8 cách quản lý tài xế hiệu quả cho doanh nghiệp vận tải

Việc tìm ra cách quản lý tài xế nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng và hạn chế rủi ro thất thoát luôn là bài toán phức tạp đối với nhiều khách hàng. Đặc thù công việc di chuyển liên tục khiến việc theo dõi và đánh giá trở nên khó khăn. Bài viết này của TNK sẽ cung cấp những giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình vận hành kỷ luật, minh bạch và tối ưu chi phí.

1. Vì sao quản lý tài xế là bài toán khó với doanh nghiệp vận tải?

Để thực hiện cách quản lý tài xế hiệu quả không chỉ là theo dõi lịch trình mà còn cần kiểm soát chi phí, tiến độ giao hàng và trách nhiệm của từng người. Trong thực tế, doanh nghiệp vận tải thường gặp những khó khăn sau:

• Khó theo dõi tài xế khi đang chạy xe: Tài xế thường xuyên di chuyển qua nhiều tuyến đường, địa điểm và có thời gian làm việc khác nhau nên bộ phận quản lý khó nắm bắt tình hình nếu chỉ theo dõi thủ công.
• Lịch trình vận chuyển thường xuyên thay đổi: Tình trạng kẹt xe, chờ bốc dỡ hàng, thay đổi điểm giao nhận hoặc xe gặp sự cố có thể làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến kế hoạch điều phối.
• Khó kiểm soát chi phí phát sinh: Tiền nhiên liệu, phí cầu đường, bến bãi và sửa chữa dọc đường thường do tài xế trực tiếp chi trả. Nếu thiếu hóa đơn hoặc chứng từ, doanh nghiệp sẽ mất thời gian đối soát và khó xác định nguyên nhân chênh lệch.
• Dữ liệu quản lý nằm ở nhiều nơi: Thông tin chuyến xe, chấm công, chi phí và chứng từ có thể được lưu trên Excel, sổ sách hoặc tin nhắn riêng lẻ, khiến việc tổng hợp và kiểm tra mất nhiều thời gian.
• Khó đánh giá hiệu suất chính xác: Mỗi tài xế có thể đảm nhận loại xe, tuyến đường và khối lượng công việc khác nhau. Nếu không có tiêu chí đánh giá rõ ràng, doanh nghiệp khó so sánh kết quả làm việc một cách công bằng.
• Khó duy trì kỷ luật và phối hợp công việc: Nếu quy định chưa rõ ràng hoặc cách giám sát thiếu trao đổi, tài xế có thể không phối hợp tốt với bộ phận điều xe, ảnh hưởng đến tiến độ và việc thực hiện quy trình chung.
• Có thể phát sinh rủi ro pháp lý: Các vi phạm về tải trọng, tốc độ, thời gian lái xe hoặc an toàn giao thông có thể ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển và khiến doanh nghiệp chịu trách nhiệm trong những trường hợp pháp luật quy định.

2. Cách quản lý tài xế hiệu quả cho doanh nghiệp vận tải

Để quản lý đội ngũ tài xế hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng từ quản lý hồ sơ, phân công chuyến xe đến theo dõi chi phí và đánh giá kết quả làm việc. Dưới đây là 8 cách quản lý tài xế hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng tùy theo quy mô đội xe và tình hình vận hành thực tế.

2.1. Quản lý hồ sơ và thông tin tài xế đầy đủ

Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ tài xế tập trung để dễ tra cứu thông tin và theo dõi điều kiện hành nghề của từng người. Hồ sơ cần có thông tin cá nhân, hạng và thời hạn giấy phép lái xe, giấy khám sức khỏe, hợp đồng lao động và lịch sử làm việc.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn giấy tờ để chủ động nhắc tài xế bổ sung hoặc gia hạn khi cần. Việc ghi nhận tài xế phụ trách từng phương tiện cũng giúp xác định trách nhiệm khi xe phát sinh hư hỏng, vi phạm hoặc các vấn đề trong quá trình vận hành.

2.2. Xây dựng quy chế quản lý lái xe và đào tạo tài xế

Quy chế làm việc giúp tài xế nắm rõ trách nhiệm và phối hợp thống nhất với bộ phận điều xe. Nội dung cần quy định cụ thể về thời gian làm việc, an toàn giao thông, quy trình nhận và giao hàng, cách sử dụng và bảo quản phương tiện, định mức nhiên liệu, thủ tục nộp chứng từ và chính sách thưởng phạt.

Doanh nghiệp cần phổ biến quy chế đến toàn bộ tài xế và yêu cầu xác nhận đã nắm rõ các quy định. Với nhân sự mới, cần hướng dẫn quy trình làm việc, cách báo cáo tình hình chuyến xe và sử dụng các công cụ quản lý của doanh nghiệp. Đây là bước cần thiết để hạn chế sai sót và giúp tài xế nhanh chóng làm quen với công việc.

2.3. Phân công chuyến xe và lịch làm việc hợp lý

Khi giao chuyến, bộ phận điều xe cần cung cấp đầy đủ thông tin về điểm lấy hàng, điểm giao hàng, thời gian thực hiện, chủ hàng và loại hàng vận chuyển. Thông tin rõ ràng giúp tài xế chủ động chuẩn bị và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình giao nhận.

Việc phân công cần căn cứ vào loại phương tiện, kinh nghiệm chạy tuyến và thời gian làm việc, nghỉ ngơi của từng tài xế. Doanh nghiệp cũng nên cân đối số chuyến giữa các nhân sự để tránh quá tải hoặc bỏ trống lịch xe. Sau khi nhận lệnh, tài xế cần xác nhận thông tin và cập nhật kết quả thực hiện, kèm ảnh chứng từ giao hàng (POD) khi hoàn tất chuyến.

2.4. Theo dõi lịch trình và tiến độ vận chuyển

Theo dõi lịch trình giúp doanh nghiệp nắm được tình hình thực hiện chuyến xe thay vì chỉ chờ tài xế báo cáo sau khi giao hàng. Thông qua thiết bị giám sát hành trình GPS, bộ phận điều phối có thể kiểm tra vị trí và lộ trình phương tiện, từ đó kịp thời xử lý khi có thay đổi.

Doanh nghiệp nên thống nhất các trạng thái chuyến xe như đã nhận lệnh, đang vận chuyển, đã giao hàng và đã hoàn tất chứng từ. Khi lịch trình bị chậm hoặc phát sinh điểm dừng bất thường, bộ phận điều xe có thể liên hệ với tài xế để xác minh nguyên nhân và cập nhật tiến độ cho khách hàng.

2.5. Kiểm soát nhiên liệu và chi phí phát sinh theo tài xế

Nhiên liệu và các khoản chi dọc đường cần được ghi nhận theo từng phương tiện, tài xế và chuyến xe để thuận tiện đối soát. Doanh nghiệp nên xây dựng định mức nhiên liệu theo loại xe và tuyến đường, đồng thời lưu lại số km thực tế, lượng dầu đã cấp và chứng từ của mỗi lần đổ dầu.

Các khoản phí cầu đường, bến bãi, sửa chữa dọc đường và tạm ứng cũng cần được ghi nhận riêng, kèm hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp. Khi đối chiếu chi phí thực tế với định mức và kế hoạch ban đầu, doanh nghiệp có thể phát hiện những khoản chênh lệch cần kiểm tra, đồng thời xác định rõ chi phí vận hành của từng xe và từng chuyến.

2.6. Quản lý chấm công và tính lương tài xế minh bạch

Do lịch chạy xe và số chuyến có thể thay đổi theo ngày, doanh nghiệp cần thống nhất cách ghi nhận ngày công và kết quả làm việc trước khi tính lương. Dữ liệu chấm công nên dựa trên lịch làm việc, số chuyến và thông tin đã được bộ phận phụ trách xác nhận.

Bảng lương cần thể hiện rõ các khoản thu nhập và khấu trừ, gồm lương cơ bản, lương theo chuyến hoặc km, phụ cấp, tiền thưởng và khoản tạm ứng cần đối trừ. Trước khi chốt lương, doanh nghiệp nên cung cấp bảng kê chuyến để tài xế kiểm tra và phản hồi nếu có sai lệch. Cách làm này giúp hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở để đánh giá kết quả làm việc minh bạch hơn.

2.7. Thiết lập quy trình trao đổi và xử lý sự cố

Doanh nghiệp cần thống nhất kênh liên lạc giữa tài xế, bộ phận điều xe và quản lý vận hành. Khi xảy ra sự cố như hỏng xe, tai nạn, giao hàng chậm hoặc sai địa chỉ, tài xế cần báo ngay cho người phụ trách và cung cấp hình ảnh, biên bản liên quan. Việc lưu lại nguyên nhân và cách xử lý giúp doanh nghiệp thuận tiện đối soát, rút kinh nghiệm cho những chuyến sau.

2.8. Đánh giá hiệu suất làm việc của từng tài xế

Để cách quản lý tài xế hiệu quả mang lại kết quả thực tế, doanh nghiệp nên đánh giá dựa trên các chỉ số như số chuyến hoàn thành, tỷ lệ giao đúng giờ, mức tiêu hao nhiên liệu, số lần vi phạm quy chế và tỷ lệ nộp chứng từ đầy đủ. Kết quả nên được tổng hợp theo tháng hoặc quý, có xét đến đặc điểm tuyến đường và loại xe, làm căn cứ để xét thưởng, đào tạo hoặc điều chỉnh phân công phù hợp.

3. Những sai lầm thường gặp khi quản lý đội ngũ tài xế

Trong quá trình quản lý tài xế, một số doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do quy trình chưa rõ ràng hoặc cách quản lý chưa phù hợp. Dưới đây là những sai lầm cần lưu ý để cải thiện hiệu quả vận hành:

• Đánh giá tài xế theo cảm tính: Không dựa trên số liệu về chuyến xe, thời gian giao hàng và chi phí khiến việc đánh giá thiếu khách quan.
• Chỉ áp dụng phạt, thiếu cơ chế thưởng: Tập trung vào lỗi vi phạm mà không ghi nhận kết quả làm việc tốt có thể làm giảm động lực của tài xế.
• Giám sát quá mức: Theo dõi nhưng thiếu trao đổi và giải thích rõ mục đích dễ khiến tài xế cảm thấy không được tin tưởng.
• Dữ liệu quản lý phân tán: Thông tin chuyến xe, nhiên liệu và tiền lương lưu ở nhiều nơi khiến việc tổng hợp, đối chiếu mất thời gian.
• Bỏ qua đào tạo tài xế mới: Không hướng dẫn đầy đủ về quy trình và quy chế dễ dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.

4. Quản lý tài xế bằng Phần mềm vận tải PMVT của TNK

Thay vì theo dõi bằng nhiều biểu mẫu riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK để tập trung các nghiệp vụ quản lý tài xế và đội xe trên cùng hệ thống. Phần mềm hỗ trợ điều phối chuyến, cập nhật tiến độ giao hàng, theo dõi chi phí và tổng hợp dữ liệu phục vụ quản lý.

Các nghiệp vụ chính gồm:

• Điều phối và giao lệnh vận chuyển: Bộ phận điều xe tạo lệnh trên hệ thống, sau đó thông tin chuyến được chuyển đến ứng dụng của tài xế.
• Cập nhật tiến độ và chứng từ giao hàng: Tài xế cập nhật thông tin thực hiện chuyến và chụp ảnh chứng từ giao hàng (POD) trên ứng dụng.
• Quản lý nhiên liệu và chi phí: Ghi nhận, theo dõi và đối soát các khoản chi phí vận tải theo nghiệp vụ.
• Tính lương tài xế: Tổng hợp dữ liệu liên quan để phục vụ tính lương và xuất bảng kê.
• Tập trung dữ liệu quản lý: Đồng bộ thông tin chuyến xe và các nghiệp vụ liên quan, giúp doanh nghiệp thuận tiện theo dõi, tra cứu và lập báo cáo.

Quy trình hoạt động: Bộ phận điều xe tạo đơn hàng và phát lệnh vận chuyển trên hệ thống. Tài xế nhận lệnh qua ứng dụng, thực hiện chuyến và tải ảnh chứng từ giao hàng POD lên ứng dụng. Dữ liệu được đồng bộ về hệ thống để phần mềm tổng hợp và lập báo cáo.

Phần mềm vận tải PMVT hướng tới nhóm đối tượng là các doanh nghiệp vận tải hàng hóa, doanh nghiệp sản xuất có đội xe vận chuyển, và liên doanh vận tải. TNK chúng tôi cung cấp chính sách dùng thử miễn phí 14 ngày áp dụng cho doanh nghiệp muốn trải nghiệm đầy đủ tính năng của phần mềm trước khi triển khai, ngoài ra còn có gói miễn phí trọn đời bao gồm quản lý thông tin và điều xe cơ bản dành riêng cho các doanh nghiệp có quy mô dưới 5 xe.

5. Câu hỏi thường gặp về cách quản lý tài xế

Trong quá trình áp dụng các cách quản lý tài xế, doanh nghiệp thường gặp những thắc mắc về công cụ quản lý, cách theo dõi hành trình và kiểm soát hiệu suất làm việc. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp cùng giải đáp giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp với hoạt động vận tải.

5.1. Doanh nghiệp có ít tài xế nên quản lý bằng Excel hay phần mềm?

Với quy mô dưới 5 xe, khách hàng có thể dùng Excel. Tuy nhiên, quản lý đội ngũ lái xe bằng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, tránh rủi ro mất mát dữ liệu và dễ dàng mở rộng khi tăng quy mô.

5.2. Làm thế nào để quản lý tài xế chạy đường dài hiệu quả?

Cần kết hợp giám sát qua GPS, khoán định mức nhiên liệu rõ ràng, và yêu cầu cập nhật tiến độ liên tục tại các trạm dừng nghỉ thông qua ứng dụng di động.

5.3. Doanh nghiệp có cần theo dõi vị trí tài xế liên tục không?

Không cần thiết phải theo dõi thủ công 24/24. Hệ thống giám sát nên được thiết lập để tự động cảnh báo khi xe chạy sai tuyến, dừng đỗ quá thời gian quy định hoặc có dấu hiệu tiêu hao nhiên liệu bất thường.

5.4. Phần mềm quản lý tài xế có hỗ trợ tính lương theo chuyến không?

Có. Hệ thống phần mềm quản lý vận tải PMVT của TNK ghi nhận tự động số chuyến hoàn thành, tự động tính toán lương thưởng và xuất bảng kê chi tiết để đối chiếu.

5.5. Quản lý tài xế xe container khác gì xe tải thông thường?

Xe container đòi hỏi quy trình khắt khe hơn về thủ tục cảng, kiểm tra niêm phong (seal), quản lý rơ-moóc và chứng từ giao nhận quốc tế so với xe tải nội địa thông thường.

Việc áp dụng đồng bộ các cách quản lý tài xế kết hợp cùng nền tảng công nghệ chuyên sâu không chỉ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian mà còn kiểm soát chặt chẽ bài toán chi phí vận hành. Để trải nghiệm trực tiếp quy trình điều phối và quản trị bằng số liệu thực tế, khách hàng có thể đăng ký sử dụng phần mềm vận tải PMVT. Hãy liên hệ ngay với TNK qua hotline 0978 700 220 để được hỗ trợ tư vấn lộ trình chuyển đổi số phù hợp nhất cho đội xe của bạn!