Cách quản lý xe vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý nhiều xe vận tải cùng lúc không đơn giản, nhất là khi doanh nghiệp phải theo dõi lịch trình, tài xế, chi phí và doanh thu của từng chuyến. Nếu thiếu cách quản lý phù hợp, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng điều xe chồng chéo, phát sinh chi phí và khó kiểm soát hiệu quả hoạt động. Trong bài viết này, TNK sẽ chia sẻ những cách quản lý xe vận tải hiệu quả, giúp khách hàng theo dõi đội xe, sắp xếp công việc hợp lý và kiểm soát chi phí tốt hơn.

1. Quản lý xe vận tải cần kiểm soát những gì?

Để quản lý vận tải hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi nhiều công việc, từ tình trạng xe, tài xế, lịch điều xe đến nhiên liệu và chi phí phát sinh trong mỗi chuyến hàng. Một cách quản lý xe vận tải phù hợp cần tập trung vào 4 nhóm công việc chính sau:

1. Quản lý phương tiện và giấy tờ xe: Theo dõi thông tin từng xe, thời hạn đăng kiểm, bảo hiểm, phù hiệu và lịch bảo dưỡng. Việc kiểm tra thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp xe hoạt động, tránh trường hợp xe hết hạn giấy tờ hoặc gặp sự cố kỹ thuật khi đang vận chuyển.
2. Quản lý tài xế và phụ xe: Lưu thông tin tài xế, giấy phép lái xe, lịch làm việc và các chuyến hàng được phân công. Đồng thời, theo dõi kết quả thực hiện công việc để đánh giá và bố trí tài xế phù hợp với từng chuyến.
3. Quản lý lịch điều xe và vận chuyển hàng hóa: Theo dõi xe nào đang chạy, xe nào còn trống hoặc đang bảo dưỡng để phân công đơn hàng hợp lý. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lịch trình, tiến độ giao hàng và thời gian xe quay về để hạn chế tình trạng xe chờ lâu hoặc chạy rỗng.
4. Quản lý doanh thu và chi phí vận tải: Ghi nhận doanh thu từng chuyến cùng các khoản chi như xăng dầu, phí cầu đường, bốc xếp, lương tài xế và sửa chữa xe. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính toán lãi, lỗ theo từng chuyến hoặc từng xe để biết khoản chi nào cần điều chỉnh.

2. Những cách quản lý xe vận tải hiệu quả

Để quản lý đội xe tốt hơn, doanh nghiệp cần có cách theo dõi rõ ràng từ thông tin phương tiện, lịch điều xe đến nhiên liệu và chi phí hoạt động. Dưới đây là những cách quản lý xe vận tải giúp khách hàng dễ kiểm soát công việc và hạn chế các chi phí phát sinh không cần thiết.

2.1. Quản lý tập trung thông tin xe và tài xế

Khi thông tin xe và tài xế được lưu ở nhiều file Excel hoặc nhóm Zalo khác nhau, người quản lý thường mất thời gian tìm kiếm, kiểm tra và cập nhật dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu trữ thông tin trên cùng một hệ thống để thuận tiện theo dõi.

Các thông tin cần quản lý gồm biển số xe, loại xe, tải trọng, tình trạng hoạt động, lịch đăng kiểm, bảo hiểm và hồ sơ tài xế. Đồng thời, doanh nghiệp cần cập nhật lịch phân công tài xế và tình trạng sử dụng xe để biết phương tiện nào đang hoạt động hoặc có thể nhận chuyến mới. Việc tập trung dữ liệu giúp nhân viên điều xe và người quản lý dễ tra cứu thông tin, tránh bỏ sót lịch bảo dưỡng hoặc phân công trùng xe.

2.2. Điều phối xe dựa trên kế hoạch vận chuyển

Trước khi phân công xe, nhân viên điều phối cần kiểm tra thông tin đơn hàng, loại hàng, khối lượng hàng hóa, địa điểm giao nhận và thời gian vận chuyển. Sau đó, đối chiếu với tình trạng xe và lịch làm việc của tài xế để sắp xếp chuyến phù hợp.

Trong quy trình quản lý xe tải, doanh nghiệp nên ưu tiên bố trí xe đang ở gần điểm lấy hàng, có tải trọng phù hợp và không bị trùng lịch. Với những tuyến có hàng hai chiều, nhân viên điều xe có thể chủ động ghép chuyến để giảm số kilomet xe chạy rỗng. Cách sắp xếp này giúp doanh nghiệp tận dụng tốt số xe hiện có, hạn chế thời gian chờ và giảm các khoản chi phí vận chuyển không cần thiết.

2.3. Kiểm soát nhiên liệu, kỹ thuật và chi phí vận hành

Xăng dầu, sửa chữa xe, phí cầu đường và các khoản chi trong chuyến là những chi phí doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên. Nếu không ghi nhận đầy đủ, người quản lý sẽ khó biết xe nào đang tiêu hao nhiên liệu nhiều hoặc phát sinh chi phí cao hơn dự kiến. Để kiểm soát tốt hơn, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

• Theo dõi nhiên liệu: Xây dựng định mức dầu theo từng loại xe hoặc tuyến đường, ghi nhận số lít dầu cấp cho xe và kiểm tra mức tiêu hao thực tế.
• Quản lý bảo dưỡng, sửa chữa: Lập lịch thay nhớt, bảo dưỡng định kỳ và lưu lại chi phí sửa chữa để chủ động kiểm tra tình trạng phương tiện.
• Ghi nhận chi phí từng chuyến: Theo dõi tiền dầu, phí cầu đường, bốc xếp và các khoản phát sinh để đối chiếu với doanh thu vận chuyển.

Ngoài cách ghi chép thủ công, khách hàng có thể sử dụng phần mềm vận tải PMVT của TNK để theo dõi chi phí và tình trạng xe. Phần mềm hỗ trợ quản lý nhiên liệu, đối chiếu số kilomet từ GPS với định mức dầu, ghi nhận chi phí sửa chữa và cảnh báo khi mức tiêu hao nhiên liệu có chênh lệch bất thường.

Đây cũng là những công việc cần có trong quy trình quản lý vận tải hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra chi phí và phát hiện các khoản phát sinh cần điều chỉnh.

2.4. Đánh giá hiệu quả từng xe bằng dữ liệu

Không phải xe chạy nhiều chuyến cũng mang lại lợi nhuận cao. Một xe có doanh thu tốt nhưng tốn nhiều tiền dầu, sửa chữa hoặc thường xuyên chạy rỗng vẫn có thể mang lại lợi nhuận thấp. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi số chuyến đã thực hiện, tổng số kilomet di chuyển, lượng nhiên liệu sử dụng, chi phí phát sinh và doanh thu của từng xe. Sau khi tổng hợp các khoản thu chi, người quản lý có thể xác định xe nào đang mang lại lợi nhuận tốt và xe nào có chi phí vận hành cao.

Từ những số liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lịch điều xe, phân bổ lại tuyến vận chuyển hoặc kiểm tra tình trạng kỹ thuật của phương tiện. Đây là cách quản lý đội xe vận tải giúp khách hàng đánh giá kết quả hoạt động dựa trên số liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào số chuyến đã hoàn thành.

3. Quy trình quản lý vận tải nên tổ chức như thế nào?

Để quản lý vận tải hiệu quả, doanh nghiệp cần phân chia công việc rõ ràng từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn tất thanh toán. Một quy trình quản lý vận tải có thể thực hiện theo 4 bước sau:

1. Trước chuyến: Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra thông tin hàng hóa, địa điểm giao nhận và thời gian vận chuyển. Sau đó, lựa chọn xe phù hợp, phân công tài xế và thông báo lịch trình thực hiện chuyến hàng.
2. Trong chuyến: Theo dõi vị trí xe, cập nhật tiến độ giao hàng và liên hệ với tài xế khi có thay đổi về lịch trình. Đồng thời, ghi nhận các khoản chi phí phát sinh như xăng dầu, phí cầu đường hoặc bốc xếp.
3. Kết thúc chuyến: Xác nhận hàng đã được giao, thu thập biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan. Tài xế cần cập nhật số kilomet đã chạy cùng những khoản chi thực tế để bộ phận kế toán kiểm tra.
4. Sau chuyến: Kiểm tra lại doanh thu, chi phí và chứng từ của từng chuyến hàng. Từ đó, kế toán tổng hợp công nợ, theo dõi thanh toán và tính toán lãi, lỗ để người quản lý đánh giá kết quả vận chuyển.

4. Những sai lầm khiến doanh nghiệp khó quản lý xe vận tải hiệu quả

Trong quá trình quản lý đội xe, một số doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi theo dõi lịch điều xe, chi phí và kết quả vận chuyển. Nguyên nhân thường đến từ cách tổ chức công việc và lưu trữ thông tin chưa phù hợp. Dưới đây là những sai lầm doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lưu thông tin trên nhiều file Excel: Dữ liệu về xe, tài xế, đơn hàng và chi phí được lưu ở nhiều file khác nhau khiến nhân viên mất thời gian tổng hợp, dễ nhập trùng hoặc bỏ sót thông tin.
• Điều xe chủ yếu qua điện thoại, Zalo: Khi lịch điều xe thay đổi liên tục, việc trao đổi qua tin nhắn hoặc điện thoại dễ gây nhầm lẫn, nhất là khi nhiều nhân viên cùng phụ trách điều phối.
• Chỉ theo dõi vị trí xe qua GPS: Biết xe đang ở đâu chưa đủ để đánh giá hiệu quả vận chuyển. Doanh nghiệp còn cần kiểm tra số chuyến, doanh thu, nhiên liệu và các khoản chi phí phát sinh.
• Chưa có định mức nhiên liệu rõ ràng: Nếu không quy định mức tiêu hao dầu theo loại xe hoặc tuyến đường, người quản lý sẽ khó đối chiếu lượng dầu thực tế và phát hiện những trường hợp sử dụng vượt mức.
• Không tính toán lãi, lỗ theo từng xe: Chỉ theo dõi tổng doanh thu và chi phí của cả đội xe khiến doanh nghiệp khó biết xe nào đang mang lại lợi nhuận tốt hoặc có chi phí vận hành quá cao.

5. Ứng dụng phần mềm để quản lý xe vận tải hiệu quả

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc quản lý bằng Excel hoặc Zalo có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian cập nhật và kiểm tra thông tin. Để quản lý vận tải hiệu quả hơn, khách hàng có thể sử dụng phần mềm nhằm theo dõi hoạt động của đội xe trên cùng một hệ thống.

Phần mềm vận tải PMVT của TNK hỗ trợ doanh nghiệp quản lý từ khâu điều xe, phân công tài xế đến theo dõi nhiên liệu, chi phí và doanh thu từng chuyến. Các bộ phận có thể cập nhật và tra cứu thông tin trên phần mềm, hạn chế việc phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file riêng lẻ. Một số tính năng chính của phần mềm gồm:

• Quản lý xe và tài xế: Lưu trữ hồ sơ phương tiện, thông tin tài xế và lịch phân công công việc.
• Quản lý điều phối xe: Tạo đơn hàng, phân công xe, gửi lệnh vận chuyển đến ứng dụng của tài xế và theo dõi tiến độ thực hiện chuyến.
• Quản lý nhiên liệu: Theo dõi lượng dầu cấp cho từng xe, đối chiếu số kilomet từ GPS với định mức nhiên liệu và kiểm tra mức tiêu hao.
• Quản lý kỹ thuật và phụ tùng: Theo dõi lịch bảo dưỡng, nhắc hạn đăng kiểm, bảo hiểm, ghi nhận chi phí sửa chữa và quản lý vật tư, phụ tùng.
• Quản lý kế toán và công nợ: Ghi nhận các khoản thu chi, theo dõi công nợ khách hàng, tính lương tài xế và lập bảng kê vận chuyển.
• Thống kê doanh thu, lợi nhuận: Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, chuyến hàng hoặc chủ hàng để người quản lý dễ kiểm tra.

Với các tính năng trên, phần mềm PMVT của TNK giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý vận tải rõ ràng hơn, giảm thời gian tổng hợp số liệu và thuận tiện theo dõi kết quả hoạt động của từng xe. Đây cũng là một cách quản lý xe vận tải phù hợp với những doanh nghiệp muốn thay thế dần việc ghi chép thủ công bằng phần mềm.

6. Câu hỏi thường gặp về quản lý xe vận tải

Trong quá trình tìm hiểu cách quản lý xe vận tải, nhiều doanh nghiệp thường có thắc mắc về việc sử dụng phần mềm, theo dõi chi phí và kiểm soát hoạt động của đội xe. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng phần giải đáp để khách hàng dễ tham khảo và áp dụng.

6.1. Doanh nghiệp có bao nhiêu xe thì nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải?

Doanh nghiệp có từ 10 xe trở lên nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý vận tải để thuận tiện theo dõi lịch điều xe, tài xế, chi phí và doanh thu. Với đội xe dưới 10 chiếc, khách hàng vẫn có thể sử dụng phần mềm nếu muốn quản lý tập trung, giảm thời gian ghi chép và tổng hợp dữ liệu bằng Excel.

6.2. GPS có thể thay thế hoàn toàn phần mềm quản lý xe vận tải không?

Không. GPS chỉ giải quyết bài toán định vị trí và lộ trình. Để quản lý toàn diện từ chi phí, nhiên liệu, kỹ thuật đến công nợ, khách hàng cần một hệ thống quản trị chuyên sâu như Phần mềm vận tải của TNK.

6.3. Làm thế nào để kiểm soát tiêu hao nhiên liệu và phát hiện hao hụt bất thường?

Khách hàng cần thiết lập định mức nhiên liệu thực tế, theo dõi lượng cấp phát và đối chiếu với dữ liệu GPS. Tính năng cảnh báo tiêu hao bất thường trên phần mềm TNK sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc này.

6.4. Làm sao theo dõi chính xác chi phí, doanh thu và lợi nhuận theo từng xe hoặc từng chuyến?

Cần có hệ thống ghi nhận và bóc tách chi tiết từng khoản thu, chi liên quan đến chuyến đi. Phần mềm quản lý sẽ tự động hóa quá trình này, cung cấp báo cáo minh bạch và nhanh chóng.

6.5. Có thể chuyển dữ liệu đang quản lý bằng Excel sang phần mềm mà không phải nhập lại từ đầu không?

Có. Phần mềm vận tải PMVT của TNK hỗ trợ nhập dữ liệu từ file Excel, giúp doanh nghiệp chuyển những thông tin đang quản lý sang hệ thống mới mà không cần nhập lại toàn bộ bằng tay. Trong quá trình triển khai, TNK cũng hỗ trợ khách hàng chuẩn bị, kiểm tra và chuyển đổi dữ liệu để thuận tiện tiếp tục sử dụng.

Việc tìm ra cách quản lý xe vận tải phù hợp đòi hỏi sự kết hợp giữa quy trình chặt chẽ và công cụ hỗ trợ hiện đại. Bằng việc chuyển đổi số với phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK, khách hàng sẽ tối ưu hóa vận hành, kiểm soát minh bạch chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Nếu quý khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp vận tải hàng hóa, doanh nghiệp sản xuất có đội xe, đang tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để được tư vấn và hỗ trợ.