Quản lý công nợ vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong kinh doanh vận tải, việc theo dõi tiền cước đã thu, khoản còn nợ và thời hạn thanh toán của từng khách hàng thường mất nhiều thời gian, nhất là khi doanh nghiệp có nhiều chuyến xe phát sinh mỗi ngày. Nếu không quản lý chặt chẽ, kế toán dễ bỏ sót các khoản phải thu hoặc chậm nhắc khách hàng thanh toán. Vậy làm thế nào để quản lý công nợ vận tải hiệu quả và hạn chế sai sót khi đối soát? Trong bài viết này, TNK sẽ hướng dẫn khách hàng cách theo dõi công nợ vận tải từ khi hoàn thành chuyến xe đến khi thu đủ tiền cước.

1. Quản lý công nợ vận tải là gì?

Quản lý công nợ vận tải là việc ghi nhận, kiểm tra và theo dõi các khoản tiền phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Trong đó, công nợ phải thu là số tiền cước mà khách hàng hoặc chủ hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp sau khi thực hiện dịch vụ vận chuyển.

Để theo dõi công nợ vận tải chính xác, kế toán cần nắm rõ từng chuyến xe đã hoàn thành, số tiền cước phải thu, chứng từ giao hàng, hóa đơn và thời hạn thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp cần biết khách hàng đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu và khoản nào đã quá hạn. Việc quản lý đầy đủ các thông tin này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ khách hàng vận tải, kiểm tra số tiền còn phải thu theo từng chuyến xe và chủ động nhắc thanh toán khi đến hạn.

2. Quy trình quản lý công nợ vận tải từ chuyến xe đến thanh toán

Để quản lý công nợ vận tải hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi đầy đủ thông tin từ khi nhận đơn vận chuyển, hoàn thành giao hàng đến khi khách hàng thanh toán tiền cước. Dưới đây là 4 bước giúp kế toán kiểm tra các khoản phải thu và hạn chế sai sót trong quá trình đối chiếu công nợ.

2.1. Ghi nhận chuyến xe và các khoản phát sinh

Khi tiếp nhận đơn hàng và điều xe, nhân viên điều phối cần ghi nhận đầy đủ thông tin chuyến vận chuyển để kế toán có cơ sở tính cước và theo dõi công nợ sau này. Những thông tin cần lưu gồm:

• Khách hàng hoặc chủ hàng: Ghi rõ đơn vị thuê vận chuyển để xác định bên có trách nhiệm thanh toán tiền cước.
• Mã đơn hàng hoặc mã chuyến xe: Giúp kế toán tìm lại thông tin và đối chiếu tiền cước của từng chuyến.
• Tuyến vận chuyển: Ghi nhận điểm lấy hàng, điểm giao hàng và lộ trình vận chuyển theo đơn hàng.
• Cước vận chuyển: Lưu số tiền cước đã thỏa thuận với khách hàng trước khi thực hiện chuyến.
• Các khoản phát sinh: Ghi nhận phí chờ bãi, nâng hạ container hoặc các khoản được khách hàng đồng ý thanh toán thêm (nếu có).
• Tình trạng chuyến xe: Cập nhật chuyến đang thực hiện hay đã hoàn thành để kế toán kiểm tra và lập bảng kê.

2.2. Hoàn thiện chứng từ và đối soát cước vận chuyển

Sau khi giao hàng, kế toán cần tập hợp chứng từ và kiểm tra lại tiền cước trước khi gửi bảng kê cho khách hàng. Các công việc cần thực hiện gồm:

• Thu thập chứng từ giao hàng: Nhận phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hoặc chứng từ xác nhận đã giao hàng (POD) từ tài xế.
• Kiểm tra chứng từ: Đảm bảo chứng từ có đủ thông tin cần thiết, đúng chuyến xe và đáp ứng yêu cầu đối soát của khách hàng.
• Đối chiếu tiền cước: Kiểm tra cước vận chuyển và các khoản phát sinh so với báo giá hoặc hợp đồng đã thỏa thuận.
• Lập bảng kê vận chuyển: Tổng hợp các chuyến đã hoàn thành, tiền cước và khoản phát sinh của từng chuyến trong kỳ.
• Gửi bảng kê cho khách hàng: Chuyển bảng kê để khách hàng kiểm tra và xác nhận số tiền cần thanh toán.
• Xử lý chênh lệch: Nếu hai bên có số liệu khác nhau, kế toán cần kiểm tra lại chuyến xe, chứng từ và tiền cước trước khi chốt bảng kê để xuất hóa đơn.

2.3. Ghi nhận và theo dõi khoản phải thu

Sau khi hai bên thống nhất bảng kê và tiền cước, kế toán ghi nhận số tiền khách hàng cần thanh toán. Để theo dõi công nợ vận tải chính xác, cần thực hiện những công việc sau:

• Ghi nhận số tiền phải thu: Cập nhật tổng tiền cước và các khoản phát sinh đã được khách hàng xác nhận.
• Lưu thông tin bảng kê, hóa đơn: Gắn khoản công nợ với bảng kê và hóa đơn tương ứng để dễ tìm kiếm khi cần đối chiếu.
• Theo dõi hạn thanh toán: Ghi rõ ngày phát sinh công nợ và thời hạn khách hàng phải thanh toán theo thỏa thuận.
• Kiểm tra tình trạng công nợ: Phân loại các khoản chưa đến hạn, đến hạn và quá hạn để chủ động nhắc khách hàng thanh toán.

2.4. Đối chiếu thanh toán và đóng công nợ

Khi khách hàng chuyển tiền, kế toán cần kiểm tra số tiền thực nhận và đối chiếu với các khoản phải thu đã ghi nhận. Quy trình này gồm:

• Xác định khoản thanh toán: Kiểm tra số tiền khách hàng chuyển thuộc bảng kê hoặc hóa đơn nào.
• Ghi nhận tiền đã thu: Cập nhật số tiền thực nhận và ngày thanh toán vào sổ theo dõi công nợ.
• Theo dõi thanh toán từng phần: Nếu khách hàng chưa trả đủ, kế toán cần ghi nhận số tiền đã thu và tiếp tục theo dõi phần còn thiếu.
• Cập nhật số dư công nợ: Tính lại số tiền khách hàng còn phải thanh toán sau mỗi lần nhận tiền.
• Kiểm tra chênh lệch: Đối chiếu với khách hàng nếu số tiền thực nhận khác với số tiền đã thống nhất.
• Xác nhận hoàn tất công nợ: Khi khách hàng đã thanh toán đủ, kế toán cập nhật trạng thái hoàn tất và lưu thông tin thanh toán để tra cứu khi cần.

3. Cách hạn chế nợ quá hạn và thu hồi công nợ vận tải

Để hạn chế tình trạng khách hàng chậm thanh toán tiền cước, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ thường xuyên, kiểm tra chứng từ đầy đủ và chủ động nhắc thanh toán khi đến hạn. Dưới đây là những cách giúp doanh nghiệp quản lý công nợ vận tải hiệu quả hơn và giảm tình trạng nợ kéo dài.

3.1. Kiểm soát trước khi công nợ đến hạn

Để tránh công nợ bị quá hạn, doanh nghiệp cần thống nhất thời gian thanh toán với khách hàng và theo dõi các khoản phải thu ngay sau khi hoàn thành chuyến xe. Một số công việc cần thực hiện gồm:

• Thống nhất điều khoản thanh toán: Ghi rõ thời hạn thanh toán, cách đối chiếu công nợ và các chứng từ cần cung cấp trong hợp đồng vận chuyển.
• Xác định người phụ trách thanh toán: Thống nhất đầu mối làm việc với khách hàng để thuận tiện khi gửi bảng kê, đối chiếu tiền cước và nhắc thanh toán.
• Quy định thời gian nộp chứng từ: Yêu cầu tài xế gửi phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hoặc POD đúng thời hạn sau khi hoàn thành chuyến.
• Lập và đối chiếu bảng kê đúng kỳ: Tổng hợp các chuyến đã hoàn thành, gửi bảng kê cho khách hàng kiểm tra và xử lý chênh lệch trước khi chốt số tiền thanh toán.
• Kiểm tra chứng từ thường xuyên: Theo dõi những chuyến còn thiếu chứng từ để bổ sung kịp thời, tránh dồn nhiều chuyến đến cuối tháng mới xử lý.
• Chủ động nhắc thanh toán: Kiểm tra danh sách công nợ sắp đến hạn và liên hệ khách hàng trước ngày thanh toán theo thỏa thuận.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Bộ phận điều xe cập nhật chuyến và chứng từ, kế toán theo dõi công nợ, nhân viên phụ trách khách hàng hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán.

3.2. Xử lý công nợ đến hạn và quá hạn

Khi khách hàng chưa thanh toán đúng hạn, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân và liên hệ để thống nhất thời gian trả tiền. Để theo dõi công nợ vận tải và xử lý các khoản nợ quá hạn, doanh nghiệp có thể thực hiện những công việc sau:

• Phân loại công nợ theo thời hạn: Chia thành các khoản đến hạn, mới quá hạn và quá hạn lâu ngày để dễ theo dõi, xử lý.
• Ưu tiên các khoản nợ cần thu hồi: Tập trung kiểm tra những khoản có số tiền lớn hoặc đã chậm thanh toán trong thời gian dài.
• Liên hệ người phụ trách thanh toán: Trao đổi trực tiếp với bộ phận kế toán hoặc người phụ trách phía khách hàng để xác nhận số tiền còn nợ và thời gian dự kiến thanh toán.
• Kiểm tra nguyên nhân chậm thanh toán: Xác định khách hàng chưa trả tiền do thiếu chứng từ, bảng kê chưa khớp hay chưa sắp xếp được nguồn tiền.
• Lưu lại thông tin nhắc nợ: Ghi nhận ngày liên hệ, nội dung trao đổi và thời gian thanh toán mà khách hàng đã hẹn để tiện kiểm tra lại.
• Theo dõi lịch hẹn thanh toán: Kiểm tra tình trạng trả nợ theo thời gian đã thống nhất và tiếp tục liên hệ nếu khách hàng chưa thanh toán.
• Kiểm soát việc nhận thêm chuyến mới: Với khách hàng có công nợ quá hạn, doanh nghiệp có thể đặt giới hạn thời gian chậm thanh toán. Khi vượt mức cho phép, hệ thống quản lý có thể chặn tạo lệnh điều xe mới cho khách hàng đó, tùy theo tính năng và cách thiết lập của phần mềm.
• Cập nhật tình trạng công nợ: Ghi nhận số tiền đã thu, số tiền còn thiếu và trao đổi với bộ phận điều xe để có phương án tiếp nhận đơn hàng tiếp theo phù hợp.

3.3. Khi nào Excel không còn phù hợp để quản lý công nợ vận tải?

Excel vẫn là công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận tiền cước và theo dõi các khoản khách hàng chưa thanh toán. Với doanh nghiệp có ít chuyến xe, ít khách hàng và quy trình đối soát đơn giản, Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý hằng ngày.

Tuy nhiên, khi số lượng chuyến xe và khách hàng tăng lên, việc quản lý công nợ vận tải bằng Excel có thể gặp một số khó khăn như:

• Dữ liệu nằm ở nhiều file: Thông tin chuyến xe, tiền cước, bảng kê và công nợ được lưu riêng khiến kế toán mất thời gian tìm kiếm, đối chiếu.
• Phải nhập lại thông tin nhiều lần: Dữ liệu từ bộ phận điều xe không được cập nhật trực tiếp sang kế toán nên nhân viên phải nhập lại, dễ xảy ra sai sót.
• Khó kiểm tra công nợ theo chuyến: Khi cần tìm một khoản tiền chưa thu, kế toán phải tra lại nhiều bảng tính để xác định khoản nợ thuộc chuyến xe nào.
• Khó theo dõi chứng từ còn thiếu: Không có danh sách cập nhật chung nên kế toán phải kiểm tra thủ công để biết chuyến nào chưa nộp đủ POD hoặc biên bản giao nhận.
• Dễ sai lệch khi nhiều người cùng nhập liệu: Nếu các bộ phận sử dụng nhiều phiên bản file khác nhau, số liệu có thể không khớp hoặc bị ghi nhận trùng.
• Mất thời gian tổng hợp báo cáo: Kế toán phải lọc, kiểm tra và cộng số liệu từ nhiều bảng tính để biết tổng tiền đã thu, chưa thu và quá hạn.
• Khó đối chiếu giữa các bộ phận: Thông tin chuyến xe, cước vận chuyển và khoản thanh toán có thể chưa được cập nhật đồng thời, dẫn đến chênh lệch khi kiểm tra.

4. Phần mềm quản lý công nợ vận tải nên có những tính năng gì?

Để quản lý công nợ vận tải hiệu quả, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có thể kết nối thông tin chuyến xe với dữ liệu kế toán, theo dõi các khoản phải thu và tổng hợp báo cáo công nợ. Dưới đây là những tính năng cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm.

4.1. Liên thông dữ liệu chuyến xe, chứng từ và công nợ

Phần mềm cần cho phép bộ phận điều xe và kế toán sử dụng chung dữ liệu để giảm thời gian nhập liệu và đối chiếu tiền cước. Một số tính năng cần có gồm:

• Đồng bộ thông tin chuyến xe: Dữ liệu về khách hàng, tuyến đường, cước vận chuyển và tình trạng chuyến được cập nhật để bộ phận kế toán sử dụng khi lập bảng kê.
• Hạn chế nhập liệu nhiều lần: Thông tin chuyến xe đã được ghi nhận có thể dùng để lập bảng kê, tính cước và theo dõi công nợ mà không cần nhập lại từ đầu.
• Tra cứu công nợ theo chuyến: Cho phép kế toán kiểm tra khoản tiền phải thu thuộc chuyến xe nào, của khách hàng nào và số tiền cước tương ứng.
• Lưu chứng từ giao hàng: Gắn POD, phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận với từng chuyến xe để dễ kiểm tra khi đối chiếu tiền cước với khách hàng.

4.2. Theo dõi trạng thái và số dư công nợ

Phần mềm cần giúp kế toán nắm rõ tình trạng thanh toán của từng khách hàng mà không phải kiểm tra nhiều bảng tính. Các tính năng cần có gồm:

• Theo dõi số tiền phải thu: Hiển thị tổng tiền cước và các khoản phát sinh mà khách hàng cần thanh toán.
• Ghi nhận số tiền đã thu: Cập nhật các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng bảng kê hoặc hóa đơn.
• Kiểm tra số dư công nợ: Cho biết khách hàng còn nợ bao nhiêu sau mỗi lần thanh toán.
• Phân loại công nợ theo thời hạn: Theo dõi các khoản chưa đến hạn, đến hạn và quá hạn để kế toán chủ động nhắc thanh toán.
• Quản lý thanh toán từng phần: Trường hợp khách hàng chỉ trả một phần tiền cước, phần mềm cần ghi nhận số tiền đã nhận và tiếp tục theo dõi khoản còn thiếu.

4.3. Báo cáo và kiểm soát dữ liệu công nợ

Bên cạnh việc ghi nhận các khoản phải thu, phần mềm cần hỗ trợ tổng hợp báo cáo và phân quyền sử dụng để doanh nghiệp dễ kiểm tra số liệu. Các tính năng nên có gồm:

• Báo cáo công nợ theo khách hàng: Tổng hợp số tiền phải thu, đã thu và còn nợ của từng khách hàng hoặc chủ hàng.
• Báo cáo công nợ theo chuyến xe: Giúp kế toán kiểm tra tiền cước và tình trạng thanh toán của từng chuyến vận chuyển.
• Xuất báo cáo theo thời gian: Cho phép tổng hợp công nợ theo tuần, tháng, quý hoặc khoảng thời gian doanh nghiệp cần kiểm tra.
• Tra cứu thông tin công nợ: Tìm lại bảng kê, hóa đơn, chứng từ và lịch sử thanh toán khi cần đối chiếu với khách hàng.
• Phân quyền theo bộ phận: Thiết lập quyền sử dụng cho nhân viên điều xe, kế toán và ban quản lý theo công việc được giao.
• Kiểm soát quyền xem và chỉnh sửa: Giới hạn những nhân sự được phép xem, nhập hoặc thay đổi số liệu công nợ để tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

Khi có đầy đủ các tính năng trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra công nợ khách hàng vận tải, theo dõi các khoản chưa thanh toán và tổng hợp báo cáo mà không cần đối chiếu thủ công từ nhiều nguồn dữ liệu.

5. Phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK hỗ trợ quản lý công nợ vận tải như thế nào?

Phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ vận tải bằng cách kết nối dữ liệu chuyến xe, chứng từ giao hàng và thông tin kế toán trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, kế toán có thể kiểm tra tiền cước, đối chiếu công nợ và tổng hợp số liệu mà không cần tìm kiếm thông tin từ nhiều file riêng lẻ.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm gồm:

• Quản lý thu chi và công nợ: Phần mềm hỗ trợ ghi nhận các khoản thu, chi và công nợ liên quan đến hoạt động vận tải. Dữ liệu được quản lý cùng thông tin chuyến xe, giúp kế toán thuận tiện hơn khi kiểm tra tiền cước và đối chiếu các khoản phải thu.
• Cập nhật chứng từ giao hàng từ App tài xế: Sau khi hoàn thành chuyến, tài xế có thể chụp ảnh POD hoặc chứng từ giao hàng và gửi trực tiếp qua ứng dụng. Thông tin được đồng bộ về hệ thống để kế toán kiểm tra, hạn chế tình trạng thiếu chứng từ khi lập bảng kê và đối soát với khách hàng.
• Theo dõi doanh thu theo xe và chủ hàng: Phần mềm tổng hợp doanh thu theo từng phương tiện và từng chủ hàng, giúp doanh nghiệp kiểm tra kết quả vận chuyển, đối chiếu tiền cước và hỗ trợ theo dõi công nợ vận tải thuận tiện hơn.

Ngoài các tính năng trên, phần mềm vận tải PMVT của TNK còn hỗ trợ quản lý điều xe, thông tin phương tiện và tài xế, bảo dưỡng xe, chi phí sửa chữa, vật tư phụ tùng, xăng dầu, tính lương tài xế và thống kê lợi nhuận. Các thông tin được quản lý tập trung giúp doanh nghiệp giảm thời gian tổng hợp số liệu giữa các bộ phận.

Hiện tại, TNK hỗ trợ doanh nghiệp dùng thử phần mềm miễn phí trong 14 ngày để trải nghiệm các tính năng trước khi lựa chọn sử dụng. Ngoài ra, TNK có chính sách miễn phí trọn đời chỉ bao gồm quản lý và điều xe cơ bản áp dụng cho doanh nghiệp dưới 5 xe, giúp doanh nghiệp có đội xe nhỏ tiết kiệm chi phí khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

6. Câu hỏi thường gặp về quản lý công nợ vận tải

Trong quá trình quản lý công nợ vận tải, doanh nghiệp thường gặp một số thắc mắc về cách theo dõi tiền cước, đối chiếu chứng từ và xử lý các khoản chưa thanh toán. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng phần giải đáp để khách hàng dễ dàng áp dụng vào thực tế.

6.1. Công nợ vận tải nên theo dõi theo khách hàng hay theo chuyến xe?

Doanh nghiệp nên theo dõi công nợ theo cả khách hàng và chuyến xe. Theo khách hàng để biết tổng số tiền đã thu, còn nợ và quá hạn thanh toán. Theo chuyến xe để kiểm tra tiền cước, các khoản phát sinh và xác định chuyến nào chưa được thanh toán khi cần đối chiếu.

6.2. POD ảnh hưởng như thế nào đến việc thu hồi công nợ?

POD là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được giao cho bên nhận. Đây thường là một trong những giấy tờ khách hàng yêu cầu khi đối chiếu tiền cước. Nếu thiếu POD, kế toán có thể phải bổ sung chứng từ trước khi khách hàng xác nhận bảng kê và thanh toán, khiến thời gian thu hồi công nợ kéo dài.

6.3. Có thể quản lý công nợ vận tải theo từng chủ hàng, chuyến xe hoặc hóa đơn không?

Có. Doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ vận tải theo từng chủ hàng, chuyến xe hoặc hóa đơn để kiểm tra số tiền phải thu và tình trạng thanh toán. Khi sử dụng phần mềm có chức năng quản lý công nợ, kế toán sẽ thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm thông tin và đối chiếu số liệu.

6.4. Khách hàng thanh toán một phần thì quản lý thế nào?

Kế toán cần ghi nhận số tiền khách hàng đã trả vào bảng kê hoặc hóa đơn tương ứng, sau đó tính lại số tiền còn thiếu. Khoản chưa thanh toán vẫn được tiếp tục theo dõi cho đến khi khách hàng trả đủ, tránh ghi nhận nhầm thành công nợ đã hoàn tất.

6.5. Phần mềm quản lý công nợ vận tải có cần liên thông với điều xe và kế toán không?

Có. Việc kết nối dữ liệu giữa bộ phận điều xe và kế toán giúp doanh nghiệp quản lý công nợ vận tải thuận tiện hơn. Khi thông tin chuyến xe, tiền cước và chứng từ được cập nhật trên cùng hệ thống, kế toán có thể sử dụng để lập bảng kê, kiểm tra công nợ khách hàng vận tải và hạn chế nhập lại dữ liệu nhiều lần.

Quản lý công nợ vận tải hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm rõ các khoản tiền cước đã thu, còn nợ và sắp đến hạn thanh toán. Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ thông tin chuyến xe, chứng từ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Nếu khách hàng đang gặp khó khăn trong việc theo dõi công nợ vận tải bằng Excel, hãy liên hệ TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn phần mềm quản lý vận tải PMVT. Phần mềm sẽ hỗ trợ quản lý dữ liệu chuyến xe, thu chi và công nợ khách hàng vận tải trên cùng một hệ thống, giúp kế toán thuận tiện hơn khi kiểm tra và tổng hợp số liệu.