9 cách tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp SME hiệu quả

Chi phí vận tải là một trong những khoản ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, việc rà soát cách tổ chức vận chuyển và kiểm soát chi phí cần được thực hiện thường xuyên. Trong bài viết này, TNK sẽ phân tích những nguyên nhân thường gặp và gợi ý 9 cách tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp SME theo hướng thực tế và dễ áp dụng. 

1. Vì sao SME thường khó kiểm soát chi phí vận tải?

Đa số các doanh nghiệp SME hiện nay vẫn duy trì thói quen quản lý đội xe bằng sổ sách, các file Excel rời rạc hoặc trao đổi công việc qua nhóm Zalo. Việc điều xe thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân của người quản lý, và các số liệu chỉ được tổng hợp một cách thủ công vào thời điểm cuối tháng.

Thêm vào đó, các khoản chi phí sửa chữa, vật tư thường không được bóc tách và gắn liền với từng đầu xe cụ thể. Doanh nghiệp không thể tính toán chính xác mức lời/lỗ của từng chuyến đi. Quy trình này dẫn đến độ trễ thông tin nghiêm trọng, tạo ra những khoản thất thoát không rõ nguyên nhân (đặc biệt là hao hụt xăng dầu và chênh lệch công nợ), khiến tổng chi phí vận hành luôn vượt xa ngân sách dự kiến.

2. Chi phí vận tải của doanh nghiệp SME gồm những khoản nào?

Để quản lý chi phí đội xe sme hiệu quả, khách hàng cần nhận diện và phân loại rõ ràng các nhóm chi phí cấu thành nên hoạt động vận tải:

2.1. Chi phí cố định

Đây là những khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả định kỳ dù xe có hoạt động hay không. Bao gồm: Khấu hao phương tiện, chi phí thuê xe (nếu có), bảo hiểm bắt buộc và tự nguyện, phí đăng kiểm, lương cố định của nhân sự và các chi phí quản lý phương tiện khác.

2.2. Chi phí biến đổi theo chuyến và kilomet (km)

Nhóm chi phí này biến động trực tiếp dựa trên tần suất hoạt động của đội xe. Cụ thể gồm: Chi phí nhiên liệu, phí BOT/cầu đường, phụ cấp theo chuyến cho tài xế, phí bốc xếp hàng hóa, chi phí thuê xe ngoài để tăng cường và các khoản phát sinh dọc đường.

2.3. Chi phí kỹ thuật và bảo dưỡng

Bao gồm chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa hư hỏng, chi phí thay lốp/vỏ, phụ tùng, dầu nhớt. Đặc biệt, nhóm này còn bao gồm một loại chi phí vô hình rất lớn là tổn thất tài chính trong thời gian phương tiện ngừng khai thác để nằm xưởng sửa chữa.

2.4. Chi phí ẩn trong vận hành

Đây là những khoản lãng phí ít được thống kê vào bảng kế toán nhưng lại “bào mòn” lợi nhuận nghiêm trọng. Bao gồm chi phí xe chạy rỗng (không có hàng chiều về), xe chờ xếp dỡ tại kho/cảng, giao hàng lại do sai sót, chạy sai tuyến. Ngoài ra còn có chi phí do luân chuyển chứng từ/POD chậm trễ, thời gian nhân sự phải nhập liệu/đối soát thủ công và chi phí cơ hội khi phương tiện nhàn rỗi.

3. 9 cách tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp SME

Sau khi nhận diện rõ các nhóm chi phí gây thất thoát, bước cốt lõi tiếp theo để giải quyết triệt để bài toán tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp sme là áp dụng các biện pháp quản trị sát với thực tế. Dưới đây là 9 chiến lược chuyên sâu giúp khách hàng cắt giảm lãng phí triệt để và gia tăng biên độ lợi nhuận trên từng đầu phương tiện.

3.1. Tách và đo chi phí theo từng xe, chuyến xe

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ nhìn vào “tổng chi phí vận tải tháng” để đánh giá hiệu quả. Doanh nghiệp cần tách bạch rõ ràng các khoản: nhiên liệu, cầu đường, tài xế, sửa chữa, xe thuê và khoản phát sinh theo từng chuyến và từng đầu xe.

Ví dụ: Xe A mang lại doanh thu cao nhưng chi phí sửa chữa và lượng nhiên liệu tiêu hao lại lớn, dẫn đến lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn Xe B có doanh thu trung bình nhưng vận hành ổn định. Việc bóc tách này là nền tảng để tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp sme.

3.2. Giảm tỷ lệ xe chạy rỗng và nâng hiệu suất sử dụng xe

Xe chạy rỗng chiều về là nguyên nhân đốt cháy lợi nhuận nhanh chóng. Khách hàng cần tập trung vào các nghiệp vụ: ghép đơn hàng, khai thác nguồn hàng hai chiều, sắp xếp lại lịch trình xe hợp lý, hạn chế tối đa việc xe quay đầu không tải và theo dõi sát sao trạng thái phương tiện (đang rảnh/đang chạy) để tối ưu công suất khai thác.

3.3. Lập kế hoạch điều phối xe và chuyến vận chuyển

Chi phí sẽ tăng vọt khi điều xe gấp gáp, lịch trình không đồng bộ, gọi điện phân công thủ công khiến xe phải chờ đợi hoặc sử dụng sai loại xe (xe tải trọng lớn chở hàng nhẹ). Hướng tối ưu nhất là quản lý tập trung luồng thông tin xuyên suốt từ đơn hàng, chuyến đi, phương tiện đến tài xế. Việc ứng dụng công nghệ, điển hình như module điều phối xe container và xe tổng hợp từ các phần mềm chuyên dụng, sẽ giúp tự động hóa quy trình này một cách khoa học.

3.4. Kiểm soát định mức và tiêu hao nhiên liệu

Quy trình kiểm soát logic cần dựa trên công thức:

Số KM thực tế + định mức xe/tuyến + lượng dầu thực tế = Xác định mức chênh lệch.

SME cần giải quyết triệt để các lỗ hổng đổ dầu không đúng số liệu, xe tiêu hao bất thường, áp dụng định mức cũ không còn phù hợp, thiếu chứng từ xác minh và dữ liệu kilomet không chính xác. Các giải pháp công nghệ hiện nay đã cung cấp khả năng đối soát kilomet GPS với định mức nhiên liệu theo tuyến/loại xe, quản lý bồn dầu và phát cảnh báo ngay khi có sự tiêu hao bất thường.

3.5. Chủ động bảo dưỡng để giảm chi phí sửa chữa đột xuất

Việc trì hoãn bảo dưỡng không phải là cách giảm chi phí vận tải, mà ngược lại, sẽ khiến xe gặp sự cố dọc đường, dừng hoạt động, phát sinh chi phí sửa chữa lớn và làm gián đoạn chuyến đi. Khách hàng cần theo dõi chặt chẽ hạn bảo hiểm, đăng kiểm, bảo dưỡng, thay nhớt/lốp và lịch sử sửa chữa của từng xe.

3.6. Kiểm soát chi phí tài xế, cầu đường và khoản phát sinh

Đây là nhóm chi phí “nhỏ nhưng nhiều”. Các khoản như phí BOT, bến bãi, phụ cấp, tiền ăn/ngủ, bốc xếp và chi phí sửa chữa lặt vặt ngoài kế hoạch cần được ghi nhận minh bạch. Mỗi khoản chi phải được gắn liền với một chuyến xe cụ thể ngay thời điểm phát sinh, tránh tình trạng dồn ứ, tổng hợp chung chung vào cuối tháng dẫn đến thất thoát.

3.7. Rút ngắn thời gian xe chờ và vòng quay chứng từ

Một trong những yếu tố vô hình nhưng lại bào mòn lợi nhuận nghiêm trọng chính là khoảng thời gian phương tiện nằm chờ và sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ. Để tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp sme một cách triệt để, khách hàng cần nhận diện và giải quyết dứt điểm hai nút thắt lớn này trong khâu vận hành.

• Thời gian xe chờ chực: Làm mất cơ hội khai thác phương tiện cho các chuyến khác.
• Chứng từ/POD chậm trễ: Làm chậm tiến độ làm bảng kê, đối soát và thu hồi công nợ. Sử dụng các ứng dụng dành riêng cho tài xế giúp họ chụp và gửi ảnh POD ngay sau khi hoàn thành chuyến, đồng bộ dữ liệu tức thời lên hệ thống để kế toán xử lý.

3.8. Đánh giá lại bài toán xe nhà và xe thuê ngoài

Sử dụng xe nhà phù hợp khi doanh nghiệp có sản lượng hàng hóa ổn định và tỷ lệ khai thác phương tiện cao. Ngược lại, xe thuê ngoài là lựa chọn an toàn khi sản lượng biến động, phát sinh tuyến mới hoặc nhu cầu tăng cao theo mùa vụ. Khách hàng nên so sánh hiệu quả dựa trên chỉ số TCO (Total Cost of Ownership – Tổng chi phí sở hữu) thay vì chỉ nhìn vào giá cước của một chuyến đơn lẻ.

3.9. Số hóa quản lý vận tải thay vì phụ thuộc Excel

Excel vẫn là công cụ tốt ở quy mô rất nhỏ. Tuy nhiên, khi số lượng xe, chuyến đi và nghiệp vụ tăng lên, Excel sẽ bộc lộ yếu điểm: không thể đồng bộ dữ liệu điều phối, xăng dầu, kỹ thuật, công nợ, tài xế và khó lập báo cáo profitability (khả năng sinh lời). Việc chuyển đổi sang phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp giúp tập trung dữ liệu. Khách hàng nên lựa chọn hệ thống linh hoạt theo nhu cầu thực tế thay vì mua các nền tảng quá cồng kềnh. Phần mềm vận tải PMVT của TNK là một lựa chọn đáng cân nhắc cho bài toán này.

4. Những sai lầm SME cần tránh khi cắt giảm chi phí vận tải

Trong quá trình nỗ lực tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí logistics, khách hàng cần tuyệt đối tránh các tư duy sai lầm sau:

• Chỉ tập trung ép giảm giá cước vận chuyển từ đối tác mà bỏ qua việc tối ưu quy trình nội bộ.
• Chỉ nhìn vào sự biến động của chi phí nhiên liệu mà phớt lờ chi phí bảo dưỡng, chi phí thời gian chờ.
• Trì hoãn lịch bảo dưỡng định kỳ để tiết kiệm dòng tiền ngắn hạn.
• Chỉ nhìn vào doanh thu chung của cả đội xe mà không đo lường hiệu quả trên từng đầu phương tiện.
• Lựa chọn các phần mềm quá phức tạp, cồng kềnh, không bám sát nghiệp vụ và quy trình thực tế của doanh nghiệp.

5. Phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK hỗ trợ SME kiểm soát chi phí vận tải như thế nào?

Phần mềm vận tải PMVT của TNK là hệ thống quản lý chuyên sâu, được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp vận tải hàng hóa, doanh nghiệp sản xuất có đội xe vận chuyển và liên doanh vận tải. Giải pháp bao gồm đầy đủ các phân hệ: quản lý hồ sơ xe – tài xế, điều phối xe container và xe tổng hợp, quản lý xăng dầu, kỹ thuật, kế toán thu chi – công nợ, tính lương tài xế và thống kê doanh thu – lợi nhuận theo từng xe, từng chủ hàng.

Đối với SME, khách hàng không nhất thiết phải triển khai toàn bộ hệ thống ngay từ đầu. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chọn các module gây thất thoát lớn để áp dụng trước, sau đó mở rộng dần. Các lợi ích thực tế bao gồm:

• Kiểm soát chi phí theo từng chuyến xe: Phần mềm quản lý vận tải PMVT quản lý chi phí riêng rẽ theo từng lệnh điều xe. Hệ thống cho phép cập nhật các khoản thu – chi phát sinh trong chuyến, đính kèm hình ảnh hóa đơn, chứng từ. Từ đó, doanh nghiệp theo dõi được lợi nhuận thực tế còn lại của từng chuyến, tự động xuất báo cáo doanh thu theo xe, theo chủ hàng thay vì cặm cụi tổng hợp cuối tháng.
• Kiểm soát nhiên liệu: Giải pháp hỗ trợ quản lý kho dầu, nhập – xuất – tồn, thống kê chi phí hao dầu theo từng xe, từng tài xế. Việc kết hợp đối chiếu kilomet GPS với định mức nhiên liệu giúp kiểm soát mức tiêu hao thực tế, tự động phát cảnh báo khi có sự chênh lệch bất thường.
• Kiểm soát chi phí kỹ thuật, sửa chữa đội xe: Quản lý toàn bộ lịch sử sửa chữa, chi phí bảo dưỡng, quản lý vỏ xe, kho phụ tùng – vật tư. Hệ thống cung cấp bảng theo dõi các xe sắp đến hạn và tự động nhắc hạn kỹ thuật (bảo hiểm, kiểm định, bảo dưỡng, thay nhớt…) giúp doanh nghiệp chủ động bảo trì, giảm thiểu rủi ro nằm đường.
• Tối ưu điều phối và giảm chi phí vận hành: Quản lý tập trung lệnh vận chuyển đối với cả xe container và xe tổng hợp. Tài xế nhận lệnh, cập nhật tình trạng chuyến đi, chi phí và hình ảnh chứng từ trực tiếp trên PMVT App. Dữ liệu lập tức đồng bộ về trung tâm, tối ưu hóa quy trình giao việc.
• Theo dõi hiệu quả khai thác đội xe: Dựa trên các báo cáo tự động về doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe/chủ hàng, nhà quản trị có cái nhìn toàn cảnh, đánh giá đúng hiệu quả vận hành bằng dữ liệu thực thay vì doanh thu tổng ảo.

Đặc biệt, TNK hỗ trợ doanh nghiệp dùng thử miễn phí 14 ngày với đầy đủ các tính năng, giúp khách hàng có cơ hội trải nghiệm thực tế hiệu quả quản trị trước khi đưa ra quyết định triển khai. Đồng thời, TNK còn cung cấp gói miễn phí trọn đời áp dụng cho các nghiệp vụ quản lý thông tin và điều xe cơ bản dành riêng cho các doanh nghiệp sở hữu dưới 5 xe.

Để nhận tư vấn chi tiết về lộ trình số hóa đội xe và kích hoạt tài khoản sử dụng, khách hàng vui lòng liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220.

6. Câu hỏi thường gặp về tối ưu chi phí vận tải cho SME

Trong quá trình tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm chi phí logistics và chuyển đổi mô hình quản trị, các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp phải những băn khoăn nhất định về cách thức bắt đầu và tính hiệu quả của các công cụ số. Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất khi triển khai chiến lược cắt giảm chi phí:

6.1. SME nên bắt đầu tối ưu chi phí vận tải từ khoản nào?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc kiểm soát nhiên liệu và loại bỏ tình trạng xe chạy rỗng. Đây là hai yếu tố tiêu tốn nhiều chi phí nhất nhưng lại có thể cải thiện nhanh chóng nếu có phương pháp đo lường minh bạch.

6.2. Làm thế nào để tính chi phí vận tải trên từng chuyến xe?

Khách hàng cần ghi nhận chi tiết: chi phí cố định phân bổ theo ngày, chi phí dầu dựa trên số km chuyến, chi phí cầu đường/BOT, lương/phụ cấp tài xế chuyến đó và các khoản phát sinh. Mọi dữ liệu này sẽ được tự động tính toán chính xác nếu doanh nghiệp sử dụng Phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK.

6.3. Excel có đủ để quản lý chi phí vận tải không?

Không. Excel chỉ đủ đáp ứng cho các doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ (1-2 xe) với tần suất chuyến ít. Khi dữ liệu tăng, Excel không thể cảnh báo tự động, khó liên kết giữa các phòng ban (kế toán, điều phối) và dễ xảy ra sai sót khi tính toán.

6.4. Doanh nghiệp bao nhiêu xe nên sử dụng phần mềm vận tải?

Chỉ cần sở hữu từ 3-5 xe, doanh nghiệp đã nên áp dụng công nghệ để chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu. TNK hiện có chính sách hỗ trợ gói miễn phí trọn đời (áp dụng các tính năng cơ bản) cho doanh nghiệp quy mô dưới 5 xe, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận công nghệ.

Quản trị chi phí hiệu quả không phải là cắt giảm ngân sách một cách mù quáng, mà là đầu tư vào sự minh bạch, đo lường chính xác và chuẩn hóa quy trình. Việc ứng dụng công nghệ để tối ưu chi phí vận tải cho doanh nghiệp sme là xu hướng tất yếu giúp các đơn vị vận tải nâng cao năng lực cạnh tranh. Để tìm hiểu chi tiết về quản lý chi phí đội xe sme bằng phương pháp số hóa và đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý vận tải PMVT miễn phí, khách hàng vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của TNK để được tư vấn lộ trình triển khai phù hợp.

Thông tin liên hệ TNK: 

• Hotline hỗ trợ: 0978 700 220
• Email: hotro@tnk.com.vn
• Thời gian làm việc: 8:00AM – 5:00PM
• Website chính thức: https://tnk.com.vn/