. Chi phí triển khai phần mềm quản lý xăng dầu được tính theo số lượng xe hay theo tính năng sử dụng?

Chi phí được tính linh hoạt dựa trên số lượng xe thực tế cần quản lý (tham khảo khoảng 50.000 VNĐ/xe/tháng). Mô hình này giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, chỉ trả tiền cho đúng quy mô đội xe đang hoạt động.

Kiểm soát hiệu quả chi phí nhiên liệu là chìa khóa quan trọng giúp các doanh nghiệp vận tải bảo vệ biên lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang ứng dụng phần mềm quản lý xăng dầu giúp loại bỏ thất thoát, tối ưu quy trình đối soát và mang lại sự minh bạch cho toàn bộ đội xe. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý xăng dầu thì hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm giải pháp số hóa vận tải tối ưu nhất!