10 Cách Giảm Chi Phí Vận Tải Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Làm thế nào để giảm chi phí vận tải mà vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Khi giá nhiên liệu, chi phí sửa chữa và các khoản phí vận hành ngày càng thay đổi, doanh nghiệp cần theo dõi chi phí chặt chẽ để hạn chế những khoản phát sinh không cần thiết. Trong bài viết này, TNK sẽ giúp khách hàng tìm hiểu những khoản chi phí thường gặp, nguyên nhân khiến chi phí tăng cao và các cách giảm chi phí vận tải phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

1. Những khoản chi phí vận tải doanh nghiệp cần ưu tiên tối ưu

Để giảm chi phí vận tải, doanh nghiệp cần xác định những khoản chi thường xuyên phát sinh và dễ vượt mức dự kiến. Dưới đây là các nhóm chi phí cần ưu tiên theo dõi để có phương án điều chỉnh phù hợp.

• Chi phí nhiên liệu và hao hụt xăng dầu: Xăng dầu thường là một trong những khoản chi lớn của doanh nghiệp vận tải. Nếu không có định mức phù hợp hoặc thiếu kiểm tra lượng nhiên liệu thực tế, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng tiêu hao vượt mức, gây tốn kém chi phí.
• Chi phí xe chạy rỗng, chở ít hàng và chờ bãi: Xe chạy chiều về không có hàng, chở chưa đủ tải hoặc phải chờ bốc dỡ quá lâu vẫn phát sinh tiền nhiên liệu, lương tài xế và phí cầu đường. Doanh nghiệp cần sắp xếp chuyến hàng hợp lý để tận dụng tốt khả năng vận chuyển của từng xe.
• Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện: Các khoản như thay lốp, ắc quy, phụ tùng và sửa chữa xe có thể tăng nếu doanh nghiệp không bảo dưỡng định kỳ. Việc kiểm tra tình trạng phương tiện thường xuyên giúp phát hiện hư hỏng sớm và hạn chế những lần sửa chữa tốn kém.
• Chi phí tài xế, cầu đường và phát sinh dọc đường: Tiền lương theo chuyến, phụ cấp, phí cầu đường, bến bãi và các khoản chi phát sinh cần được ghi nhận đầy đủ. Nếu thiếu chứng từ hoặc không đối chiếu thường xuyên, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát số tiền thực tế đã chi cho từng chuyến.
• Chi phí khấu hao, lãi vay và tài chính đội xe: Doanh nghiệp vẫn phải tính khấu hao phương tiện và trả lãi vay theo kỳ, ngay cả khi xe ít hoạt động. Vì vậy, việc khai thác xe hợp lý và duy trì số chuyến phù hợp sẽ giúp phân bổ chi phí tốt hơn.
• Chi phí vi phạm và bồi thường hàng hóa: Các khoản phạt giao thông, phạt do giao hàng trễ hoặc bồi thường hàng hóa hư hỏng đều làm tăng chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp cần theo dõi lịch trình, kiểm tra phương tiện và đảm bảo quy trình giao nhận để hạn chế những khoản phát sinh này.

Việc theo dõi đầy đủ các nhóm chi phí trên giúp doanh nghiệp xác định khoản nào đang chi nhiều, khoản nào có thể tiết kiệm. Đây cũng là cơ sở để xây dựng giải pháp tối ưu chi phí vận tải phù hợp với tình hình hoạt động thực tế.

2. Nguyên nhân khiến chi phí vận tải của doanh nghiệp tăng cao

Chi phí vận tải tăng không chỉ do giá nhiên liệu hay phí cầu đường thay đổi mà còn đến từ cách doanh nghiệp quản lý và sử dụng đội xe. Dưới đây là những nguyên nhân thường gặp khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí vận tải hiệu quả.

1. Điều phối và sử dụng đội xe chưa hợp lý: Việc sắp xếp chuyến hàng chưa phù hợp có thể khiến xe chạy rỗng chiều về, chở ít hàng hoặc phải nằm bãi chờ việc. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải chi trả các khoản cố định như khấu hao xe, lương tài xế và lãi vay mua xe.
2. Dữ liệu chi phí nằm ở nhiều nơi: Khi thông tin chuyến hàng, tiền nhiên liệu, phí cầu đường và chi phí sửa chữa được lưu trong nhiều file Excel, sổ sách hoặc tin nhắn, kế toán sẽ mất nhiều thời gian tổng hợp. Nếu không theo dõi chi phí theo từng xe và chuyến hàng, người quản lý cũng khó xác định khoản nào đang vượt mức dự kiến.
3. Định mức nhiên liệu chưa phù hợp với thực tế: Mỗi loại xe và tuyến đường có mức tiêu hao nhiên liệu khác nhau. Nếu doanh nghiệp áp dụng chung một định mức hoặc không đối chiếu lượng dầu cấp phát với quãng đường thực chạy, chi phí nhiên liệu có thể vượt mức mà không xác định được nguyên nhân.
4. Chưa theo dõi chặt chẽ vật tư và phụ tùng: Lốp xe, ắc quy và các phụ tùng khác đều có thời gian sử dụng nhất định. Nếu không ghi nhận lịch sử thay thế, sửa chữa và số km đã chạy, doanh nghiệp có thể thay vật tư sớm hơn cần thiết hoặc khó kiểm tra những khoản chi phát sinh.
5. Chưa theo dõi tốt việc sử dụng xe của tài xế: Những thói quen như phanh gấp, chạy quá tốc độ hoặc để xe nổ máy lâu khi dừng chờ có thể làm tăng mức tiêu hao nhiên liệu và hao mòn phương tiện. Nếu không thường xuyên nhắc nhở, hướng dẫn tài xế, doanh nghiệp sẽ khó hạn chế các khoản chi phí phát sinh từ quá trình vận hành.

Xác định đúng nguyên nhân khiến chi phí tăng cao sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp giảm chi phí vận tải phù hợp, từ điều chỉnh kế hoạch điều xe, kiểm soát nhiên liệu đến theo dõi chi phí sửa chữa. Đây là cơ sở để tối ưu chi phí vận tải mà vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng và hoạt động ổn định của đội xe.

3. 10 cách giảm chi phí vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay

Để giảm chi phí vận tải, doanh nghiệp cần kiểm soát các khoản chi phát sinh và sắp xếp hoạt động đội xe hợp lý. Dưới đây là 10 cách giảm chi phí vận tải mà doanh nghiệp có thể áp dụng trong thực tế:

1. Tối ưu tuyến đường và kế hoạch vận chuyển: Doanh nghiệp nên lựa chọn tuyến đường phù hợp với loại xe, tải trọng và thời gian giao hàng. Việc lên kế hoạch trước giúp hạn chế quãng đường đi vòng, tránh những khu vực thường xuyên ùn tắc và giảm thời gian xe chờ lấy hoặc giao hàng.
2. Tăng lượng hàng chuyên chở, hạn chế xe chạy rỗng: Chủ động ghép các đơn hàng cùng tuyến, tìm nguồn hàng chiều về và bố trí xe phù hợp với khối lượng hàng cần vận chuyển. Cách này giúp tận dụng khả năng chuyên chở của phương tiện, giảm chi phí nhiên liệu và phí cầu đường trên mỗi đơn hàng.
3. Sắp xếp và điều phối xe hợp lý: Phân công phương tiện dựa trên loại hàng, tải trọng, vị trí và tình trạng hoạt động của xe. Doanh nghiệp nên ưu tiên những xe ở gần điểm lấy hàng để giảm quãng đường di chuyển không có hàng và hạn chế thời gian chờ điều xe.
4. Kiểm soát nhiên liệu theo định mức và cách lái xe: Xây dựng định mức nhiên liệu cho từng loại xe, tuyến đường và tải trọng. Sau mỗi chuyến, doanh nghiệp cần đối chiếu lượng dầu thực tế với định mức, đồng thời hướng dẫn tài xế hạn chế phanh gấp, tăng tốc đột ngột và nổ máy quá lâu khi dừng chờ.
5. Chủ động bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện: Lập lịch kiểm tra, thay nhớt, bảo dưỡng động cơ, hệ thống phanh và các bộ phận quan trọng theo định kỳ. Việc theo dõi tình trạng xe thường xuyên giúp phát hiện hư hỏng sớm, hạn chế chi phí sửa chữa lớn và giảm thời gian xe phải ngừng hoạt động.
6. Theo dõi lốp xe và vật tư phụ tùng: Ghi nhận thời điểm thay lốp, số km đã sử dụng, lịch đảo lốp và tình trạng các phụ tùng trên từng xe. Đồng thời, doanh nghiệp cần quản lý số lượng vật tư nhập, xuất kho để kiểm tra việc sử dụng, tránh thay thế không cần thiết và hạn chế thất thoát.
7. Theo dõi hiệu quả làm việc của tài xế: Đánh giá hoạt động của tài xế dựa trên số chuyến hoàn thành, quãng đường di chuyển, mức tiêu hao nhiên liệu và việc tuân thủ lịch trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể hướng dẫn tài xế điều chỉnh thói quen lái xe, góp phần tiết kiệm nhiên liệu và giảm hao mòn phương tiện.
8. Lưu trữ chứng từ và dữ liệu vận tải trên hệ thống: Sử dụng phần mềm để lưu thông tin chuyến hàng, hóa đơn nhiên liệu, phiếu chi và chứng từ giao nhận (POD). Việc tập trung dữ liệu giúp kế toán giảm thời gian nhập liệu, dễ dàng tìm kiếm chứng từ và đối chiếu các khoản chi phí phát sinh.
9. Theo dõi chi phí và lợi nhuận theo từng xe, chuyến hàng: Ghi nhận đầy đủ tiền nhiên liệu, phí cầu đường, lương tài xế và các khoản chi liên quan đến từng chuyến. Khi đối chiếu với doanh thu, doanh nghiệp có thể biết xe nào hoạt động hiệu quả, chuyến nào phát sinh nhiều chi phí để điều chỉnh kế hoạch vận chuyển hoặc giá cước phù hợp.
10. Ứng dụng phần mềm quản lý vận tải: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm vận tải PMVT của TNK để quản lý điều phối xe, xăng dầu, bảo dưỡng sửa chữa, thu chi công nợ và lương tài xế trên cùng một hệ thống. Phần mềm còn hỗ trợ thống kê doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, chuyến hàng, giúp người quản lý theo dõi hoạt động và tối ưu chi phí vận tải thuận tiện hơn.

4. Phần mềm quản lý vận tải hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí như thế nào?

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc quản lý chi phí bằng Excel hoặc sổ sách có thể mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót các khoản phát sinh. Phần mềm vận tải PMVT của TNK giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu vận hành, theo dõi chi phí và doanh thu trên cùng một hệ thống. Đây là một giải pháp giảm chi phí vận tải giúp doanh nghiệp quản lý đội xe thuận tiện hơn.

4.1. Quản lý toàn bộ chi phí vận hành trên một hệ thống

Phần mềm vận tải PMVT của TNK giúp doanh nghiệp tập trung thông tin chuyến hàng, phương tiện và các khoản chi phí phát sinh trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, bộ phận quản lý và kế toán dễ dàng theo dõi, đối chiếu số liệu và kiểm soát chi phí theo từng xe.

• Tập trung dữ liệu vận tải: Quản lý thông tin phương tiện, tài xế, chuyến hàng, xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa, thu chi và công nợ trên cùng một hệ thống, giúp các bộ phận dễ dàng theo dõi và đối chiếu.
• Hạn chế sai sót khi nhập liệu: Thông tin được lưu trữ tập trung giúp giảm tình trạng nhập dữ liệu nhiều lần, thất lạc chứng từ hoặc bỏ sót các khoản chi phí phát sinh.
• Theo dõi chi phí theo từng xe và chuyến hàng: Ghi nhận tiền nhiên liệu, phí cầu đường, sửa chữa và các khoản chi liên quan để người quản lý kiểm tra những trường hợp chi phí tăng bất thường.
• Quản lý bảo dưỡng và vật tư: Theo dõi lịch bảo hiểm, kiểm định, thay nhớt, bảo dưỡng và tình trạng sử dụng phụ tùng, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch sửa chữa, hạn chế xe hỏng đột xuất.

4.2. Theo dõi doanh thu và lợi nhuận từng xe

Để biết xe nào đang hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi cả doanh thu và chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển. Phần mềm PMVT hỗ trợ tổng hợp các số liệu này theo từng xe, chuyến hàng và chủ hàng, giúp người quản lý có cơ sở điều chỉnh kế hoạch vận hành.

• Thống kê doanh thu và lợi nhuận: Tổng hợp doanh thu, chi phí theo từng xe, chuyến hàng và chủ hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận chuyển.
• Kiểm tra các khoản chi phí phát sinh: Kết hợp dữ liệu chuyến hàng, nhiên liệu, lương tài xế và chi phí sửa chữa để xác định những khoản đang chi nhiều, từ đó có phương án điều chỉnh phù hợp.
• Hỗ trợ lập kế hoạch điều xe: Dựa trên thông tin đơn hàng, lịch trình và tình trạng phương tiện, bộ phận điều xe có thể sắp xếp chuyến hàng hợp lý hơn, hạn chế xe chạy rỗng hoặc chở ít hàng.

4.3. Báo cáo dữ liệu nhanh chóng thay thế quản lý thủ công

Thay vì mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu từ Excel và chứng từ giấy, doanh nghiệp có thể theo dõi các báo cáo trực tiếp trên phần mềm PMVT. Thông tin được cập nhật từ các bộ phận giúp kế toán và người quản lý thuận tiện kiểm tra số liệu, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình tổng hợp.

• Giảm thời gian tổng hợp số liệu: Dữ liệu chuyến hàng, chi phí và chứng từ được lưu trên hệ thống, giúp kế toán hạn chế việc nhập liệu và tổng hợp thủ công từ nhiều file Excel.
• Theo dõi báo cáo vận tải: Phần mềm hỗ trợ thống kê doanh thu, chi phí, công nợ, lượng nhiên liệu sử dụng và lợi nhuận theo từng xe hoặc chủ hàng.
• Kiểm tra thông tin khi cần: Người quản lý có thể truy cập báo cáo để theo dõi hoạt động đội xe, kiểm tra các khoản chi phát sinh mà không phải chờ kế toán tổng hợp số liệu vào cuối tháng.

5. Câu hỏi thường gặp về giảm chi phí vận tải

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp tìm cách giảm chi phí vận tải, từ kiểm soát nhiên liệu, tính toán lợi nhuận từng chuyến đến lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp. TNK sẽ giải đáp để khách hàng có thêm thông tin và lựa chọn cách quản lý chi phí hiệu quả hơn.

5.1. Doanh nghiệp nên ưu tiên cắt giảm khoản chi phí vận tải nào trước?

Khách hàng nên ưu tiên kiểm soát chi phí nhiên liệu và giảm tỷ lệ xe chạy rỗng/non tải. Đây là hai nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn và thường có dư địa tối ưu nhanh nhất khi chuẩn hóa lại quy trình điều phối và định mức.

5.2. Làm thế nào để xác định một xe hoặc chuyến vận tải đang có lãi hay bị lỗ?

Doanh nghiệp cần ghi nhận toàn bộ doanh thu của chuyến hàng và trừ đi đầy đủ chi phí trực tiếp (nhiên liệu, cầu đường, lương chuyến tài xế, bốc xếp) cùng chi phí phân bổ (bảo dưỡng, lốp, khấu hao xe, quản lý). Sử dụng phần mềm vận tải của TNK sẽ giúp tự động bóc tách con số này một cách chính xác.

5.3. Làm sao áp dụng định mức nhiên liệu mà không gây phản ứng tiêu cực từ tài xế?

Doanh nghiệp cần đo đạc thực tế định mức theo từng dòng xe, tải trọng và tuyến đường để đưa ra con số hợp lý. Bên cạnh đó, nên kết hợp cơ chế thưởng đối với lượng nhiên liệu tiết kiệm được nhằm tạo động lực đồng hành cho tài xế.

5.4. Quy mô bao nhiêu đầu xe thì nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý vận tải chuyên dụng?

Khi đội xe đạt từ 5–10 phương tiện trở lên, khối lượng chứng từ và dữ liệu vận hành bắt đầu phức tạp. Quản lý bằng Excel lúc này dễ dẫn đến sai sót và thiếu tính liên kết. Đặc biệt, TNK cung cấp gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp dưới 5 xe hỗ trợ quản lý thông tin và điều xe cơ bản, đồng thời TNK có chính sách dùng thử miễn phí 14 ngày cho các đơn vị muốn trải nghiệm đầy đủ tính năng.

5.5. Mất bao lâu để doanh nghiệp nhận thấy hiệu quả giảm chi phí sau khi số hóa quản lý vận tải?

Thông thường, sau từ 1 đến 3 tháng áp dụng phần mềm và quy trình quản lý mới, doanh nghiệp đã có thể nhận thấy sự thay đổi rõ rệt trong việc giảm thất thoát nhiên liệu, kiểm soát chi phí kỹ thuật và tối ưu thời gian xử lý báo cáo.

Việc giảm chi phí vận tải đòi hỏi doanh nghiệp phải kết hợp đồng bộ giữa tối ưu quy trình vận hành và kiểm soát chặt chẽ từng khoản mục chi phí. Chuyển đổi số công tác quản lý đội xe chính là bước đi quan trọng giúp khách hàng loại bỏ thất thoát, nâng cao năng suất khai thác phương tiện và cải thiện biên lợi nhuận. Nếu quý khách hàng đang tìm kiếm giải pháp tối ưu chi phí vận tải chuyên sâu và phù hợp với mô hình hoạt động của mình, hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220. Đội ngũ chuyên gia của TNK sẵn sàng tư vấn chi tiết và hỗ trợ doanh nghiệp trải nghiệm phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK hoàn toàn miễn phí.

Thông tin liên hệ TNK: 

• Hotline hỗ trợ: 0978 700 220
• Email: hotro@tnk.com.vn
• Thời gian làm việc: 8:00AM – 5:00PM
• Website chính thức: https://tnk.com.vn/