7 Cách quản lý đội xe hiệu quả, giảm chi phí cho từng đầu xe

Khi số lượng xe tăng, doanh nghiệp vận tải thường gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí nhiên liệu, lịch bảo dưỡng, doanh thu và lợi nhuận từng chuyến. Nếu vẫn quản lý bằng Excel hoặc ghi chép thủ công, việc tổng hợp số liệu và phát hiện khoản chi bất thường sẽ mất nhiều thời gian. Vậy cách quản lý đội xe hiệu quả là gì? TNK sẽ chia sẻ những phương pháp thực tế giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng xe, kiểm soát chi phí và quản lý hoạt động vận tải dễ dàng hơn.

1. Quản lý đội xe là quản lý những gì?

Quản lý đội xe là công việc theo dõi và điều phối các phương tiện phục vụ hoạt động vận tải, từ hồ sơ xe, tình trạng hoạt động đến bảo dưỡng và chi phí vận hành. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp nắm rõ từng xe đang hoạt động ra sao, có sẵn sàng nhận chuyến hay không và chi phí khai thác có hợp lý không. Các công việc chính trong quản lý đội xe gồm:

• Quản lý hồ sơ và số lượng xe: Theo dõi thông tin từng phương tiện, biển số, loại xe và số lượng xe đang có.
• Theo dõi tình trạng hoạt động: Nắm được xe nào đang chạy, xe nào đang chờ điều phối hoặc cần sửa chữa để sắp xếp chuyến phù hợp.
• Quản lý bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch bảo dưỡng, tình trạng kỹ thuật và chi phí sửa chữa của từng xe.
• Kiểm soát nhiên liệu và vật tư: Ghi nhận lượng nhiên liệu sử dụng, chi phí dầu và vật tư thay thế để phát hiện những khoản phát sinh bất thường.
• Theo dõi chi phí và hiệu quả khai thác: Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe hoặc chuyến xe để biết phương tiện nào đang hoạt động hiệu quả, phương tiện nào còn tốn kém.

 

2. 7 cách quản lý đội xe hiệu quả doanh nghiệp nên áp dụng

Để tháo gỡ những khó khăn trong khâu vận hành, khách hàng có thể tham khảo 7 cách quản lý đội xe hiệu quả dưới đây. Những phương pháp này được đúc kết từ thực tế, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tình trạng phương tiện và cắt giảm các chi phí phát sinh không đáng có.

2.1. Chuẩn hóa hồ sơ và dữ liệu cho từng phương tiện

Khi thông tin xe, giấy tờ, lịch sử sửa chữa và chi phí được lưu ở nhiều nơi, doanh nghiệp sẽ mất thời gian tìm kiếm và khó kiểm tra khi cần. Vì vậy, mỗi xe nên có một hồ sơ riêng để thuận tiện theo dõi. Cách thực hiện:

• Lập hồ sơ cho từng xe: Ghi rõ biển số, loại xe, năm sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, thông tin tài xế phụ trách và các giấy tờ liên quan.
• Ghi nhận chi phí theo từng xe: Mỗi lần đổ dầu, sửa chữa hoặc thay vỏ xe đều cần ghi rõ biển số để dễ tra cứu.
• Lưu dữ liệu tập trung: Thống nhất nơi lưu hồ sơ, phân quyền người xem và chỉnh sửa, đồng thời giao nhân sự phụ trách cập nhật thông tin.

Kết quả cần đạt là khi cần kiểm tra một phương tiện, người quản lý có thể nhanh chóng tra cứu hồ sơ, chi phí và lịch sử sửa chữa mà không phải tìm từ nhiều nguồn.

2.2. Xác định số lượng xe phù hợp với nhu cầu vận chuyển

Có quá nhiều xe sẽ làm tăng chi phí duy trì, trong khi thiếu xe có thể khiến doanh nghiệp phải thuê ngoài hoặc không đáp ứng kịp đơn hàng. Do đó, cách quản lý đội xe phù hợp là xác định số lượng phương tiện dựa trên lượng hàng cần vận chuyển và khả năng đáp ứng của từng loại xe. Cách thực hiện:

• Thống kê lượng hàng cần vận chuyển: Theo dõi số đơn, số chuyến theo tháng để xác định thời điểm cao điểm và thấp điểm.
• Tính số xe cần dùng: Căn cứ vào số chuyến dự kiến và khả năng chạy chuyến của từng xe, phân loại theo xe container, xe tải, xe bồn hoặc các loại xe khác.
• Kết hợp xe sở hữu và xe thuê ngoài: Duy trì số xe đáp ứng nhu cầu thường xuyên, cân nhắc thuê thêm xe khi lượng hàng tăng cao.

Có thể ước tính số xe cần dùng theo công thức:

Số xe cần = Số chuyến cần chạy trong kỳ ÷ Số chuyến một xe có thể chạy trong kỳ.

Đây là công thức ước tính ban đầu. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần tính thêm thời gian giao hàng, quãng đường, thời gian chờ và lịch bảo dưỡng.

2.3. Phân bổ xe hợp lý, tránh xe chạy quá tải hoặc nằm bãi

Nếu một số xe liên tục nhận chuyến trong khi các xe cùng loại ít được sử dụng, đội xe sẽ khó khai thác đồng đều. Xe chạy nhiều cũng có thể nhanh xuống cấp hơn, còn xe nằm bãi vẫn phát sinh chi phí duy trì. Cách thực hiện:

• Phân công xe theo đặc điểm chuyến hàng: Căn cứ vào loại hàng, tải trọng, tuyến đường và yêu cầu của khách hàng để chọn xe phù hợp.
• Cân đối số chuyến giữa các xe cùng loại: Theo dõi số km và số chuyến hằng tháng để điều chỉnh lịch điều phối khi cần.
• Sắp xếp lịch bảo dưỡng trước: Chủ động bố trí xe khác thay thế khi có phương tiện cần bảo dưỡng hoặc sửa chữa.

Doanh nghiệp nên so sánh số km và số chuyến giữa các xe cùng loại theo từng tháng. Nếu có xe chạy nhiều hơn hẳn hoặc thường xuyên nằm bãi, người quản lý cần kiểm tra nguyên nhân để điều chỉnh cách phân công.

2.4. Bảo dưỡng định kỳ và nhắc hạn kỹ thuật

Chỉ sửa chữa khi xe gặp sự cố có thể khiến phương tiện phải nằm xưởng ngoài kế hoạch, ảnh hưởng đến lịch giao hàng và làm tăng chi phí. Bên cạnh đó, nếu quên hạn đăng kiểm hoặc bảo hiểm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đưa xe vào hoạt động. Cách thực hiện:

• Lập lịch bảo dưỡng: Theo dõi thời gian hoặc số km vận hành theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
• Theo dõi các mốc cần thực hiện: Bao gồm đăng kiểm, bảo hiểm, thay nhớt, thay vỏ và bảo dưỡng định kỳ.
• Nhắc trước ngày đến hạn: Sắp xếp lịch đưa xe đi kiểm tra và bố trí phương tiện thay thế nếu cần.
• Lưu lịch sử sửa chữa: Ghi lại hạng mục thực hiện, thời gian và chi phí của từng lần bảo dưỡng hoặc sửa chữa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra số lần sửa chữa đột xuất và số trường hợp quá hạn mỗi tháng. Nếu các trường hợp này tăng, cần xem lại lịch bảo dưỡng và cách theo dõi thời hạn của từng xe.

2.5. Kiểm soát nhiên liệu, vỏ xe và phụ tùng theo từng đầu xe

Nhiên liệu, vỏ xe và phụ tùng là những khoản cần theo dõi thường xuyên trong quá trình vận hành. Nếu chi phí chỉ được tổng hợp chung, doanh nghiệp sẽ khó biết xe nào tiêu hao nhiều dầu, thường xuyên thay vỏ hoặc phát sinh nhiều chi phí sửa chữa. Cách thực hiện:

• Nhiên liệu: Thiết lập định mức theo loại xe và tuyến đường; ghi nhận lượng dầu cấp, lưu hóa đơn và đối chiếu số km từ GPS với mức tiêu hao thực tế. Khi phát hiện chênh lệch bất thường, cần kiểm tra nguyên nhân.
• Vỏ xe: Theo dõi vị trí lắp, ngày lắp và số km đã chạy của từng vỏ. Ghi nhận đầy đủ các lần đảo vỏ, thay vỏ để biết thời gian sử dụng và chi phí liên quan.
• Phụ tùng, vật tư: Quản lý số lượng nhập, xuất và tồn kho. Mỗi lần xuất phụ tùng cần ghi rõ loại vật tư, số lượng và xe được sử dụng để dễ đối chiếu.

Hằng tháng, doanh nghiệp nên kiểm tra mức tiêu hao nhiên liệu so với định mức, đồng thời so sánh chi phí vỏ xe và phụ tùng giữa các phương tiện. Cách làm này giúp người quản lý nhận biết những khoản chi tăng bất thường và có cơ sở kiểm tra cụ thể.

2.6. Theo dõi tỷ lệ xe hoạt động và hiệu suất từng đầu xe

Biết tổng số xe đang sở hữu chưa đủ để đánh giá đội xe có được sử dụng hợp lý hay không. Doanh nghiệp cần theo dõi thêm số xe có thể hoạt động, thời gian nằm bãi, thời gian nằm xưởng và quãng đường chạy không có hàng. Một số chỉ số nên theo dõi gồm:

Chỉ số	Cách tính	Ý nghĩa
Tỷ lệ xe sẵn sàng hoạt động	Số xe có thể hoạt động ÷ Tổng số xe × 100%	Cho biết có bao nhiêu xe sẵn sàng nhận chuyến tại thời điểm kiểm tra.
Tỷ lệ xe nằm bãi	Số ngày xe không có chuyến ÷ Tổng số ngày xe có thể được khai thác × 100%	Giúp nhận biết xe ít được sử dụng hoặc chưa được phân bổ phù hợp.
Tỷ lệ xe nằm xưởng	Số ngày xe sửa chữa ÷ Tổng số ngày trong kỳ × 100%	Cho biết thời gian xe ngừng hoạt động để sửa chữa.
Tỷ lệ km chạy rỗng	Số km chạy không có hàng ÷ Tổng km xe chạy × 100%	Giúp đánh giá quãng đường chưa tạo ra doanh thu vận chuyển hàng hóa.
Số km và số chuyến mỗi tháng	Tổng hợp theo từng xe	Giúp so sánh mức độ khai thác giữa các xe cùng loại.

Lưu ý: Khi tính tỷ lệ xe nằm bãi, doanh nghiệp cần thống nhất cách ghi nhận ngày xe không có chuyến. Nếu muốn đánh giá đúng tình trạng sử dụng xe, nên phân biệt xe không có đơn hàng với xe đang chờ sửa chữa hoặc bảo dưỡng.

Các chỉ số nên được tổng hợp hằng tháng và so sánh giữa những xe cùng loại. Nếu một xe có thời gian nằm bãi dài, số chuyến thấp hoặc quãng đường chạy rỗng cao, người quản lý cần kiểm tra lịch điều phối, tuyến đường và nhu cầu vận chuyển để tìm cách cải thiện.

2.7. Quản lý vòng đời và lên kế hoạch thay thế xe

Xe sử dụng lâu năm có thể phát sinh nhiều chi phí sửa chữa, tiêu hao nhiên liệu cao hoặc thường xuyên phải nằm xưởng. Tuy nhiên, thay xe quá sớm cũng làm tăng khoản đầu tư của doanh nghiệp. Vì vậy, cần theo dõi tình trạng và chi phí của từng phương tiện trước khi quyết định tiếp tục sử dụng hay thay thế. Cách thực hiện:

• Theo dõi quá trình sử dụng xe: Ghi nhận thời gian đưa vào khai thác, số km đã chạy, lịch sử sửa chữa và chi phí vận hành.
• Nhận biết dấu hiệu cần xem xét thay xe: Chi phí sửa chữa tăng liên tục, thời gian nằm xưởng kéo dài, mức tiêu hao nhiên liệu cao hơn các xe cùng loại hoặc hiệu quả khai thác giảm.
• So sánh chi phí trước khi quyết định: Tính toán chi phí dự kiến nếu tiếp tục sử dụng xe hiện tại và chi phí đầu tư xe thay thế.
• Lên kế hoạch thay xe: Dự kiến thời điểm thay thế phù hợp để chủ động ngân sách và không ảnh hưởng đến số lượng xe phục vụ vận chuyển.

Việc theo dõi vòng đời phương tiện giúp doanh nghiệp có căn cứ để quyết định khi nào nên sửa chữa, tiếp tục khai thác hoặc thay xe mới. Thay vì chỉ dựa vào tuổi xe, người quản lý nên xem xét đồng thời tình trạng kỹ thuật, chi phí vận hành và nhu cầu sử dụng thực tế.

3. Cách tính chi phí và lợi nhuận trên từng đầu xe

Muốn biết xe nào đang hoạt động có lãi, xe nào tốn nhiều chi phí, doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu và chi phí riêng cho từng phương tiện. Khi có số liệu cụ thể, người quản lý sẽ dễ đánh giá hiệu quả khai thác và điều chỉnh kế hoạch vận hành. Chi phí của một đầu xe có thể chia thành hai nhóm:

Loại chi phí	Các khoản cần theo dõi
Chi phí cố định	Khấu hao hoặc khoản trả góp xe, bảo hiểm, phí sử dụng đường bộ, phí kiểm định và phí định vị.
Chi phí biến đổi	Nhiên liệu, sửa chữa và bảo dưỡng, vỏ xe, phụ tùng, phí cầu đường và lương chuyến gắn với xe.

Sau khi tổng hợp chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng hai công thức sau:

• Lợi nhuận xe trong kỳ = Doanh thu các chuyến của xe − (Chi phí cố định phân bổ + Chi phí biến đổi).
• Chi phí vận hành/km = Tổng chi phí của xe ÷ Tổng số km xe chạy.

Ví dụ minh họa: Một xe tải hoạt động trong một tháng có số liệu giả định như sau:

Khoản mục	Số tiền
Doanh thu các chuyến xe	120.000.000 đồng
Chi phí cố định phân bổ	15.000.000 đồng
Chi phí biến đổi	75.000.000 đồng
Tổng chi phí	90.000.000 đồng
Lợi nhuận trong tháng	30.000.000 đồng
Tổng quãng đường xe chạy	6.000 km
Chi phí vận hành/km	15.000 đồng/km

Lưu ý: Số liệu trên chỉ mang tính minh họa, không phải số liệu thực tế của doanh nghiệp.

Từ kết quả này, doanh nghiệp có thể biết xe tạo ra 30 triệu đồng lợi nhuận trong tháng và chi phí vận hành trung bình là 15.000 đồng/km. Tuy nhiên, để đánh giá chính xác, cần so sánh với các xe cùng loại, cùng tuyến hoặc có điều kiện khai thác tương đương.

Nếu một xe liên tục thua lỗ hoặc có chi phí/km cao hơn các xe khác, doanh nghiệp nên kiểm tra doanh thu, mức tiêu hao nhiên liệu, chi phí sửa chữa và số km chạy rỗng để tìm nguyên nhân. Trường hợp chi phí vẫn cao trong nhiều kỳ, có thể cân nhắc điều chỉnh cách khai thác hoặc thay thế phương tiện.

4. Quản lý đội xe với Phần mềm vận tải PMVT của TNK

Khi số lượng xe tăng, việc theo dõi hồ sơ, điều phối, nhiên liệu, bảo dưỡng và chi phí bằng sổ sách hoặc Excel có thể khiến người quản lý mất nhiều thời gian tổng hợp. Phần mềm vận tải PMVT của TNK hỗ trợ tập trung dữ liệu và quản lý các nghiệp vụ trên cùng một hệ thống, đáp ứng trên 80% quy trình vận hành của doanh nghiệp vận tải.

Công việc cần quản lý	Tính năng phần mềm vận tải PMVT hỗ trợ
Hồ sơ phương tiện và tài xế	Quản lý thông tin hồ sơ xe, tài xế và phương tiện.
Điều phối xe	Quản lý điều xe container và điều xe tổng hợp.
Bảo dưỡng và nhắc hạn	Quản lý kỹ thuật, nhắc hạn bảo hiểm, kiểm định, bảo dưỡng, thay nhớt, thay vỏ; theo dõi chi phí và lịch sử sửa chữa.
Vỏ xe và phụ tùng	Quản lý vỏ xe, kho phụ tùng và vật tư.
Nhiên liệu	Quản lý xăng dầu, kho dầu, thống kê chi phí dầu, chi phí hao dầu và cảnh báo tiêu hao bất thường.
Doanh thu, chi phí và lợi nhuận	Thống kê doanh thu, lợi nhuận theo từng xe và từng chủ hàng; quản lý kế toán, thu chi và công nợ.
Lương tài xế và bảng kê	Tính lương tài xế, tự động xuất bảng kê theo từng khách hàng.

Với các tính năng này, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng phương tiện, kiểm tra chi phí và tổng hợp kết quả kinh doanh thuận tiện hơn. Đây là cơ sở để áp dụng cách quản lý đội xe hiệu quả mà không phải tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều nguồn.

TNK cung cấp các lựa chọn sử dụng PMVT:

• Dùng thử miễn phí 14 ngày để trải nghiệm các tính năng của phần mềm.
• Gói miễn phí trọn đời cho doanh nghiệp dưới 5 xe, bao gồm quản lý thông tin và điều xe cơ bản.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói phù hợp với số lượng phương tiện và nhu cầu quản lý thực tế.

5. Câu hỏi thường gặp về quản lý đội xe

Trong quá trình tư vấn và đồng hành cùng khách hàng, TNK đã tổng hợp những vướng mắc phổ biến nhất về cách quản lý đội xe hiệu quả. Dưới đây là phần giải đáp chi tiết giúp doanh nghiệp tháo gỡ các khó khăn thường gặp trong khâu vận hành.

5.1. Làm thế nào để nhận biết xe đang khai thác không hiệu quả?

Dấu hiệu dễ thấy là tỷ lệ xe nằm bãi cao, chi phí vận hành trên mỗi km cao bất thường so với xe cùng loại, hoặc lợi nhuận ròng của xe liên tục ở mức âm.

5.2. Đội xe nhiều loại xe, nhiều đời xe thì quản lý thế nào?

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa danh mục phương tiện theo nhóm, áp dụng định mức nhiên liệu và lịch bảo dưỡng riêng cho từng nhóm xe. Việc số hóa toàn bộ hồ sơ lên phần mềm sẽ giúp tránh nhầm lẫn.

5.3. Nên bảo dưỡng xe theo km hay theo thời gian?

Nên kết hợp cả hai. Đối với xe chạy liên tục, hãy bảo dưỡng theo mốc km. Với xe ít chạy, cần bảo dưỡng theo thời gian (ví dụ 6 tháng/lần) để dầu nhớt không bị biến chất.

5.4. Làm sao biết một đầu xe đang lỗ?

Cần tách bạch rõ ràng doanh thu và toàn bộ chi phí (cố định và biến đổi) gắn với biển số xe đó trong tháng. Áp dụng công thức tính lợi nhuận nêu trên sẽ cho ra con số chính xác.

5.5. Đội xe dưới 5 xe có cần dùng phần mềm không?

Dù ít xe, việc dùng phần mềm giúp tạo thói quen nhập liệu chuẩn và theo dõi chi phí minh bạch ngay từ đầu. Khách hàng có thể sử dụng gói miễn phí trọn đời của phần mềm vận tải của TNK để tối ưu quy trình cho doanh nghiệp dưới 5 đội xe.

Việc áp dụng những cách quản lý đội xe hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là chìa khóa để giảm chi phí, tăng biên độ lợi nhuận bền vững. Bằng việc chuẩn hóa dữ liệu, lên lịch bảo trì và kiểm soát chặt chẽ vật tư, khách hàng hoàn toàn có thể làm chủ tình hình khai thác phương tiện. Để trải nghiệm quy trình quản lý hiện đại, hãy liên hệ ngay với đội ngũ TNK để đăng ký dùng thử phần mềm PMVT miễn phí hôm nay.