Ngành vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, tuy nhiên việc quản lý thủ công thường dẫn đến nhiều bất cập như thất thoát thông tin, sai sót đơn hàng, khó khăn trong theo dõi lộ trình, chi phí vận tải cao,…
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa ra đời như một giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề trên, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí, có thể kiểm soát chặt chẽ hoạt động vận tải, giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh.
Hãy cùng TNK tìm hiểu về phần mềm quản lý vận tải hàng hóa, lợi ích và tính năng của phần mềm cũng như các vấn đề liên quan khi sử dụng phần mềm.
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa (Transportation Management System – TMS) là phần mềm được phát triển để giúp các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động vận tải của họ.
Giúp quản lý toàn bộ hoạt động vận tải hàng hóa, từ khâu tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến điểm đến cuối cùng, phần mềm tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, nâng cao hiệu quả và tính minh bạch cho hoạt động vận tải.
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa được phân loại thành nhiều loại khác nhau dựa trên quy mô doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng. Một số loại phần mềm quản lý vận tải hàng hóa phổ biến gồm:
- Phần mềm quản lý vận tải cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: Loại phần mềm này thường có tính năng cơ bản như quản lý đơn hàng, theo dõi lô hàng, báo cáo doanh thu,… phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô hoạt động vận tải không quá lớn.
- Phần mềm quản lý vận tải cho doanh nghiệp lớn: Loại phần mềm này có đầy đủ các tính năng cơ bản và nâng cao, bao gồm quản lý vận tải đa phương thức, quản lý kho bãi, quản lý tài chính,… phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp lớn có quy mô hoạt động vận tải lớn và phức tạp.
- Phần mềm quản lý vận tải theo ngành nghề: Loại phần mềm này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng ngành nghề kinh doanh, ví dụ như phần mềm quản lý vận tải cho ngành vận tải hàng hóa nguy hiểm, phần mềm quản lý vận tải cho ngành vận tải lạnh,…
- Phần mềm quản lý vận tải dựa trên nền tảng đám mây: Loại phần mềm này được cung cấp qua internet, giúp doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng phần mềm từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet.
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa cũng có thể được phân loại theo mô hình kinh doanh hoặc loại hình vận tải:
Theo mô hình kinh doanh
- TMS (Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải toàn diện, bao gồm các chức năng cho tất cả các khía cạnh của chuỗi cung ứng vận tải.
- WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý kho hàng, giúp quản lý việc nhập kho, xuất kho, tồn kho và theo dõi hàng hóa.
- 3PL (Third-Party Logistics) là hệ thống quản lý vận tải do bên thứ ba cung cấp, giúp các doanh nghiệp thuê ngoài các hoạt động vận tải của họ.
Theo loại hình vận tải
- Phần mềm quản lý vận tải đường bộ: Dành cho các doanh nghiệp vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
- Phần mềm quản lý vận tải đường biển: Dành cho các doanh nghiệp vận tải hàng hóa bằng đường biển.
- Phần mềm quản lý vận tải đường hàng không: Dành cho các doanh nghiệp vận tải hàng hóa bằng đường hàng không.
Lợi ích của phần mềm quản lý vận tải hàng hóa
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm
Tăng hiệu quả hoạt động
- Tự động hóa các tác vụ thủ công như tạo đơn hàng, lập kế hoạch vận chuyển, theo dõi lô hàng,… giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
- Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, giảm thiểu thời gian vận chuyển và chi phí nhiên liệu.
- Nâng cao năng suất lao động, giúp doanh nghiệp vận chuyển được nhiều hàng hóa hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Cải thiện chất lượng dịch vụ
- Cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, giúp nâng cao độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng.
- Giảm thiểu thiệt hại và thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về dịch vụ vận tải nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
Giảm chi phí
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, bao gồm xe tải, kho bãi, nhân lực, v.v., giúp giảm chi phí vận hành.
- Giảm thiểu chi phí nhiên liệu và chi phí bảo trì xe tải.
- Nâng cao hiệu quả quản lý kho bãi, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho.
Nâng cao tính minh bạch
- Theo dõi và giám sát toàn bộ hoạt động vận tải, từ khâu tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến điểm đến cuối cùng.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động vận tải, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định quản lý sáng suốt.
- Nâng cao tính minh bạch trong hoạt động vận tải, giúp tăng cường niềm tin của khách hàng và các bên liên quan.
Thúc đẩy đổi mới sáng tạo
- Cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về hoạt động vận tải, giúp doanh nghiệp phát hiện ra những cơ hội mới để cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển các giải pháp sáng tạo để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giải quyết các thách thức trong ngành vận tải.
- Góp phần thúc đẩy đổi mới sáng tạo trong ngành vận tải, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành.
Tăng cường quản lý rủi ro
- Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động vận tải, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.
- Theo dõi và quản lý các sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển, giúp giảm thiểu thiệt hại và nhanh chóng khắc phục sự cố.
- Nâng cao tính an toàn trong hoạt động vận tải, giúp giảm thiểu thiệt hại về người và tài sản.
Góp phần bảo vệ môi trường
- Tối ưu hóa việc sử dụng nhiên liệu và giảm thiểu khí thải, góp phần bảo vệ môi trường.
- Theo dõi và giám sát việc xử lý chất thải nguy hại phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường.
- Thúc đẩy phát triển vận tải xanh và bền vững, góp phần bảo vệ môi trường cho thế hệ tương lai.
Tính năng của phần mềm quản lý vận tải hàng hóa
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa có nhiều tính năng khác nhau, tùy thuộc vào loại phần mềm và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý vận tải hàng hóa bao gồm:
- Hệ thống tạo dựng, điều chỉnh, giám sát và điều hành các đơn hàng vận chuyển hàng hóa.
- Giám sát địa điểm, trạng thái và quá khứ vận chuyển của từng mẻ hàng.
- Thiết kế kế hoạch vận chuyển, chia sẻ nguồn lực, giám sát hành trình và điều hành các công việc vận chuyển. Điều hành việc tiếp nhận hàng, phát hành hàng, bảo quản hàng và điểm danh sản phẩm tại các khu lưu trữ.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý vận tải hàng hóa còn có nhiều tính năng nâng cao khác như:
- Quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu thu mua nguyên vật liệu cho đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng.
- Quản lý thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử vận chuyển và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng.
- Quản lý thông tin tài xế, theo dõi hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ thanh toán lương.
- Quản lý thông tin xe tải, theo dõi tình trạng hoạt động và bảo trì xe tải.
Các vấn đề liên quan khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải hàng hóa
Mặc dù phần mềm quản lý vận tải hàng hóa (TMS) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có một số vấn đề cần lưu ý khi sử dụng phần mềm này, bao gồm:
Chi phí
- Chi phí mua phần mềm có thể cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Chi phí triển khai và bảo trì phần mềm cũng có thể đáng kể.
- Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các khoản chi phí này trước khi quyết định đầu tư vào phần mềm.
Tính phức tạp
- Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa có thể phức tạp để cài đặt, cấu hình và sử dụng.
- Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
- Việc thiếu đào tạo có thể dẫn đến việc sử dụng phần mềm không hiệu quả và lãng phí nguồn lực.
Tích hợp
- Phần mềm cần được tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống kế toán (ERP), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM),… để hoạt động hiệu quả.
- Việc tích hợp các phần mềm có thể phức tạp và tốn kém.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm quản lý vận tải hàng hóa có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của họ trước khi mua.
An ninh
- Phần mềm lưu trữ dữ liệu bảo mật về doanh nghiệp và khách hàng.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm sẽ không bị tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu.
- Việc thiếu các biện pháp bảo mật có thể dẫn đến tổn thất tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ
- Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm quản lý vận tải hàng hóa cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt.
- Dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Việc thiếu hỗ trợ có thể dẫn đến sự gián đoạn hoạt động và tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp vận tải cần đánh giá kỹ lưỡng mọi khía cạnh trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào phần mềm quản lý vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn các phần mềm quản lý vận tải container hoặc hàng hóa khác nhau nhưng vẫn phải phù hợp.
Hiệu quả hoạt động tốt là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng uy tín và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay. Hơn cả một công cụ, phần mềm quản lý vận tải là chìa khóa thúc đẩy sự phát triển của ngành vận tải và nền kinh tế nói chung, hãy đầu tư vào phần mềm quản lý vận tải hàng hóa phù hợp để mở khóa tiềm năng, tối ưu hóa hiệu quả và thành công vang dội trong việc quản lý xe vận tải kinh tế hiện đại.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích, P.Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TP.HCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
– Giảm chi phí: Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, bao gồm xe tải, kho bãi, nhân lực, v.v., giúp giảm chi phí vận hành.
– Nâng cao tính minh bạch: Theo dõi và giám sát toàn bộ hoạt động vận tải, từ khâu tiếp nhận đơn hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến điểm đến cuối cùng.
– Tăng cường quản lý rủi ro: Theo dõi và quản lý các sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển, giúp giảm thiểu thiệt hại và nhanh chóng khắc phục sự cố.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
