9 Cách quản lý công ty vận tải hiệu quả, tối ưu chi phí

Tìm kiếm cách quản lý công ty vận tải tối ưu luôn là bài toán khó khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Nếu thiếu quy trình chuẩn, khách hàng rất dễ đối mặt với tình trạng chi phí vận hành tăng cao, xe nằm bãi hoặc thất thoát nhiên liệu. Bài viết dưới đây từ TNK sẽ chia sẻ 9 cách quản lý doanh nghiệp vận tải thực tế giúp khách hàng kiểm soát toàn diện mọi hoạt động, từ đó quản lý công ty vận tải hiệu quả và gia tăng lợi nhuận.

1. Quản lý công ty vận tải gồm những mảng nào?

Quản lý công ty vận tải là việc tổ chức, điều hành và kiểm soát hoạt động vận chuyển nhằm bảo đảm tiến độ giao hàng, khai thác xe hiệu quả và theo dõi kết quả kinh doanh. Công việc này gồm 5 nhóm nghiệp vụ chính:

• Quản lý vận hành: Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch vận chuyển, điều phối xe và theo dõi tiến độ.
• Quản lý phương tiện: Theo dõi tình trạng xe, bảo dưỡng, sửa chữa và quản lý vật tư phụ tùng.
• Quản lý nhân sự: Phân công tài xế, theo dõi công việc, chấm công và tính lương.
• Quản lý tài chính: Kiểm soát chi phí vận tải, doanh thu, chứng từ và công nợ khách hàng.
• Quản lý báo cáo: Tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận và kết quả vận hành.

2. Những khó khăn thường gặp khi quản lý doanh nghiệp vận tải

Khi số lượng xe và chuyến hàng tăng lên, việc quản lý bằng Excel, sổ sách hoặc Zalo dễ phát sinh sai sót và khiến doanh nghiệp khó kiểm soát hoạt động. Một số khó khăn thường gặp gồm:

1. Dữ liệu phân tán: Thông tin đơn hàng, chuyến xe và chi phí nằm ở nhiều file, nhiều bộ phận, gây mất thời gian tổng hợp và đối chiếu.
2. Khó xác định hiệu quả từng xe: Doanh thu và chi phí chưa được tổng hợp đầy đủ nên khó biết xe nào có lãi, xe nào đang phát sinh chi phí cao.
3. Khó kiểm soát xăng dầu: Thiếu hóa đơn, hình ảnh xác nhận và dữ liệu định mức khiến việc kiểm tra lượng dầu tiêu thụ gặp nhiều khó khăn.
4. Bỏ sót lịch bảo dưỡng: Không theo dõi sát hạn đăng kiểm, bảo hiểm và lịch bảo dưỡng có thể làm gián đoạn hoạt động của xe.
5. Tốn thời gian tính lương, đối soát: Kế toán phải rà soát dữ liệu chuyến xe, tính lương tài xế và lập bảng kê gửi chủ hàng, dễ xảy ra sai lệch.
6. Chậm thu hồi công nợ: Chứng từ giao hàng thiếu hoặc chưa được đối chiếu kịp thời khiến quá trình thanh toán kéo dài.

Để khắc phục những vấn đề trên, doanh nghiệp cần lựa chọn cách quản lý công ty vận tải phù hợp, giúp tập trung dữ liệu, theo dõi chi phí và kiểm soát công nợ rõ ràng hơn.

3. 9 cách quản lý công ty vận tải hiệu quả, dễ áp dụng

Cách quản lý công ty vận tải hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, điều phối xe hợp lý, kiểm soát chi phí và theo dõi sát hoạt động vận hành. Dưới đây là 9 cách quản lý công ty vận tải giúp doanh nghiệp quản lý đội xe chặt chẽ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3.1. Xây dựng quy trình quản lý vận tải thống nhất

Thiết lập quy trình xuyên suốt từ tiếp nhận yêu cầu, lập đơn hàng, điều phối xe, giao hàng đến đối soát và thanh toán. Phân công rõ trách nhiệm của từng bộ phận, thống nhất biểu mẫu và chuẩn bị phương án xử lý các tình huống như giao hàng trễ, đổi xe hoặc hỏng xe giữa đường.

3.2. Quản lý đơn hàng và điều phối xe hợp lý

Tập trung toàn bộ thông tin đơn hàng bao gồm khách hàng, điểm lấy/giao hàng, thời gian và yêu cầu loại phương tiện. Từ danh sách xe sẵn sàng, người điều hành phân công xe dựa trên tải trọng và vị trí, sắp xếp chuyến đi hợp lý để hạn chế tình trạng xe chạy rỗng chiều về hoặc chờ hàng quá lâu. Trong mùa cao điểm, khách hàng cần chủ động quản lý và điều động thêm xe thầu phụ (xe ngoài) để đáp ứng đủ đơn hàng.

3.3. Giám sát hành trình và tiến độ giao hàng

Cập nhật trạng thái từng chuyến từ lúc lấy hàng, di chuyển đến khi giao hàng hoàn tất. Kết hợp định vị GPS với thông tin tài xế giúp doanh nghiệp đối chiếu tiến độ thực tế với kế hoạch, kịp thời xử lý khi xe chậm lịch hoặc phát sinh vấn đề trên đường.

3.4. Quản lý tài xế và đánh giá hiệu suất làm việc

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ tài xế, theo dõi thời hạn giấy phép lái xe và lịch sử phân công phương tiện. Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất qua số chuyến hoàn thành, quãng đường, thời gian làm việc và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn để xây dựng cơ chế tính lương, thưởng và phụ cấp công bằng, minh bạch.

3.5. Kiểm soát nhiên liệu và các khoản chi phí vận tải

Theo dõi riêng các khoản chi như nhiên liệu, phí cầu đường, bến bãi và nâng hạ. Xây dựng định mức nhiên liệu phù hợp với tải trọng xe và cung đường, đồng thời đối chiếu lượng dầu cấp phát với mức tiêu hao dự kiến để phát hiện chênh lệch và kiểm tra nguyên nhân kịp thời.

3.6. Quản lý bảo dưỡng, sửa chữa và phụ tùng xe

Lập hồ sơ kỹ thuật cho từng phương tiện, theo dõi hạn đăng kiểm, bảo hiểm, lịch thay nhớt và bảo dưỡng định kỳ. Ghi nhận đầy đủ lịch sử sửa chữa, phụ tùng thay thế và chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp chủ động bảo trì, hạn chế hư hỏng bất ngờ làm gián đoạn vận chuyển.

3.7. Quản lý chứng từ, doanh thu và công nợ vận tải

Quy định thời hạn tài xế nộp chứng từ giao hàng (POD) và các giấy tờ liên quan sau mỗi chuyến. Bộ phận điều phối phối hợp với kế toán đối chiếu số chuyến hoàn thành, doanh thu cần thu và công nợ theo từng chủ hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ theo dõi hạn thanh toán và chủ động thu hồi công nợ.

3.8. Theo dõi báo cáo và đánh giá hiệu quả kinh doanh

Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe, từng chuyến để xác định hiệu quả khai thác. Các chỉ số như tỷ lệ sử dụng xe và chi phí trên mỗi kilomet giúp doanh nghiệp nhận diện phương tiện hoặc tuyến đường chưa hiệu quả, từ đó điều chỉnh giá cước và lịch trình phù hợp.

3.9. Chuyển đổi số từ quản lý thủ công sang vận hành bằng hệ thống liên thông

Thay vì quản lý rời rạc bằng Excel và Zalo, doanh nghiệp có thể chuyển sang hệ thống dữ liệu tập trung, kết nối điều phối, tài xế và kế toán. Thông tin chuyến xe, trạng thái giao hàng và chứng từ được cập nhật xuyên suốt, giảm nhập liệu trùng lặp và giúp ban quản lý theo dõi hoạt động kịp thời.

Áp dụng đồng bộ các giải pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng cách quản lý công ty vận tải phù hợp với quy mô đội xe, kiểm soát chi phí tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành.

4. Nên quản lý đội xe bằng Excel hay phần mềm quản lý vận tải?

Việc quản lý đội xe bằng Excel và Zalo sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có ít xe, đơn hàng đơn giản. Nhưng khi số lượng xe và khách hàng tăng, việc quản lý thủ công dễ mất thời gian cập nhật dữ liệu, đối soát chi phí và tổng hợp báo cáo. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa hai cách quản lý:

Tiêu chí	Excel, Zalo	Phần mềm quản lý vận tải
Cập nhật thông tin	Phụ thuộc vào thao tác thủ công, dễ bỏ sót tin nhắn.	Thông tin được cập nhật tập trung, thuận tiện theo dõi.
Độ chính xác	Dễ nhầm lẫn khi nhập liệu hoặc sử dụng công thức.	Dữ liệu liên kết giữa các bộ phận, giảm nhập liệu trùng lặp.
Phân quyền	Khó kiểm soát việc xem và chỉnh sửa file.	Phân quyền theo vai trò và công việc.
Báo cáo	Mất thời gian tổng hợp số liệu từ nhiều file.	Dễ tổng hợp và trích xuất báo cáo khi cần.
Kết nối tài xế, GPS	Khó kết nối trực tiếp, thường phải cập nhật riêng.	Có thể kết nối ứng dụng tài xế và GPS tùy tính năng.
Chi phí	Thường thấp, phù hợp với nhu cầu quản lý cơ bản.	Cần ngân sách mua hoặc thuê phần mềm.

Nếu đội xe ít, tuyến vận chuyển ổn định và số liệu chưa nhiều, Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý. Ngược lại, khi doanh nghiệp có thêm xe, phục vụ nhiều chủ hàng hoặc mất nhiều thời gian đối soát cuối tháng, việc sử dụng phần mềm sẽ thuận tiện hơn.

Để lựa chọn cách quản lý công ty vận tải phù hợp, khách hàng nên cân nhắc quy mô đội xe, khối lượng đơn hàng và thời gian dành cho công việc quản lý. Một hệ thống phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu tập trung, giảm thao tác thủ công và quản lý công ty vận tải hiệu quả hơn.

5. Phần mềm vận tải PMVT của TNK hỗ trợ quản lý doanh nghiệp như thế nào?

Phần mềm vận tải PMVT của TNK là giải pháp quản lý vận tải chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu vận hành, chi phí và kết quả kinh doanh trên cùng hệ thống. Quy trình quản lý được thực hiện xuyên suốt từ điều phối xe đến theo dõi chuyến hàng và tổng hợp báo cáo.

Cụ thể, nhân viên điều xe tạo đơn hàng và phát lệnh vận chuyển trên phần mềm. Thông tin được chuyển đến ứng dụng của tài xế để thực hiện chuyến đi. Sau khi giao hàng, tài xế cập nhật thông tin và gửi hình ảnh chứng từ giao hàng (POD) qua ứng dụng. Dữ liệu được đồng bộ về hệ thống để các bộ phận liên quan theo dõi, xử lý và đối chiếu.

Từ dữ liệu tập trung, người quản lý có thể theo dõi các nghiệp vụ chính như:

• Điều phối xe: Quản lý điều phối xe container và xe vận tải tổng hợp.
• Quản lý tài chính: Theo dõi kế toán thu chi và công nợ.
• Quản lý phương tiện: Theo dõi kỹ thuật, sửa chữa và vật tư phụ tùng.
• Quản lý chi phí: Kiểm soát xăng dầu và lương tài xế.
• Theo dõi kết quả kinh doanh: Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo xe và chủ hàng.

Thay vì ghi chép và đối chiếu dữ liệu trên nhiều công cụ riêng lẻ, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin tập trung, thuận tiện kiểm tra hoạt động và tổng hợp báo cáo. Việc ứng dụng phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK giúp khách hàng chuyển từ việc ghi chép, đối chiếu vất vả trên nhiều công cụ sang một nguồn dữ liệu tập trung, thuận tiện kiểm tra và ra quyết định.

Chính sách sử dụng phần mềm quản lý vận tải PMVT từ TNK:

Khách hàng có thể dùng thử miễn phí 14 ngày để trải nghiệm đầy đủ phần mềm trước khi triển khai chính thức. Với khách hàng có quy mô dưới 5 xe, TNK cung cấp gói miễn phí trọn đời (bao gồm quản lý thông tin cơ bản và điều xe cơ bản). Liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để nhận tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý công ty vận tải hiệu quả.

6. Câu hỏi thường gặp khi quản lý công ty vận tải

Quản lý công ty vận tải đòi hỏi doanh nghiệp phối hợp nhiều công việc, từ điều phối xe, quản lý tài xế đến kiểm soát chi phí và doanh thu. Vậy cách quản lý công ty vận tải như thế nào để hoạt động vận hành rõ ràng, hạn chế sai sót và sử dụng đội xe hiệu quả? Cùng tìm hiểu các phương pháp phù hợp dưới đây.

6.1. Công ty vận tải nhỏ nên bắt đầu quản lý từ đâu?

Nên bắt đầu từ việc chuẩn hóa hồ sơ xe, tài xế và thiết lập định mức nhiên liệu rõ ràng. Sau đó, quy định chặt chẽ việc nộp chứng từ và đối soát chi phí ngay sau khi kết thúc chuyến.

6.2. Làm thế nào để quản lý nhiều xe và tài xế cùng lúc?

Khách hàng cần xây dựng quy trình phân công rõ ràng, ứng dụng định vị GPS để theo dõi lộ trình và sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa việc giao lệnh và nhận phản hồi từ tài xế.

6.3. Những chỉ số nào cần theo dõi để đánh giá hiệu quả kinh doanh vận tải?

Các chỉ số quan trọng bao gồm: chi phí vận hành trên mỗi kilomet, tỷ lệ tiêu hao nhiên liệu so với định mức, tỷ lệ xe chạy rỗng, chi phí sửa chữa bình quân và lợi nhuận gộp của từng xe.

6.4. Làm sao để hạn chế thất thoát chi phí khi quản lý công ty vận tải?

Thiết lập định mức dầu chuẩn, yêu cầu hình ảnh hóa đơn hoặc phơi phích cho mọi khoản chi dọc đường và ghi nhận dữ liệu vào hệ thống ngay khi phát sinh để tránh thất lạc.

6.5. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải?

Khi khối lượng dữ liệu vượt quá khả năng kiểm soát của Excel, xảy ra tình trạng nhầm lẫn đơn hàng, thất thoát chi phí không rõ nguyên nhân và kế toán mất quá nhiều thời gian để chốt số liệu cuối tháng.

Việc ứng dụng đúng cách quản lý công ty vận tải là chìa khóa để khách hàng tối ưu hóa luồng công việc, kiểm soát chi phí minh bạch và bảo vệ biên lợi nhuận. Từ việc chuẩn hóa quy trình đến mạnh dạn chuyển đổi số, mọi thay đổi đều hướng tới mục tiêu quản lý công ty vận tải hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp vận tải hàng hóa, doanh nghiệp sản xuất có đội xe vận chuyển, liên doanh vận tải đang tìm kiếm công cụ để gỡ rối vận hành, hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để nhận tư vấn chuyên sâu và đăng ký dùng thử phần mềm vận tải PMVT.