Các Loại Chi Phí Trong Vận Tải Doanh Nghiệp Cần Biết

Trong bối cảnh chi phí logistics gia tăng, kiểm soát các loại chi phí trong vận tải luôn là bài toán quan trọng của các doanh nghiệp. Từ tiền xăng dầu, lương tài xế, phí cầu đường đến chi phí sửa chữa hỏng hóc phát sinh, nếu không quản lý chặt chẽ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Trong bài viết này, TNK sẽ giúp bạn nhận diện rõ từng khoản chi phí thực tế và gợi ý giải pháp quản lý hiệu quả để tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp. 

1. Chi phí vận tải là gì? Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát?

Chi phí vận tải là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải chi để vận chuyển hàng hóa từ điểm nhận đến điểm giao. Các loại chi phí trong vận tải thường bao gồm tiền xăng dầu, lương tài xế, phí cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa xe và các khoản phát sinh trong quá trình giao hàng.

Việc theo dõi đầy đủ các khoản chi phí vận tải giúp doanh nghiệp biết mỗi chuyến xe tốn bao nhiêu tiền, khoản nào đang chi nhiều và khoản nào có thể tiết kiệm. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện chi phí bất thường, hạn chế thất thoát và tính toán giá cước phù hợp để đảm bảo lợi nhuận.

2. Các loại chi phí trong vận tải phổ biến hiện nay

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp phải chi trả nhiều khoản khác nhau, từ xăng dầu, lương tài xế đến bảo dưỡng xe và phí cầu đường. Dưới đây là các loại chi phí trong vận tải phổ biến mà doanh nghiệp cần theo dõi để tính toán giá thành và kiểm soát chi phí hiệu quả.

2.1. Chi phí nhiên liệu vận tải

Chi phí nhiên liệu là khoản tiền doanh nghiệp chi cho xăng, dầu phục vụ hoạt động vận chuyển hàng hóa. Đây thường là một trong những khoản chi lớn, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều xe hoạt động thường xuyên.

Chi phí này có thể tăng khi xe chạy đường vòng, tiêu hao nhiên liệu vượt định mức hoặc số lượng dầu thực tế không khớp với chứng từ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng định mức nhiên liệu theo từng loại xe, tuyến đường và đối chiếu lượng dầu sử dụng sau mỗi chuyến để kiểm soát chi phí vận tải doanh nghiệp.

2.2. Chi phí nhân công và tài xế

Chi phí nhân công bao gồm lương cố định, lương theo chuyến, phụ cấp ăn uống, công tác phí và các khoản chi trả khác cho tài xế, phụ xe.

Tùy vào cách tính lương của từng doanh nghiệp, khoản chi này có thể thay đổi theo số chuyến, quãng đường hoặc thời gian làm việc. Do đó, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ số chuyến đã hoàn thành và các khoản phụ cấp phát sinh để tính lương chính xác, hạn chế sai sót khi đối chiếu và thanh toán cho tài xế.

2.3. Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện

Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa bao gồm thay nhớt, thay lốp, sửa chữa động cơ, thay thế phụ tùng và xử lý các hư hỏng phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Nếu không theo dõi tình trạng xe thường xuyên, doanh nghiệp có thể phải chi nhiều tiền hơn cho những lần sửa chữa lớn hoặc sự cố dọc đường. Vì vậy, việc lên lịch bảo dưỡng định kỳ, theo dõi lịch sử sửa chữa và tuổi thọ phụ tùng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dự trù chi phí, đồng thời hạn chế tình trạng xe phải ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.

2.4. Chi phí cầu đường, bến bãi và vận hành chuyến

Đây là những khoản chi phát sinh trong quá trình thực hiện chuyến hàng, bao gồm phí qua trạm thu phí, phí bốc xếp, phí ra vào cảng, phí đỗ xe, lưu bãi và các khoản phụ phí khác tùy theo tuyến vận chuyển.

Các khoản phí này có thể khác nhau giữa từng chuyến, nhất là khi xe phải đi qua nhiều trạm thu phí hoặc chờ bốc dỡ hàng trong thời gian dài. Doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí theo từng chuyến và lưu đầy đủ chứng từ để thuận tiện đối chiếu, quyết toán với tài xế và tính giá thành vận chuyển.

2.5. Chi phí khấu hao phương tiện

Chi phí khấu hao là phần giá trị của xe tải, đầu kéo, rơ-moóc và các phương tiện vận tải được phân bổ dần trong thời gian sử dụng.

Dù không phải khoản tiền chi ra trực tiếp trong mỗi chuyến hàng, khấu hao vẫn cần được tính vào chi phí vận tải để phản ánh đầy đủ giá thành. Việc theo dõi khấu hao cũng giúp doanh nghiệp đánh giá chi phí sử dụng phương tiện và có kế hoạch thay thế, đầu tư xe mới khi cần thiết.

2.6. Chi phí bảo hiểm và giấy tờ phương tiện

Nhóm chi phí này bao gồm bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc, bảo hiểm vật chất xe (nếu có), phí kiểm định, lệ phí cấp phù hiệu vận tải và các khoản phí liên quan đến giấy tờ phương tiện.

Phần lớn các khoản chi được thanh toán theo kỳ hạn nên doanh nghiệp cần theo dõi ngày hết hạn của từng xe. Điều này giúp chủ động chuẩn bị ngân sách, gia hạn đúng thời điểm và tránh ảnh hưởng đến hoạt động vận chuyển do thiếu giấy tờ cần thiết.

2.7. Chi phí phát sinh và rủi ro trong vận tải

Ngoài những khoản chi theo kế hoạch, chi phí trong vận tải hàng hóa còn có thể phát sinh khi xe gặp sự cố, giao hàng chậm, hàng hóa bị hư hỏng hoặc phải chờ bốc dỡ lâu hơn dự kiến.

Một số trường hợp doanh nghiệp còn phải chi trả tiền bồi thường hàng hóa, phí lưu xe, lưu bãi hoặc chi phí thuê phương tiện thay thế khi xe hỏng. Những khoản này không phát sinh thường xuyên nhưng có thể làm tăng đáng kể chi phí của chuyến hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần ghi nhận riêng để xác định nguyên nhân và có phương án hạn chế trong những chuyến tiếp theo.

2.8. Chi phí tài chính

Chi phí tài chính trong vận tải chủ yếu gồm tiền lãi vay mua xe, lãi thuê mua tài chính và các khoản chi phí liên quan đến nguồn vốn đầu tư phương tiện.

Đối với doanh nghiệp sử dụng vốn vay để mở rộng đội xe, đây là khoản chi cần được theo dõi thường xuyên. Việc tổng hợp đầy đủ các khoản chi phí vận tải, bao gồm cả chi phí tài chính, giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sát thực tế hơn và đánh giá hiệu quả kinh doanh của đội xe.

3. Phân loại các loại chi phí trong vận tải theo tính chất vận hành

Ngoài việc phân chia theo từng khoản chi, doanh nghiệp có thể phân loại các loại chi phí trong vận tải dựa trên mức độ thay đổi khi số chuyến hàng hoặc quãng đường vận chuyển tăng giảm. Theo cách này, chi phí được chia thành 3 nhóm chính:

3.1. Chi phí cố định (Fixed Costs)

Chi phí cố định là những khoản doanh nghiệp vẫn phải chi trả hằng tháng, ngay cả khi số chuyến hàng ít hoặc xe tạm ngừng hoạt động. Nhóm này thường bao gồm chi phí khấu hao xe, lương cố định của nhân viên, phí bảo hiểm, tiền thuê bãi đỗ xe và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc theo dõi các khoản cố định giúp doanh nghiệp biết mỗi tháng cần chi tối thiểu bao nhiêu tiền để duy trì hoạt động đội xe.

3.2. Chi phí biến đổi (Variable Costs)

Chi phí biến đổi là những khoản tăng hoặc giảm theo số chuyến hàng, quãng đường di chuyển và mức độ sử dụng phương tiện. Các khoản phổ biến gồm tiền xăng dầu, phí cầu đường, lương tài xế tính theo chuyến, công tác phí và vật tư tiêu hao trong quá trình vận chuyển. Khi xe chạy nhiều chuyến hoặc di chuyển quãng đường dài hơn, tổng chi phí biến đổi thường tăng theo.

Doanh nghiệp cần theo dõi nhóm các khoản chi phí vận tải này theo từng xe hoặc từng chuyến để tính giá thành và kiểm tra những khoản phát sinh bất thường.

3.3. Chi phí bán biến đổi (Semi-variable Costs)

Chi phí bán biến đổi là những khoản có cả phần cố định và phần thay đổi theo hoạt động vận chuyển. Ví dụ, tài xế được trả lương cố định hằng tháng và nhận thêm tiền theo số chuyến hoàn thành. Hay chi phí bảo dưỡng xe có thể bao gồm khoản bảo dưỡng định kỳ và các khoản sửa chữa phát sinh khi xe hoạt động nhiều.

Việc tách rõ hai phần chi phí giúp doanh nghiệp tính toán chi phí trong vận tải hàng hóa sát với thực tế hơn, đồng thời dự trù ngân sách khi tăng số chuyến hoặc mở rộng đội xe.

4. Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, chi phí có thể thay đổi tùy theo tuyến đường, khối lượng hàng và giá cả thị trường. Một số yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến các loại chi phí trong vận tải bao gồm:

• Quãng đường và điều kiện di chuyển: Tuyến đường càng dài, xe càng tiêu tốn nhiều nhiên liệu và phát sinh thêm phí cầu đường. Ngoài ra, những tuyến thường xuyên kẹt xe, đường đèo dốc hoặc khó di chuyển cũng có thể khiến thời gian giao hàng kéo dài và tăng chi phí vận hành.
• Tải trọng hàng hóa và tỷ lệ xe chạy rỗng: Xe chở hàng chưa đủ tải hoặc phải chạy rỗng chiều về vẫn tiêu tốn nhiên liệu, phí cầu đường và tiền công tài xế. Vì vậy, việc sắp xếp hàng hóa hợp lý và tìm nguồn hàng cho chiều về sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn mỗi chuyến xe.
• Biến động giá nhiên liệu và phụ tùng: Giá xăng dầu, lốp xe và phụ tùng thay thế có thể thay đổi theo từng thời điểm, làm tăng các khoản chi phí vận tải. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật giá để dự trù ngân sách và điều chỉnh giá cước vận chuyển khi cần thiết.

5. Cách tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp

Để kiểm soát tốt các loại chi phí trong vận tải, doanh nghiệp cần theo dõi chi phí thực tế, sắp xếp xe hợp lý và hạn chế những khoản phát sinh không cần thiết. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

5.1. Xây dựng định mức chi phí vận tải

Doanh nghiệp cần xây dựng định mức nhiên liệu cho từng loại xe dựa trên tải trọng, quãng đường và điều kiện vận chuyển thực tế. Ngoài nhiên liệu, có thể thiết lập mức chi dự kiến cho phí cầu đường, công tác phí và các khoản thường xuyên phát sinh theo chuyến.

Việc có định mức rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh với chi phí thực tế, phát hiện những khoản vượt mức và điều chỉnh kịp thời.

5.2. Theo dõi chi phí theo từng xe, chuyến và tài xế

Mỗi xe và chuyến hàng có thể phát sinh chi phí khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên ghi nhận riêng tiền nhiên liệu, phí cầu đường, lương tài xế, sửa chữa và các khoản liên quan đến từng chuyến.

Khi tổng hợp các khoản chi phí vận tải và đối chiếu với doanh thu, người quản lý có thể biết chuyến nào có lãi, chuyến nào phát sinh nhiều chi phí và xe nào đang hoạt động chưa hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở điều chỉnh kế hoạch vận chuyển hoặc giá cước phù hợp.

5.3. Tối ưu tỷ lệ lấp đầy, hạn chế xe chạy rỗng

Xe chở ít hàng hoặc chạy rỗng chiều về vẫn phải tiêu tốn nhiên liệu, phí cầu đường và tiền công tài xế. Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng sẽ tăng lên.

Để hạn chế, doanh nghiệp nên sắp xếp các đơn hàng có cùng tuyến đường, chủ động tìm hàng chiều về và phân bổ xe phù hợp với khối lượng hàng cần vận chuyển. Cách này giúp tận dụng tốt khả năng chuyên chở của phương tiện và giảm chi phí trên mỗi chuyến.

5.4. Đào tạo và cải thiện thói quen lái xe

Cách tài xế vận hành phương tiện cũng ảnh hưởng đến mức tiêu hao nhiên liệu và chi phí sửa chữa. Những thói quen như tăng tốc đột ngột, phanh gấp hoặc để xe nổ máy quá lâu khi dừng chờ có thể làm tăng lượng nhiên liệu sử dụng.

Doanh nghiệp nên hướng dẫn tài xế duy trì tốc độ phù hợp, kiểm tra tình trạng xe trước chuyến đi và tuân thủ lịch bảo dưỡng. Điều này giúp giảm tiêu hao nhiên liệu, hạn chế hư hỏng và giữ phương tiện hoạt động ổn định.

5.5. Ứng dụng phần mềm quản lý vận tải để kiểm soát chi phí

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc theo dõi chi phí trong vận tải hàng hóa bằng Excel hoặc sổ sách có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt ở khâu tổng hợp chứng từ và đối chiếu số liệu.

Để quản lý thuận tiện hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm vận tải PMVT của TNK. Phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động vận chuyển và theo dõi chi phí trên cùng một hệ thống, với các tính năng như:

• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ thông tin xe, hồ sơ tài xế và các dữ liệu liên quan để thuận tiện theo dõi.
• Quản lý điều phối xe: Hỗ trợ điều xe container, xe tải và các loại phương tiện khác theo từng đơn hàng, chuyến hàng.
• Quản lý bảo dưỡng và sửa chữa: Theo dõi lịch bảo dưỡng, kiểm định, bảo hiểm, thay nhớt, chi phí sửa chữa và vật tư phụ tùng.
• Quản lý xăng dầu: Theo dõi lượng nhiên liệu cấp phát, chi phí sử dụng theo xe và phát hiện mức tiêu hao bất thường.
• Quản lý thu chi và công nợ: Ghi nhận các khoản thu, chi phát sinh và theo dõi công nợ với khách hàng.
• Tính lương tài xế: Tổng hợp dữ liệu chuyến hàng để hỗ trợ tính lương, phụ cấp và xuất bảng kê.
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận: Thống kê doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, chuyến hàng hoặc chủ hàng.

Ngoài ra, đối với doanh nghiệp có bồn dầu nội bộ hoặc cần theo dõi nhiên liệu riêng, TNK còn cung cấp phần mềm quản lý xăng dầu PMXD. Phần mềm hỗ trợ quản lý nhập, xuất, tồn dầu, đối chiếu mức tiêu hao thực tế với định mức và tổng hợp báo cáo theo từng xe, tài xế.

TNK hỗ trợ doanh nghiệp trải nghiệm phần mềm quản lý vận tải với hai chính sách:

• Dùng thử miễn phí 14 ngày: Trải nghiệm các tính năng quản lý vận tải trước khi quyết định sử dụng.
• Gói miễn phí trọn đời: Dành cho doanh nghiệp dưới 5 xe, hỗ trợ quản lý thông tin phương tiện, tài xế và điều xe cơ bản.

Việc quản lý đầy đủ các loại chi phí trong vận tải giúp doanh nghiệp biết rõ từng khoản tiền đã chi, kiểm soát chi phí phát sinh và tính toán giá cước phù hợp. Nếu khách hàng đang tìm giải pháp theo dõi chi phí vận tải doanh nghiệp theo từng xe và chuyến hàng, có thể liên hệ TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm.