Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý xe ô tô công ty theo một quy chế cụ thể được xem là phương án tối ưu giúp công ty đảm bảo an toàn, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam.
Quy chế quản lý xe ô tô công ty được thiết lập để cung cấp hướng dẫn và quy định cụ thể về việc sử dụng, bảo dưỡng và bảo vệ tài sản ô tô của công ty.
Hãy cùng TNK tìm hiểu và khám phá các chi tiết về quy chế này và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu về quy chế quản lý xe ô tô công ty
Quy chế quản lý xe ô tô công ty là gì?
Quy chế quản lý xe ô tô công ty là tổng hợp các quy định, nguyên tắc được thiết lập để quản lý, điều hành việc sử dụng các xe ô tô trong một tổ chức, doanh nghiệp vận tải. Mục tiêu chính của quy chế này là đảm bảo rằng việc sử dụng và vận hành các phương tiện di chuyển này, được thực hiện một cách an toàn và đúng quy định pháp luật giao thông.
Quy chế quản lý xe ô tô công ty giúp tối ưu hóa việc sử dụng xe ô tô, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất làm việc. Các văn bản quy chế này áp dụng cho tất cả các nhân viên, bộ phận và đơn vị sử dụng xe ô tô trong công ty, và cả những người được giao nhiệm vụ quản lý xe.
Tích hợp quy chế quản lý xe ô tô công ty vào phần mềm vận tải
Các doanh nghiệp vận tải mong muốn các phương tiện được quản lý hiệu quả, bắt buộc họ phải đưa ra các quy chế và nguyên tắc sử dụng xe ô tô của công ty. Việc tích hợp và áp dụng quy chế này vào phần mềm vận tải là rất quan trọng. Dưới đây là một số quy chế quản lý xe ô tô công ty có thể tích hợp:
- Quản lý hiệu quả lịch trình lái xe giúp công ty xác định được: người sử dụng phương tiện của doanh nghiệp nghiêm túc tuân thủ quy chế trong thời gian nghỉ phép, giờ làm việc theo quy định.
- Người quản lý công ty có thể xác định được vị trí và theo dõi các chỉ số về hiệu suất lái xe như tốc độ, lưu lượng nhiên liệu tiêu thụ và thói quen lái xe của tài xế. Từ đó, công ty lên kế hoạch tiết kiệm nhiên liệu khi gộp chung những người cùng chuyến đi.
- Phần mềm vận tải có thể theo dõi và đưa ra thông báo khi xe có các lịch trình bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo an toàn và hiệu suất khi vận hành.
Các quy chế quản lý xe ô tô công ty
Sử dụng xe ô tô phù hợp quy chế quản lý xe ô tô công ty
Chủ doanh nghiệp sau khi phân công nhiệm vụ quản lý cho người quản lý, người này phải nắm được quy trình sử dụng gara ô tô công ty để giao việc cho nhân viên. Những nhiệm vụ bắt buộc mà người được giao nhiệm vụ quản lý phải biết: đảm bảo người dùng xe công ty phục vụ cho mục đích làm việc, không liên quan đến vấn đề cá nhân, lập lịch trình sử dụng xe hợp lý đảm bảo tiết kiệm chi phí nhiên liệu; phân công tài xế đảm bảo đồng bộ các vấn đề lái xe.
Những kế hoạch này phải đưa lên cấp trên, và được duyệt qua xác nhận sử dụng. Nếu có vấn đề phát sinh như cần thêm số lượng xe để phục vụ công tác cho những nhân viên trong công ty, người quản lý này nhanh chóng báo cáo kịp thời để chủ doanh nghiệp sớm đưa ra kế hoạch dự phòng (thuê thêm xe ngoài).
Bảo vệ tài sản xe ô tô công ty
Toàn thể nhân viên trong công ty đều có trách nhiệm quản lý và bảo vệ khi xe ở đang vận hành và ở bãi xe. Quản lý tài sản xe ô tô bao gồm các trang thiết bị phương tiện và kể cả các loại giấy tờ có liên quan đến xe như kiểm định, quản lý giấy phép. Chủ công ty phân công người chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục như bảo hiểm, giấy ưu tiên (nếu có).
Tài xế và người đi công tác phải bảo quản tài sản đúng theo quy chế quản lý xe ô tô công ty một cách tốt nhất có thể. Cụ thể, người lái xe cần giữ gìn vệ sinh trong xe sạch sẽ, quản lý và sử dụng xe theo đúng quy trình. Người quản lý được phân công hàng ngày phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật của xe đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người và tài sản khi tham gia giao thông. Ngoài ra, nhân viên sau khi đi công tác, không được để lại tài sản trong xe để hạn chế việc mất cắp xe.
Bảo dưỡng và kiểm tra xe theo đúng quy chế công ty
Công ty vận tải thường xuyên đánh giá tình trạng xe sau mỗi lần sử dụng, ghi chép vào sổ và lên lịch trình sửa chữa và bảo dưỡng hợp lý, đảm bảo cho việc vận hành xe không bị ảnh hưởng. Những báo cáo này phải được chủ công ty xét duyệt và đưa ra phương án hợp lý.
Khi gặp sự cố xe khi đang di chuyển trên đường, tài xế kịp thời sửa chữa khắc phục tạm thời, sau đó báo cáo lại tình hình cho người quản lý hoặc chủ công ty để biết được xe nên thay thế phụ tùng hay đi bảo dưỡng ở trung tâm xe.
Tài xế ô tô trong công ty đồng thời thực hiện các nhiệm vụ sau: Thực hiện ghi chép và báo cáo đầy đủ các thông tin về tình trạng kỹ thuật, sự cố hư hỏng vào sổ theo dõi tình trạng hoạt động của xe ô tô; người lái xe cần chủ động báo cáo về việc xe có cần thay dầu nhớt động cơ, bảo dưỡng xe khi cần thiết và khi cần thợ kỹ thuật bảo hành xe.
Đào tạo năng lực cho nhân viên
Người quản lý đề xuất cấp trên về việc hướng dẫn nhân viên và người lái xe có kinh nghiệm xử lý khi có sự cố trên đường công tác. Những công việc cụ thể: Hướng dẫn sơ lược về kết cấu xe, những tình huống khẩn cấp, đào tạo chuyên sâu cho người lái xe về kỹ năng lái xe an toàn.
Toàn thể nhân lực trong công ty phải chủ động tìm hiểu về quy chế giao thông, và quy định vận hành của công ty. Chủ doanh nghiệp thường xuyên triển khai các buổi tập huấn định kỳ để cập nhật kiến thức mới và cải thiện kỹ năng lái xe của nhân viên lái xe.
Thường xuyên theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng phương tiện
Thực hiện việc theo dõi và ghi nhận các hoạt động vận chuyển, thời gian di chuyển, điều kiện lái xe, chi phí sử dụng xe; hiệu suất lái xe, tiêu thụ nhiên liệu, và tình trạng bảo dưỡng của các xe ô tô khi tham gia giao thông. Người quản lý và tài xế chủ động báo cáo lộ trình di chuyển và số lượng nhân viên đi công tác, đảm bảo việc sử dụng xe đúng thời gian yêu cầu trong kế hoạch sử dụng xe ô tô.
Định mức hao hụt nhiên liệu là cơ sở cho phương án quản lý, cung cấp nhiên liệu cho xe ô tô.
Căn cứ định mức thực tế, chủ công ty xem xét tình trạng kỹ thuật của xe ô tô và sự tăng, giảm số lượng cho xe ô tô. Chủ doanh nghiệp vận tải có thể tham khảo các tiêu chuẩn của định mức tiêu hao nhiên liệu của cơ quan hành chính nhà nước, ví dụ như Quyết định 1347/QĐ-CHK được ban hành về quy chế quản lý xe ô tô của cơ quan hàng không Việt Nam.
Theo dõi và báo cáo đúng kế hoạch triển khai sử dụng xe công ty, đúng tiêu chuẩn, tuân thủ các quy định pháp luật đảm bảo an toàn cho người và phương tiện theo quy định của pháp luật về giao thông đường bộ, chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý xe ô tô phù hợp với thực tiễn và mục đích sử dụng của công ty.
Lợi ích của việc tích hợp quy chế quản lý xe ô tô công ty vào phần mềm vận tải
Giảm thiểu rủi ro tai nạn
Quy chế quản lý xe ô tô công ty giúp đảm bảo rằng các phương tiện được bảo trì định kỳ và đạt chuẩn an toàn. Chủ doanh nghiệp phân công cho nhân viên theo dõi và đánh giá hiệu suất lái xe hàng ngày. Những vấn đề về xe phải được báo cáo rõ ràng và đưa lên cho cấp trên xét duyệt và giải quyết các vấn đề liên quan đến lái xe không hiệu quả, tiêu thụ lượng nhiên liệu lớn, hoặc vi phạm quy chế giao thông.
Công ty có thể tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động bằng việc thực thi đúng theo quy chế này. Để có được những lợi ích trên, người lái xe và nhân viên đều thắt dây an toàn và áp dụng thiết bị an toàn khi cần thiết và chủ động báo cáo khi có sự cố. Qua đó, công ty có thể hạn chế được nguy cơ tai nạn giao thông và đảm bảo an toàn cho lái xe và hành khách.
Hạn chế rủi ro pháp lý khi lái xe
Một trong những lợi ích khi kết hợp sử dụng phần mềm vận tải trong quy chế quản lý ô tô công ty đó là giảm thiệt hại, chi phí phạt hành chính pháp lý. Khi phương tiện di chuyển, đòi hỏi tài xế luôn trang bị các giấy tờ pháp lý và luôn chủ động quan sát các xe di chuyển, các biển báo bên cạnh tuyến đường.
Phần mềm là công cụ hỗ trợ khi đưa ra chức năng hiển thị cảnh báo những tuyến đường đông đúc, kẹt xe, đường xấu hiểm trở, đường gấp khúc… Tài xế biết trước được quãng đường sắp đi, từ đó người lái xe biết cần chuẩn bị những gì đi chuyến đi được an toàn và đúng theo quy định pháp luật giao thông đường bộ. Chủ doanh nghiệp cũng tạo điều kiện hướng dẫn các tài xế ứng dụng phần mềm để hoạt động vận tải công ty được hoạt động tối ưu nhất.
Hiệu ứng tích cực từ phía khách hàng
Việc toàn thể nhân sự tuân thủ các quy chế quản lý xe ô tô công ty không chỉ tạo ra một hình ảnh tích cực về công ty trong mắt đối tác mà còn tạo nên sự uy tín và lòng tin của công ty đối với khách hàng. Để tạo nên giá trị thương hiệu, người chủ công ty có chiến lược quản lý xe ô tô hiệu quả giúp nhân viên thấy được sự hữu ích và tiện lợi khi áp dụng quy chế này. Đồng thời chủ công ty có thể sở hữu năng lực nhân sự nghiêm túc, tài năng, tận tụy.
Quy chế quản lý xe ô tô công ty nhằm đảm bảo việc sử dụng xe ô tô an toàn, hiệu quả, tiết kiệm, góp phần bảo vệ tài sản của công ty và đảm bảo an toàn giao thông. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hoạt động sử dụng xe và đảm bảo xe luôn được sử dụng đúng cách, kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng xe, hạn chế vi phạm và lãng phí, giảm thiểu chi phí và bảo vệ môi trường.
Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả thực thi quy chế, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty, đồng thời sử dụng thêm các phần mềm vận tải, phần mềm quản lý nhà xe và thực hiện việc giám sát theo như quy chế.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
– Yêu cầu giữ gìn và bảo vệ tài sản xe ô tô công ty.
– Bảo dưỡng và kiểm tra xe theo đúng quy chế công ty.
– Liên tục có những buổi đào tạo năng lực cho nhân viên.
– Thường xuyên theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng phương tiện.
– Hạn chế rủi ro pháp lý khi lái xe: hiển thị cảnh báo những tuyến đường đông đúc, kẹt xe, đường xấu hiểm trở, đường gấp khúc…
– Hiệu ứng tích cực từ phía khách hàng: việc toàn thể công ty áp dụng nghiêm túc các quy chế tạo ra hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng và đối tác.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
