Quy trình điều phối vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp

Làm thế nào để xây dựng một quy trình điều phối vận tải trơn tru, hạn chế xe chạy rỗng và đảm bảo hàng hóa đến tay khách đúng hẹn luôn là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này, TNK sẽ phân tích chi tiết các bước trong quy trình điều phối xe tải cũng như gợi ý cách điều phối xe hiệu quả, giúp khách hàng tối ưu hóa vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất quản lý đội xe.

1. Điều phối vận tải là gì?

Điều phối vận tải là quá trình tiếp nhận yêu cầu vận chuyển, lên kế hoạch, sắp xếp phương tiện và tài xế, theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh để hoàn thành chuyến đi theo đúng yêu cầu. Quy trình điều phối vận tải không chỉ dừng lại ở việc phân xe, phân tài xế mà còn bao gồm các công việc quản lý trước, trong và sau mỗi chuyến hàng. Khi có quy trình điều phối đội xe rõ ràng, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi phí, thời gian vận chuyển và chất lượng dịch vụ.

2. Quy trình điều phối vận tải gồm những bước nào?

Một quy trình điều phối vận tải chuẩn chỉnh thường gồm 7 bước cơ bản, từ tiếp nhận yêu cầu vận chuyển, sắp xếp xe và tài xế đến theo dõi chuyến hàng, xử lý phát sinh và đối soát chi phí sau khi giao hàng.

2.1. Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu vận chuyển

Đây là bước xác định đầu vào của chuyến đi. Điều phối viên cần kiểm tra đầy đủ các thông tin như điểm lấy hàng, điểm giao, thời gian, loại hàng, khối lượng, tải trọng, loại xe, người liên hệ và các yêu cầu đặc biệt khác. Việc nắm rõ thông tin từ đầu giúp quy trình điều phối xe tải diễn ra thuận lợi hơn.

2.2. Bước 2. Kiểm tra phương tiện và tài xế khả dụng

Tiếp theo, cần kiểm tra trạng thái xe, vị trí hiện tại, tải trọng, loại phương tiện, lịch xe, tình trạng kỹ thuật và khả năng làm việc của tài xế. Không phải xe nào ở gần điểm lấy hàng nhất cũng là xe phù hợp để nhận chuyến. Nhân viên điều phối cần xem xét cả tải trọng, lịch trình đang thực hiện và các chuyến đã được phân công tiếp theo để lựa chọn xe phù hợp, tránh trùng lịch hoặc ảnh hưởng đến những đơn hàng khác.

2.3. Bước 3. Lập kế hoạch vận chuyển và lựa chọn phương án điều xe

Ở bước này, nhân viên điều phối cần lên kế hoạch cụ thể cho từng chuyến hàng. Các thông tin cần xác định bao gồm:

• Phương tiện vận chuyển: Lựa chọn xe phù hợp với loại hàng, khối lượng và yêu cầu của đơn hàng.
• Tài xế phụ trách: Phân công tài xế dựa trên lịch làm việc và khả năng nhận chuyến.
• Tuyến đường vận chuyển: Xác định tuyến đường từ điểm lấy hàng đến điểm giao hàng.
• Thời gian vận chuyển: Dự kiến thời gian xuất phát và thời gian xe đến nơi (ETA).
• Điểm bốc dỡ hàng: Xác định vị trí và thời gian lấy hàng, giao hàng.
• Phí cầu đường: Dự tính các khoản phí BOT và chi phí đi đường có thể phát sinh.
• Khả năng ghép chuyến: Xem xét kết hợp các đơn hàng có cùng tuyến hoặc gần nhau nếu phù hợp.
• Hàng chiều về: Kiểm tra khả năng nhận thêm hàng ở chiều về để hạn chế xe chạy rỗng.

Tuyến đường ngắn nhất chưa chắc đã tiết kiệm chi phí nhất. Để có cách điều phối xe hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc thêm tình trạng giao thông, thời gian chờ bốc dỡ, chi phí vận chuyển và lịch chạy của từng xe trước khi quyết định.

2.4. Bước 4. Phân công tài xế và phát lệnh điều xe

Sau khi chốt kế hoạch, nhân viên điều phối tiến hành phân công tài xế và gửi lệnh điều xe. Mỗi lệnh cần ghi rõ mã chuyến, biển số xe, tài xế phụ trách, điểm lấy hàng, điểm giao hàng, thời gian vận chuyển, thông tin hàng hóa, người liên hệ và các lưu ý cần thiết.

Trong quy trình điều phối xe vận tải, thông tin chuyến hàng cần được cập nhật thống nhất để nhân viên điều phối và tài xế cùng nắm được kế hoạch. Nếu có thay đổi qua điện thoại hoặc Zalo, người phụ trách cũng cần cập nhật lại thông tin quản lý để tránh nhầm lẫn khi thực hiện chuyến.

2.5. Bước 5. Theo dõi hành trình và tiến độ giao hàng

Khi tài xế bắt đầu thực hiện chuyến, nhân viên điều phối cần theo dõi tiến độ vận chuyển theo từng giai đoạn, từ lúc tài xế nhận lệnh, đến điểm lấy hàng, nhận hàng, bắt đầu vận chuyển, đến điểm giao và hoàn tất giao hàng.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra thời gian dự kiến đến nơi (ETA), thời gian chờ bốc dỡ, tình trạng giao nhận và các trường hợp xe chạy sai tuyến hoặc chậm so với lịch trình. Việc theo dõi thường xuyên giúp nhân viên điều phối biết được chuyến hàng đang thực hiện đến đâu, phát hiện sớm nguy cơ giao hàng trễ và kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

2.6. Bước 6. Xử lý sự cố và điều chỉnh kế hoạch

Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể gặp những tình huống như xe hỏng giữa đường, ùn tắc giao thông, tài xế gặp sự cố, khách hàng thay đổi thời gian nhận hàng hoặc điểm giao chưa sẵn sàng bốc dỡ. Khi có vấn đề phát sinh, nhân viên điều phối cần xác định nguyên nhân, kiểm tra mức độ ảnh hưởng đến chuyến hàng và lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Sau đó, cần thông báo cho tài xế, khách hàng hoặc các bộ phận liên quan và cập nhật lại kế hoạch vận chuyển.

Để việc xử lý không bị bỏ sót, nhân viên điều phối nên thực hiện lần lượt các công việc gồm phát hiện sự cố, đánh giá mức độ ảnh hưởng, lựa chọn phương án giải quyết, thông báo cho các bên liên quan và cập nhật kế hoạch mới.

2.7. Bước 7. Hoàn tất giao hàng, chứng từ và đối soát chuyến

Sau khi giao hàng, tài xế cần cập nhật tình trạng hoàn thành chuyến và bàn giao chứng từ giao nhận (POD). Nhân viên phụ trách tiếp tục kiểm tra các thông tin như số km thực tế, lượng nhiên liệu đã sử dụng, phí BOT, phí cầu đường và những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển. Các thông tin này cần được ghi nhận đầy đủ để bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ, kiểm tra chi phí và tổng hợp báo cáo theo từng chuyến xe.

Trong quy trình điều phối đội xe, việc giao hàng xong chưa có nghĩa là đã hoàn tất toàn bộ công việc. Chuyến vận chuyển chỉ nên được kết thúc khi doanh nghiệp đã cập nhật đầy đủ chứng từ và dữ liệu cần thiết để đối soát.

3. Cách điều phối xe hiệu quả trong thực tế

Để thực hiện quy trình điều phối vận tải hiệu quả, doanh nghiệp cần sắp xếp xe hợp lý, theo dõi sát lịch trình và có phương án xử lý khi phát sinh sự cố. Dưới đây là 5 cách điều phối xe hiệu quả có thể áp dụng trong thực tế:

1. Phân xe dựa trên nhiều yếu tố: Khi phân công xe, cần xem xét tải trọng, loại hàng, lịch chạy và vị trí hiện tại của phương tiện thay vì chỉ ưu tiên xe ở gần điểm lấy hàng nhất.
2. Sắp xếp hàng cho cả chiều đi và chiều về: Chủ động tìm đơn hàng phù hợp cho chuyến về hoặc kết hợp các đơn hàng cùng tuyến để hạn chế xe chạy rỗng và tiết kiệm chi phí vận chuyển.
3. Lên kế hoạch vận chuyển trước mỗi chuyến: Xác nhận thời gian lấy hàng, giao hàng và lịch bốc dỡ tại kho, cảng để hạn chế tình trạng xe phải chờ lâu hoặc đến không đúng lịch hẹn.
4. Thống nhất cách cập nhật tình trạng chuyến hàng: Hướng dẫn tài xế cập nhật thông tin khi nhận lệnh, lấy hàng, đang vận chuyển và hoàn tất giao hàng để nhân viên điều phối dễ dàng theo dõi tiến độ.
5. Chuẩn bị phương án xử lý khi có sự cố: Dự kiến cách giải quyết các trường hợp như xe hỏng, tắc đường hoặc thay đổi lịch giao nhận để kịp thời điều chỉnh xe, tài xế và thông báo cho khách hàng khi cần thiết.

4. Những sai lầm thường gặp trong quy trình điều phối xe

Trong quá trình thực hiện quy trình điều phối vận tải, doanh nghiệp có thể gặp một số vấn đề như phân xe chưa phù hợp, thiếu thông tin chuyến hàng hoặc chậm xử lý khi có sự cố. Dưới đây là những sai lầm thường gặp và cách khắc phục để việc điều phối xe thuận lợi hơn.

Sai lầm	Hệ quả	Cách khắc phục
Phân xe chủ yếu dựa vào kinh nghiệm	Có thể bỏ qua những xe phù hợp hơn, khiến việc sắp xếp chuyến chưa hiệu quả.	Kết hợp kinh nghiệm với dữ liệu về xe, tài xế và lịch trình để phân công phù hợp.
Chỉ ưu tiên xe gần điểm lấy hàng nhất	Xe được chọn có thể không đủ tải trọng, không phù hợp với loại hàng hoặc bị trùng lịch chạy.	Kiểm tra tải trọng, loại xe, lịch trình hiện tại và các chuyến tiếp theo trước khi phân xe.
Điều xe qua nhiều kênh như Zalo, điện thoại	Thông tin chuyến hàng dễ bị thiếu hoặc không thống nhất, gây khó khăn khi cần kiểm tra lại.	Quản lý thông tin chuyến hàng tại một nơi và cập nhật đầy đủ khi có thay đổi.
Không cập nhật tình trạng chuyến hàng	Nhân viên điều phối khó nắm được tiến độ giao hàng và phát hiện chậm trễ.	Yêu cầu tài xế cập nhật tình trạng chuyến sau mỗi giai đoạn lấy hàng, vận chuyển và giao hàng.
Không chuẩn bị phương án dự phòng	Khi xe hỏng, tắc đường hoặc thay đổi lịch giao hàng, nhân viên điều phối mất thêm thời gian tìm cách xử lý.	Chuẩn bị trước phương án thay xe, đổi tài xế hoặc điều chỉnh lịch trình cho các tình huống thường gặp.
Không kiểm tra và đối soát sau chuyến	Dễ bỏ sót chứng từ, chi phí phát sinh hoặc ghi nhận sai số liệu doanh thu, chi phí.	Kiểm tra chứng từ giao nhận, nhiên liệu, phí cầu đường và các khoản phát sinh sau khi hoàn thành chuyến.

5. Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm để quản lý điều phối vận tải?

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc quản lý quy trình điều phối vận tải bằng Excel, điện thoại hoặc Zalo có thể mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót thông tin. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý vận tải khi gặp những tình trạng sau:

• Khó kiểm tra xe nào đang rảnh, xe nào đang thực hiện chuyến hoặc có thể nhận thêm đơn hàng.
• Vẫn sử dụng Excel, điện thoại và Zalo để phân xe, giao việc và cập nhật lịch trình vận chuyển.
• Phải liên hệ trực tiếp với tài xế mỗi khi cần kiểm tra tiến độ giao hàng.
• Nhiều nhân viên cùng điều phối nhưng thông tin chuyến hàng không được cập nhật thống nhất.
• Chứng từ giao nhận (POD) được gửi về chậm, ảnh hưởng đến việc đối soát và thanh toán.
• Phải đợi đến cuối kỳ mới tổng hợp được chi phí vận chuyển và kết quả kinh doanh của từng chuyến xe.

Để hỗ trợ điều phối xe hiệu quả, phần mềm cần giúp doanh nghiệp quản lý tập trung thông tin chuyến hàng, phương tiện, tài xế và các khoản chi phí liên quan. Nhân viên điều phối có thể kiểm tra lịch xe, phân công chuyến, theo dõi tiến độ giao hàng và cập nhật những thay đổi mà không phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Phần mềm vận tải PMVT của TNK là giải pháp quản lý vận tải chuyên sâu, được thiết kế để đáp ứng phần lớn nghiệp vụ vận hành của doanh nghiệp vận tải hàng hóa và vận tải container. Phần mềm không chỉ hỗ trợ phân xe, giao việc cho tài xế mà còn kết hợp các công việc quản lý liên quan trên cùng một hệ thống.

Các nhóm tính năng chính của phần mềm bao gồm:

• Quản lý điều phối xe: Hỗ trợ điều xe container và xe vận tải tổng hợp, tạo lệnh vận chuyển, phân công tài xế và theo dõi tình trạng chuyến hàng.
• Quản lý phương tiện và tài xế: Lưu trữ thông tin xe, tài xế và các hồ sơ liên quan để thuận tiện tra cứu khi cần.
• Quản lý kế toán, thu chi và công nợ: Ghi nhận các khoản thu chi, theo dõi công nợ và chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển.
• Quản lý kỹ thuật và vật tư: Theo dõi lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm, chi phí sửa chữa, lịch sử sửa xe và kho phụ tùng, vật tư.
• Quản lý xăng dầu: Theo dõi lượng nhiên liệu cấp phát, tình hình nhập, xuất, tồn dầu và chi phí nhiên liệu theo từng xe.
• Tính lương tài xế và xuất bảng kê: Hỗ trợ tính lương tài xế và tổng hợp bảng kê vận chuyển theo từng khách hàng.
• Thống kê doanh thu, lợi nhuận: Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, từng chủ hàng để doanh nghiệp kiểm tra kết quả kinh doanh.

Trong quá trình sử dụng, nhân viên điều phối tạo đơn hàng và phát lệnh điều xe trực tiếp trên phần mềm. Tài xế nhận thông tin chuyến qua ứng dụng điện thoại, thực hiện vận chuyển và chụp ảnh chứng từ giao nhận (POD) gửi về sau khi giao hàng. Dữ liệu được đồng bộ lên hệ thống để bộ phận quản lý theo dõi tiến độ, kiểm tra chứng từ và tổng hợp báo cáo.

Nhờ tập trung thông tin điều phối, tài xế, chi phí và báo cáo trên cùng một hệ thống, phần mềm vận tải PMVT của TNK giúp doanh nghiệp hạn chế việc quản lý rời rạc qua nhiều công cụ, giảm thời gian tra cứu thông tin và thuận tiện hơn khi kiểm soát hoạt động vận chuyển.

Phần mềm vận tải của TNK phù hợp với doanh nghiệp vận tải hàng hóa, công ty logistics và doanh nghiệp sản xuất có đội xe vận chuyển riêng. TNK hiện có chính sách dùng thử miễn phí 14 ngày để khách hàng trải nghiệm các tính năng trước khi triển khai. Ngoài ra, doanh nghiệp có đội xe dưới 5 xe có thể tham khảo gói miễn phí trọn đời với các tính năng quản lý thông tin cơ bản và điều xe cơ bản.

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình điều phối vận tải

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quy trình điều phối vận tải, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách tổ chức, phân công xe và tài xế cũng như những vấn đề cần lưu ý khi điều phối hoạt động vận chuyển.

6.1. Làm thế nào để điều phối nhiều xe cùng lúc hiệu quả?

Để điều phối nhiều xe cùng lúc, doanh nghiệp cần nắm rõ lịch chạy, vị trí và tình trạng hoạt động của từng xe. Có thể sử dụng phần mềm quản lý vận tải để theo dõi các thông tin này trên cùng một hệ thống, giúp nhân viên điều phối dễ dàng phân công chuyến mới, tránh trùng lịch và hạn chế bỏ sót đơn hàng.

6.2. Làm thế nào để hạn chế xe chạy rỗng?

Doanh nghiệp nên lên kế hoạch vận chuyển cho cả chiều đi và chiều về, chủ động tìm đơn hàng chiều về hoặc ghép các đơn hàng có cùng tuyến đường. Khi sắp xếp chuyến, cần xem xét thêm tải trọng, vị trí giao hàng và thời gian nhận hàng để hạn chế quãng đường xe chạy không có hàng.

6.3. Điều phối xe bằng Excel có phù hợp không?

Excel phù hợp với doanh nghiệp có ít xe, số chuyến không nhiều và lịch vận chuyển đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng xe và đơn hàng tăng lên, việc quản lý bằng Excel có thể mất nhiều thời gian cập nhật, khó theo dõi tiến độ và dễ xảy ra sai sót khi nhiều nhân viên cùng điều phối.

6.4. Phần mềm điều phối vận tải cần có những tính năng nào?

Phần mềm điều phối vận tải nên có các tính năng như quản lý xe và tài xế, lập kế hoạch vận chuyển, phân công chuyến, theo dõi hành trình và cập nhật tình trạng giao hàng. Ngoài ra, các tính năng quản lý nhiên liệu, chi phí vận chuyển, chứng từ giao nhận và báo cáo cũng giúp doanh nghiệp theo dõi quy trình điều phối vận tải thuận tiện hơn.

Một quy trình điều phối vận tải bài bản là chìa khóa để nâng cao hiệu suất, giảm thiểu chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Việc nắm rõ các bước trong quy trình điều phối xe vận tải cũng như cách điều phối xe hiệu quả sẽ giúp khách hàng chủ động hơn trong mọi tình huống. Nếu khách hàng đang tìm kiếm một giải pháp để chuẩn hóa quy trình điều phối xe tải và quản lý đội xe chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trải nghiệm phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.