Bài toán tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất đang thúc đẩy nhu cầu chuyển đổi số logistics mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Đối với các doanh nghiệp, việc chuyển từ quản lý thủ công sang hệ thống phần mềm không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu thiết thực để duy trì lợi thế cạnh tranh. Bài viết này, TNK sẽ phân tích thực trạng, những điểm nghẽn phổ biến và mang đến các giải pháp số hóa vận tải thực tiễn giúp khách hàng tối ưu vận hành, giảm thiểu sai sót và gia tăng biên lợi nhuận.
- 1. Chuyển đổi số logistics và số hóa vận tải là gì?
- 2. Vì sao doanh nghiệp cần đẩy mạnh chuyển đổi số vận tải?
- 3. Thực trạng chuyển đổi số logistics tại Việt Nam
- 4. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số vận tải từ đâu?
- 5. Hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số logistics từ TNK
- 6. Bắt đầu hành trình chuyển đổi số vận tải hiệu quả cùng TNK
1. Chuyển đổi số logistics và số hóa vận tải là gì?
Chuyển đổi số logistics là việc ứng dụng công nghệ, phần mềm và dữ liệu để thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp quản lý, vận hành và kết nối các hoạt động chuỗi cung ứng. Quá trình này giúp thay thế các bước làm việc thủ công bằng tự động hóa, tạo ra dòng chảy thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận.
Trong đó, số hóa vận tải là một phần cốt lõi của chuyển đổi số trong logistics. Hoạt động này tập trung trực tiếp vào việc đưa các nghiệp vụ quản lý đội xe lên môi trường số, bao gồm tiếp nhận đơn hàng, điều phối phương tiện, quản lý hồ sơ tài xế, kiểm soát nhiên liệu, xử lý chứng từ, đối soát công nợ và trích xuất báo cáo.
2. Vì sao doanh nghiệp cần đẩy mạnh chuyển đổi số vận tải?
Chuyển đổi số logistics giúp doanh nghiệp vận tải giảm bớt công việc ghi chép thủ công, dễ theo dõi hoạt động của đội xe và kiểm soát chi phí. Dưới đây là những lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận được khi ứng dụng công nghệ vào quản lý vận tải.
2.1. Kiểm soát thất thoát và chi phí vận hành
Vận tải là ngành phát sinh rất nhiều chi phí biến đổi theo từng ngày như nhiên liệu, phí cầu đường, sửa chữa, bảo dưỡng và các khoản chi dọc đường. Việc chuyển đổi số vận tải giúp dữ liệu được ghi nhận tập trung và đối chiếu chi tiết theo từng đầu xe, chuyến hàng hoặc tài xế. Nhờ đó, khách hàng có thể nhìn rõ khoản chi nào đang bất thường, từ đó phát hiện sớm các điểm gây thất thoát.
2.2. Tự động hóa quy trình, giảm thao tác thủ công
Với cách làm truyền thống, cùng một dữ liệu chuyến hàng nhưng bộ phận điều xe phải nhập một lần, tài xế ghi chép lại qua sổ tay, kế toán nhập tiếp vào Excel để tính toán, và cuối cùng quản lý lại tốn thời gian tổng hợp. Khi ứng dụng công nghệ, các nghiệp vụ được kết nối trên cùng một hệ thống, dữ liệu được kế thừa xuyên suốt, chấm dứt tình trạng nhập liệu lặp đi lặp lại và hạn chế tối đa sai sót do con người.
2.3. Theo dõi vận hành và ra quyết định dựa trên dữ liệu
Khi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống, người quản lý có thể theo dõi chính xác tình trạng chuyến đi, tiến độ giao nhận hàng, hoạt động của phương tiện và trạng thái tài xế. Bất kỳ sự cố hay bất thường nào phát sinh trên đường đều được hệ thống ghi nhận, giúp ban điều hành đưa ra quyết định xử lý ngay lập tức mà không cần chờ đợi báo cáo gom tay vào cuối tháng.
2.4. Minh bạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận
Sự khác biệt lớn của chuyển đổi số vận tải là khả năng phân tích tài chính sâu sát. Thay vì chỉ nắm được con số tổng doanh thu mờ nhạt vào cuối kỳ, ban quản trị có thể bóc tách rõ ràng doanh thu, chi phí và lợi nhuận mang về từ từng xe, từng chuyến hàng hoặc từng đối tác chủ hàng, từ đó đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh.
3. Thực trạng chuyển đổi số logistics tại Việt Nam
Chuyển đổi số đang được nhiều doanh nghiệp logistics tại Việt Nam quan tâm nhằm giảm bớt công việc thủ công và quản lý hoạt động vận chuyển tốt hơn. Tuy nhiên, quá trình áp dụng công nghệ vẫn gặp một số khó khăn về chi phí, nhân sự và cách tổ chức công việc.
3.1. Xu hướng chuyển đổi số của ngành logistics
Hiện nay, xu hướng chuyển đổi số logistics đang chuyển dịch mạnh mẽ từ việc số hóa từng công việc riêng lẻ (như chỉ dùng GPS để định vị) sang việc kết nối dữ liệu đồng bộ giữa nhiều bộ phận. Các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên ứng dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS), phần mềm quản lý kho, ứng dụng dành cho tài xế và hóa đơn điện tử để tạo thành một hệ sinh thái vận hành khép kín, minh bạch thông tin từ chủ hàng đến người giao nhận.
3.2. Những điểm nghẽn doanh nghiệp đang gặp phải
Dù nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ, quá trình số hóa vận tải tại nhiều đơn vị vẫn gặp phải các rào cản lớn:
- Dữ liệu phân tán, quy trình chưa chuẩn hóa: Thông tin quản lý nằm rải rác trên file Excel, tin nhắn Zalo, sổ sách giấy, gây khó khăn lớn khi muốn đồng bộ lên một phần mềm chung.
- Phần mềm rời rạc, khó lựa chọn: Thị trường có nhiều công cụ nhưng thiếu tính liên kết, khách hàng khó tìm được giải pháp thực sự khớp với đặc thù nghiệp vụ vận tải của mình.
- Chi phí đầu tư: Doanh nghiệp lo ngại về ngân sách triển khai, chi phí bảo trì và thời gian đào tạo nhân sự.
- Tâm lý ngại thay đổi: Đội ngũ nhân viên đã quen thuộc với cách làm việc thủ công, sổ sách, thường có tâm lý e ngại và chưa sẵn sàng tiếp nhận quy trình quản lý mới.
- Lo ngại gián đoạn vận hành: Nỗi sợ quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang phần mềm sẽ gây nhầm lẫn đơn hàng, trễ lịch xe chạy hoặc vấp phải sự phản đối từ nội bộ.
- Hạn chế về kỹ năng công nghệ: Một bộ phận tài xế và nhân sự điều hành (đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ) có độ tuổi khá cao, gặp trở ngại khi thao tác trên ứng dụng di động hoặc máy tính.
4. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số vận tải từ đâu?
Để chuyển đổi số vận tải hiệu quả, doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng phần mềm cho tất cả công việc cùng lúc. Thay vào đó, khách hàng nên bắt đầu từ những khâu đang gặp nhiều khó khăn, sau đó từng bước chuẩn bị dữ liệu và lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
4.1. Xác định nghiệp vụ gây nhiều chi phí và sai sót nhất
Trước khi tìm kiếm công cụ, khách hàng cần rà soát xem khâu nào đang làm tiêu hao nhiều ngân sách và thời gian nhất. Nếu tình trạng hụt dầu diễn ra thường xuyên, hãy ưu tiên số hóa quy trình quản lý xăng dầu. Nếu khâu điều phối liên tục nhầm lịch hoặc trễ chuyến, hãy tập trung vào tính năng quản lý kế hoạch và điều độ phương tiện trước tiên.
4.2. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu trước khi áp dụng phần mềm
Đưa một quy trình lộn xộn lên phần mềm chỉ đơn thuần là chuyển sự rối rắm từ giấy tờ sang môi trường số. Khách hàng cần chuẩn hóa các danh mục dữ liệu nền tảng như: thông tin xe, danh sách tài xế, tuyến đường, định mức nhiên liệu, loại chi phí. Đồng thời, cần thống nhất rõ ràng quy trình điều xe, cách thức cập nhật trạng thái đơn hàng và phân định trách nhiệm của từng vị trí trong công ty.
4.3. Chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nghiệp vụ
Sau khi hiểu rõ điểm nghẽn và chuẩn hóa quy trình, bước tiếp theo là đánh giá công nghệ. Khách hàng nên tập trung vào các yếu tố thực tiễn: khả năng đáp ứng đúng nghiệp vụ, tính linh hoạt trong tùy chỉnh, hỗ trợ app tài xế, dễ dàng import dữ liệu cũ và chất lượng dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Các phần mềm quản lý vận tải chuyên dụng thường mang lại hiệu quả cao hơn so với các hệ thống ERP quá cồng kềnh nhưng lại thiếu chiều sâu nghiệp vụ vận tải.
5. Hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số logistics từ TNK
TNK cung cấp các giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động vận tải, từ điều phối xe, theo dõi nhiên liệu đến kiểm soát chi phí và doanh thu. Tùy theo quy mô đội xe và nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với công việc thực tế.
5.1. Phần mềm vận tải PMVT
Phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK được thiết kế để đáp ứng trên 80% quy trình vận hành của doanh nghiệp vận tải tại Việt Nam. Phần mềm hỗ trợ quản lý tập trung thông tin xe, tài xế, đơn hàng, chi phí và doanh thu, giúp các bộ phận dễ theo dõi và phối hợp công việc. Các tính năng chính của phần mềm gồm:
- Quản lý xe và tài xế: Lưu trữ hồ sơ phương tiện, thông tin tài xế, tình trạng xe và lịch phân công công việc.
- Quản lý kỹ thuật và phụ tùng: Nhắc hạn đăng kiểm, bảo hiểm, bảo dưỡng, thay nhớt, thay lốp; ghi nhận chi phí sửa chữa và theo dõi vật tư, phụ tùng.
- Quản lý điều phối xe: Tạo đơn hàng, phân công xe container hoặc xe tải, gửi lệnh vận chuyển đến ứng dụng tài xế và cập nhật tiến độ giao hàng.
- Quản lý xăng dầu: Theo dõi lượng dầu cấp cho từng xe, quản lý nhập, xuất, tồn dầu và đối chiếu mức tiêu hao với định mức đã thiết lập.
- Quản lý kế toán và công nợ: Ghi nhận các khoản thu chi, theo dõi công nợ khách hàng và tổng hợp chi phí vận chuyển.
- Tính lương tài xế: Hỗ trợ tính lương theo dữ liệu vận chuyển và lập bảng kê theo từng khách hàng.
- Thống kê doanh thu, lợi nhuận: Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, chuyến hàng hoặc chủ hàng.
Chính sách sử dụng phần mềm:
- Dùng thử miễn phí 14 ngày: Khách hàng có thể đăng ký tài khoản để trải nghiệm phần mềm và kiểm tra mức độ phù hợp với nhu cầu quản lý.
- Miễn phí cho 5 xe đầu tiên: TNK hỗ trợ miễn phí phần chi phí tính theo số lượng xe đối với 5 xe đầu tiên. Chi phí sử dụng các tính năng được tính riêng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tải Ứng Dụng (PMVT App) dành cho tài xế:
5.2. Phần mềm quản lý xăng dầu PMXD
Đối với các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ bài toán nhiên liệu, phần mềm quản lý xăng dầu PMXD của TNK là công cụ đắc lực. Hệ thống hỗ trợ đối soát dữ liệu kilomet thực tế từ GPS với định mức nhiên liệu đã thiết lập. Phần mềm ghi nhận chi tiết lệnh xuất xăng dầu, thông tin đổ dầu từ tài xế, quản lý bồn chứa nội bộ, theo dõi mức độ tiêu thụ theo từng xe/tài xế và đưa ra cảnh báo ngay khi phát hiện hao hụt bất thường.
5.3. Phần mềm đặt xe nội bộ
Đây là giải pháp chuyên biệt dành cho các tổ chức, doanh nghiệp có đội xe phục vụ nhu cầu di chuyển nội bộ, đi công tác của nhân sự. Quy trình vận hành được thiết kế rõ ràng: nhân sự tạo yêu cầu đăng ký sử dụng xe, tài xế nhận lịch trình qua hệ thống, thực hiện chuyến đi và cập nhật chi phí. Về phía ban quản lý, hệ thống giúp theo dõi lịch sử điều xe, tổng hợp chi phí sử dụng phương tiện và quản lý phân quyền sử dụng một cách minh bạch.
5.4. Dịch vụ viết phần mềm vận tải
Trong trường hợp khách hàng có quy trình vận hành mang tính đặc thù cao hoặc cần tích hợp dữ liệu phức tạp với các hệ thống ERP, Kế toán hiện tại, TNK cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm vận tải theo yêu cầu. Với nền tảng kiến thức chuyên môn sâu về ngành, TNK có khả năng xây dựng các hệ thống tùy chỉnh bám sát với cách điều phối, phương pháp tính lương, phân quyền và trích xuất báo cáo riêng biệt của từng doanh nghiệp.
6. Bắt đầu hành trình chuyển đổi số vận tải hiệu quả cùng TNK
Chuyển đổi số vận tải không nhất thiết phải bắt đầu bằng việc đầu tư nhiều phần mềm hay công nghệ cùng lúc. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định những công việc đang gặp khó khăn, sắp xếp lại quy trình quản lý và lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế.
Để hỗ trợ khách hàng triển khai phần mềm thuận tiện hơn, TNK thực hiện theo từng bước: tiếp nhận nhu cầu, giới thiệu và demo phần mềm, tư vấn tính năng phù hợp, thống nhất phạm vi triển khai và chi phí. Sau đó, TNK hỗ trợ chuyển dữ liệu từ Excel hoặc phần mềm cũ sang hệ thống mới, đồng thời hướng dẫn nhân viên điều xe, kế toán, tài xế và người quản lý sử dụng phần mềm.
Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp để giảm bớt công việc thủ công, quản lý đội xe và theo dõi chi phí vận chuyển tốt hơn, khách hàng có thể liên hệ TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí 14 ngày.
