Cách quản lý lộ trình xe hiệu quả cho doanh nghiệp vận tải

Cách quản lý lộ trình xe hiệu quả là lập kế hoạch tuyến đường, theo dõi hành trình thực tế và đối soát chi phí sau mỗi chuyến. Trong bài viết này, TNK sẽ hướng dẫn cho doanh nghiệp quy trình quản lý lộ trình xe qua 5 bước, từ điều phối xe, giám sát GPS đến kiểm tra nhiên liệu và chi phí, giúp kiểm soát lịch trình và tiến độ giao hàng tốt hơn.

1. Quản lý lộ trình xe là gì?

Quản lý lộ trình xe là quá trình lập kế hoạch tuyến đường, điều phối xe, theo dõi hành trình thực tế và đối soát quãng đường, nhiên liệu, chi phí sau mỗi chuyến. Việc quản lý cần kết hợp thông tin từ kế hoạch ban đầu đến quá trình vận chuyển thực tế để doanh nghiệp dễ kiểm tra và kiểm soát hoạt động của đội xe.

Khác với định vị xe chỉ cung cấp thông tin về vị trí và hành trình di chuyển, quản lý lộ trình xe còn giúp doanh nghiệp đối chiếu tuyến đường dự kiến với thực tế, theo dõi tiến độ giao hàng và kiểm tra chi phí phát sinh. Nhờ đó, người quản lý có cơ sở xác định nguyên nhân khi xe đi lệch tuyến, dừng đỗ lâu hoặc phát sinh chi phí chưa hợp lý.

2. Các cách quản lý lộ trình xe phổ biến hiện nay

Tùy số lượng xe và cách tổ chức vận hành, doanh nghiệp có thể quản lý lộ trình bằng Excel, thiết bị định vị GPS hoặc phần mềm quản lý vận tải. Mỗi cách đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu theo dõi hành trình, tiến độ giao hàng và kiểm soát chi phí để lựa chọn phương án phù hợp. Dưới đây là các cách quản lý lộ trình xe phổ biển hiện nay:

2.1. Ghi chép thủ công, Excel, Zalo 

Với đội xe ít, doanh nghiệp có thể dùng Excel để ghi lại thông tin xe, tài xế, tuyến đường, giờ xuất phát và thời gian hoàn thành chuyến. Trong quá trình vận chuyển, tài xế cập nhật vị trí, tiến độ giao hàng hoặc các vấn đề phát sinh qua Zalo và điện thoại.

Cách này dễ thực hiện, không tốn nhiều chi phí ban đầu và phù hợp khi số lượng xe, chuyến hàng chưa nhiều. Tuy nhiên, thông tin thường nằm ở nhiều nơi, phụ thuộc vào việc tài xế cập nhật đầy đủ và đúng lúc. Khi số chuyến tăng, người quản lý sẽ mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu và khó theo dõi hành trình liên tục.

2.2. Dùng thiết bị định vị GPS và app theo dõi 

Doanh nghiệp có thể sử dụng thiết bị GPS kết hợp với ứng dụng hoặc website để theo dõi hoạt động của phương tiện. Tùy hệ thống, người quản lý có thể xem vị trí hiện tại, tuyến đường đã đi, tốc độ, thời gian và địa điểm dừng đỗ của xe.

Ưu điểm của cách này là giúp người quản lý theo dõi hành trình thuận tiện hơn, xem lại lịch sử di chuyển và kiểm tra khi xe đi khác tuyến dự kiến. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng hệ thống giám sát GPS, doanh nghiệp có thể chưa quản lý được đầy đủ đơn hàng, chi phí nhiên liệu, lương tài xế và doanh thu theo từng chuyến. Khi đó, cần kết hợp thêm công cụ để theo dõi các nghiệp vụ liên quan.

2.3. Dùng phần mềm quản lý vận tải có tích hợp GPS 

Với doanh nghiệp có nhiều xe và chuyến hàng, phần mềm quản lý vận tải tích hợp GPS giúp tập trung thông tin điều phối, đơn hàng, hành trình và chi phí trên cùng hệ thống. Quy trình thường bắt đầu từ việc nhân viên điều xe tạo lệnh vận chuyển, tài xế nhận lệnh, thực hiện chuyến đi, cập nhật kết quả giao hàng rồi gửi thông tin về hệ thống để đối soát.

Cách quản lý này giúp giảm việc nhập dữ liệu nhiều lần, theo dõi tiến độ vận chuyển và tổng hợp chi phí theo xe hoặc chuyến hàng thuận tiện hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thời gian chuẩn hóa dữ liệu, thống nhất quy trình và hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần ghi nhận lịch trình cơ bản, Excel có thể đáp ứng nhu cầu ban đầu. Khi cần theo dõi vị trí xe, GPS là lựa chọn phù hợp. Còn nếu muốn kết hợp hành trình với đơn hàng và chi phí, doanh nghiệp nên cân nhắc phần mềm vận tải để quản lý lịch trình xe trên một hệ thống thống nhất.

3. Quy trình quản lý lộ trình xe vận tải theo 5 bước

Để quản lý lộ trình xe hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ 5 bước, từ lập kế hoạch, điều phối xe đến theo dõi hành trình và kiểm tra chi phí sau chuyến.

Bước 1: Lập kế hoạch tuyến đường và định mức nhiên liệu

Trước mỗi chuyến, nhân viên điều xe xác định tuyến đường, quãng đường dự kiến và thời gian giao nhận. Đồng thời, doanh nghiệp cần xây dựng định mức nhiên liệu phù hợp với từng tuyến và loại xe để có cơ sở kiểm tra mức tiêu hao thực tế.

Bước 2: Điều xe và phát lệnh vận chuyển

Sau khi chốt kế hoạch, nhân viên điều xe phân công phương tiện, tài xế và gửi lệnh vận chuyển. Thông tin cần rõ ràng về điểm nhận hàng, điểm giao hàng, thời gian thực hiện và các yêu cầu liên quan để tài xế nắm được lịch trình.

Bước 3: Theo dõi hành trình thực tế qua GPS

Trong quá trình xe di chuyển, người quản lý theo dõi vị trí, tuyến đường, quãng đường và các điểm dừng đỗ qua hệ thống GPS. Nếu hành trình thực tế khác với kế hoạch, cần kiểm tra nguyên nhân để xác định xe có thay đổi tuyến do tình hình giao thông hay phát sinh từ quá trình vận chuyển.

Bước 4: Xác nhận hoàn thành chuyến hàng

Sau khi giao hàng, tài xế gửi ảnh biên bản giao nhận hoặc chứng từ xác nhận giao hàng (POD) theo quy trình của doanh nghiệp. Thông tin này giúp xác nhận kết quả chuyến đi và làm căn cứ đối chiếu khi cần.

Bước 5: Đối soát quãng đường, nhiên liệu và chi phí

Khi chuyến xe kết thúc, doanh nghiệp đối chiếu số kilomet thực tế với kế hoạch, kiểm tra lượng nhiên liệu tiêu hao và các khoản chi phí phát sinh. Nếu có chênh lệch, nhân viên phụ trách cần kiểm tra nguyên nhân trước khi chốt số liệu. Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí theo từng chuyến và điều chỉnh kế hoạch vận hành khi cần.

4. Cách xem lộ trình xe trên hệ thống định vị GPS

Để kiểm tra xe đang ở đâu, đã đi qua những tuyến đường nào và có dừng đỗ bất thường hay không, người quản lý có thể tra cứu thông tin trên hệ thống GPS theo 4 bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống GPS: Truy cập website hoặc ứng dụng giám sát hành trình và đăng nhập bằng tài khoản được cấp.

• Bước 2: Chọn xe cần kiểm tra: Tìm biển số xe trong danh sách phương tiện để mở thông tin hành trình tương ứng.

• Bước 3: Chọn thời gian cần theo dõi: Chọn xem vị trí hiện tại nếu muốn kiểm tra xe đang di chuyển ở đâu. Nếu cần xem lại chuyến đi, hãy chọn ngày và khoảng thời gian cần tra cứu.

• Bước 4: Kiểm tra lộ trình trên bản đồ: Quan sát tuyến đường xe đã di chuyển, quãng đường, thời gian và các điểm dừng đỗ. Tùy hệ thống GPS, người quản lý có thể xem thêm tốc độ và thời gian dừng tại từng địa điểm để kiểm tra những điểm chưa phù hợp với kế hoạch.

Lưu ý: Dữ liệu hiển thị phụ thuộc vào thiết bị GPS, kết nối và tính năng của hệ thống. Để quản lý lộ trình xe hiệu quả, doanh nghiệp nên đối chiếu hành trình GPS với lệnh vận chuyển và thông tin giao nhận thực tế. Cách này giúp xác định rõ nguyên nhân khi xe đi lệch tuyến, chậm tiến độ hoặc phát sinh thời gian dừng đỗ ngoài dự kiến.

5. Những sai lầm thường gặp khi quản lý lộ trình xe

Quản lý lộ trình xe thiếu chặt chẽ có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tiến độ giao hàng, điều phối phương tiện và chi phí vận hành. Dưới đây là 4 sai lầm phổ biến cần lưu ý:

• Không lập kế hoạch lộ trình trước chuyến đi: Khi chưa xác định tuyến đường và thời gian dự kiến, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá xe có đi đúng kế hoạch hay không. Vì vậy, cần xây dựng lộ trình và thời gian dự kiến cho từng chuyến để làm cơ sở theo dõi, đối chiếu.
• Chỉ theo dõi vị trí, không kiểm tra tiến độ giao nhận: Biết xe đang ở đâu chưa đủ để xác định hàng đã được giao hay chưa. Doanh nghiệp cần kết hợp dữ liệu GPS với trạng thái vận chuyển và thông tin giao nhận để nắm sát tình hình thực tế.
• Không xác minh nguyên nhân khi lộ trình thay đổi: Xe có thể phải đổi tuyến do ùn tắc, sự cố hoặc yêu cầu phát sinh trong quá trình vận chuyển. Nếu không kiểm tra cụ thể, người quản lý dễ đánh giá sai tình hình. Do đó, cần ghi nhận lý do thay đổi và đối chiếu với kế hoạch ban đầu.
• Bỏ qua việc đánh giá sau chuyến đi: Nếu không tổng hợp dữ liệu hành trình, doanh nghiệp sẽ khó nhận diện những điểm bất hợp lý trong điều phối và chi phí vận hành. Hãy định kỳ rà soát quãng đường, thời gian di chuyển, điểm dừng và các chi phí liên quan để điều chỉnh kế hoạch cho những chuyến tiếp theo.

6. Quản lý lộ trình xe với phần mềm vận tải PMVT của TNK

Để quản lý lộ trình xe hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp theo dõi hành trình với điều phối vận chuyển, kiểm soát giao nhận và quản lý chi phí. Phần mềm vận tải PMVT của TNK hỗ trợ tập trung các nghiệp vụ này trên cùng một hệ thống.

• Điều phối xe container và xe tổng hợp: Tạo đơn hàng, phát lệnh điều xe và quản lý thông tin phương tiện, tài xế, hồ sơ xe trên một hệ thống, giúp quá trình điều phối thuận tiện hơn.
• Theo dõi hành trình qua GPS và bản đồ: Phần mềm vận tải PMVT tích hợp dữ liệu GPS và bản đồ để hỗ trợ theo dõi lộ trình xe. Khi có nhu cầu kết nối camera hành trình, cảm biến hoặc các thiết bị khác, doanh nghiệp có thể triển khai thông qua API.
• Cập nhật lệnh vận chuyển và xác nhận giao hàng qua app tài xế: Lệnh điều xe được gửi tự động đến ứng dụng của tài xế. Sau khi giao hàng, tài xế chụp ảnh POD (bằng chứng giao hàng) và gửi lên app, dữ liệu được đồng bộ về hệ thống để doanh nghiệp thuận tiện kiểm tra.
• Theo dõi chi phí và lợi nhuận theo từng xe, từng chủ hàng: Phần mềm hỗ trợ quản lý xăng dầu, cảnh báo tiêu hao bất thường, tính lương tài xế và xuất bảng kê theo khách hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, lợi nhuận theo xe và chủ hàng, đồng thời xem báo cáo khi cần.

Với phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK, doanh nghiệp có thể kết nối việc điều phối, theo dõi hành trình và kiểm soát hiệu quả vận hành trên cùng một nền tảng. TNK hỗ trợ dùng thử miễn phí 14 ngày và cung cấp gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp có dưới 5 xe (bao gồm quản lý thông tin và điều xe cơ bản), giúp khách hàng có cơ hội trải nghiệm phần mềm trước khi quyết định triển khai.

7. Câu hỏi thường gặp về quản lý lộ trình xe

Khi tìm hiểu cách quản lý lộ trình xe, doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng xem lại hành trình, phát hiện xe đi sai tuyến và kiểm soát tiến độ giao nhận. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp khách hàng hiểu rõ hơn cách theo dõi lộ trình và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô đội xe.

7.1. Có xem lại được lộ trình xe đã chạy không?

Có. Nếu thiết bị GPS và hệ thống giám sát hỗ trợ lưu lịch sử hành trình, người quản lý có thể chọn xe và khoảng thời gian cần tra cứu để xem lại tuyến đường, thời gian di chuyển và các điểm dừng đỗ.

7.2. Đã có thiết bị định vị GPS thì có cần sử dụng phần mềm quản lý vận tải không?

GPS giúp theo dõi vị trí và hành trình xe, trong khi phần mềm quản lý vận tải hỗ trợ quản lý thêm các nghiệp vụ như điều phối xe, theo dõi đơn hàng, xác nhận giao nhận và kiểm soát chi phí. Nếu cần quản lý đồng bộ nhiều hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm vận tải tích hợp GPS.

7.3. Đội xe dưới 5 xe có dùng được PMVT không?

Có. TNK cung cấp gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp có dưới 5 xe. Ngoài ra, khách hàng có thể dùng thử phần mềm vận tải miễn phí trong 14 ngày để trải nghiệm các tính năng trước khi lựa chọn phương án phù hợp.

7.4. Làm thế nào để phát hiện xe đi sai tuyến đường hoặc dừng đỗ bất thường?

Doanh nghiệp nên đối chiếu hành trình GPS với tuyến đường và thời gian dự kiến của từng chuyến. Khi phát hiện xe đi lệch tuyến, dừng lâu hoặc chậm tiến độ, người quản lý cần kiểm tra nguyên nhân và đối chiếu với tình hình giao nhận thực tế trước khi đưa ra đánh giá.

7.5. Không lắp thiết bị GPS có quản lý lộ trình xe được không?

Có thể quản lý thông qua kế hoạch điều xe, thông tin tài xế cập nhật, trạng thái đơn hàng và xác nhận giao nhận. Tuy nhiên, nếu không có GPS, doanh nghiệp sẽ khó theo dõi vị trí xe theo thời gian thực và kiểm tra chính xác tuyến đường thực tế. Vì vậy, cần xây dựng quy trình cập nhật thông tin rõ ràng để kiểm soát tiến độ vận chuyển.

Áp dụng đúng cách quản lý lộ trình xe là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ giao hàng, kiểm soát chi phí minh bạch và bảo vệ lợi nhuận. Sự kết hợp giữa quy trình vận hành chặt chẽ và công cụ số hóa sẽ mang lại cái nhìn toàn diện, giúp ban quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng. Nếu quý khách hàng đang tìm kiếm giải pháp tối ưu hệ thống vận hành, hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để được chuyên gia tư vấn chi tiết và đăng ký dùng thử Phần mềm vận tải PMVT.